Результаты внедрения системы

Функции системы

Система скоростного защищенного документооборота обеспечивает выполнение следующих основных функций.

1. Формирование документов в электронном виде. Документы формируются системой в электронном виде. Каждый раз, создавая новый документ, пользователю достаточно только ввести только данные, подлежащие обновлению. Структура документа и его форма сохраняются и поддерживаются автоматически.

2. Заключение договоров, отправка и прием официальных писем и других документов с рабочего места пользователя. Для отправки писем, получения отчетов, заключения договоров специалистам у специалистов организации исчезает необходимость выезда к другой стороне. Вся работа может быть организована на рабочих местах сотрудников в пределах одного офиса.

3. Автоматическая обработка и распределение документов. При необходимости система может автоматически распределять полученные документы по локальной сети предприятия, сбрасывая нужную информацию в тот или иной отдел.

4. Автоматический прием и отправка документов по сети Интернет. Документы отправляются и принимаются по сети Интернет с использованием технологии электронной цифровой подписи.

5. Шифрование документов. Документы подлежат криптографической обработке для защиты от несанкционированного доступа третьими лицами при передаче файлов.

6. Автоматический централизованный сбор информации. Информация обо всех документоотношениях с удаленными агентами скапливаются на едином серверном месте базы данных.

7. Автоматическое отслеживание эффективности работы каждого подразделения. Система позволяет сравнивать подразделения между собой, автоматически формировать отчеты по каждому подразделению (например, об уровне продаж) и выявлять качество работы каждого подразделения на основе информации, хранящейся на сервере.

При внедрении системы существенно повышается эффективность использования рабочего времени сотрудниками (в особенности АУП) организации.

Заключение договоров и получение отчетов не требует непосредственного присутствия сторон. Заполнение официальных документов существенно (до 90%) снижает время, затрачиваемое выполнение рутинных операций. Данная технология избавляет сотрудников от бюрократических проволочек, связанных с визированием документов у ряда специалистов.

Формальная оценка эффекта от внедрения данной системы, выраженная в денежном эквиваленте или человеко-часах требует отдельного расчета для каждой конкретной организации.

Для измерения такого эффекта необходимо провести хронометраж процессов подготовки каждого документа и определить среднее за период количество документации организации.

Внедрение такой системы в организации по своему эффекту сопоставимо с заменой печатных машинок на ЭВМ.