Объяснительные записки и порядок их оформления

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие. Необходимо отметить, что в практике деловой переписки наиболее употребительным является второе толкование данного термина. При первом варианте толкования для обозначения вида документа используют термины «пояснительная записка», «аналитическая записка».

Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).

Основное назначение объяснительных записок – прояснить ситуацию по указанным вопросам с точки зрения виновника событий. Объяснительная записка помогает руководству разобраться в причине событий и принять управленческие решения (наказать виновников наложением дисциплинарных взысканий, снять вину с невиновных).

Объяснительные записки как и другие виды справочно-информационных документов подчиняются общим правилам унификации структуры информации, т.е. имеют следующие обязательные реквизиты:

- наименование вида документа («ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА»);

- регистрационный номер;

- наименование адресата (кому направляется документ);

- указание на автора (от кого исходит документ);

- заголовок к тексту (тема);

- дата документа;

- текст;

- подпись составителя (с указанием должности).

Лекция 6. Порядок приема, передачи и хранения дел в учреждениях. Номенклатура дел

1. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу сотрудника.

2. Составление номенклатуры дел и формирование документов в дела.

Цель лекции: узнать порядок приема, передачи и хранения дел в учреждениях, правила составления номенклатуры дел.

Ключевые слова: дипломатический документ, номенклатура дел, передача дел, прием дел, срок хранения, условия хранения, хранение дел.