Сортування, фільтрація й пошук даних

Коли відкривається таблиця, Access виводить рядки в послідовності, обумовленій значеннями первинного ключа. Якщо первинний ключ не визначений, то рядки виводяться в тій послідовності, у якій вони були внесені в таблицю. Якщо потрібно змінити їхній порядок, то Access надає необхідні засоби.

Для сортування даних у режимі таблиці існують кнопки на панелі інструментів, що дозволяють виконати швидке сортування рядків таблиці в порядку зростання або убування значень якого-небудь стовпця. Сортування таблиці по декількох полях виконується за допомогою фільтра. Для цього потрібно виконати наступні дії:

- вибрати команду Записи ® Фильтр ® Расширенный фильтр. Відкриється вікно фільтра зі списком полів таблиці;

- відкрити список полів (маленька кнопка зі стрілкою униз і вибрати поле;

- клацнути по кнопці Сортировка в цьому ж стовпці бланка й вибрати порядок сортування (По возрастанию або По убыванию );

- такі ж дії проводяться з іншими полями, по яких буде здійснюватися сортування;

- щоб побачити відсортовану таблицю, потрібно нажати кнопку Применить фильтр.

Щоб виконати пошук по одному полю, його потрібно виділити. Потім вибрати команду Правка ® Найти. У вікні діалогу в поле уведення Образец указати значення, яке потрібно знайти. Далі в цьому ж вікні установити інші умови пошуку: з урахуванням регістра, з урахуванням формату полів, тільки в поточному полі й ін. Після цього нажати кнопку Найти, якщо пошук здійснюється з початку таблиці, або Найти далее, якщо пошук здійснюється від поточного запису.

Припустимо, що потрібно відібрати в таблиці всі записи, у яких є присутнім певне слово. У кожному із записів це слово потрібно виділити й нажати кнопку Фильтр по выделенному. Після закінчення Access виведе всі записи, що містять це слово.

РОЗДІЛ 8. Створення запитів