Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу сотрудника

При увольнении или переводе на другую работу сотрудник фирмы передает по указанию руководителя структурного подразделения другому сотруднику все имеющиеся у него дела и документы, информационные материалы по акту согласно Приложению 13 к настоящей инструкции.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установление факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложений». Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

При уходе сотрудника в отпуск или при выезде в длительную командировку осуществляется временная передача документов по указанию руководителя структурного подразделения или делопроизводителю.

2. Составление номенклатуры дел и формирование документов в дела\

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждении, организации, предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура служит для формирования и систематизации документов, определения сроков хранения, учета дел в структурных подразделениях и архиве. Содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре.

В номенклатуру дел включаются наименования всех дел и документов, образующихся в деятельности организации.

Каждому делу, включенному в номенклатуру, должен присваиваться индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела.

Разделами сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Допустима разбивка номенклатуры в соответствии с направлениями работы в случае необходимости. В каждом разделе номенклатуры следует применять следующий порядок расположения дел:

1) законы Республики Казахстан, акты Президента Республики Казахстан, нормативные постановления Парламента Республики Казахстан, постановления Правительства Республики Казахстан; распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан;

2) нормативные приказы руководителей министерств Республики Казахстан и иных центральных государственных органов;

3) учредительные документы (Устав, свидетельство о государственной регистрации и др.);

4) распорядительные документы (приказы, распоряжения);

5) протоколы, стенограммы заседаний и документы к ним;

6) положение о структурном подразделении;

7) должностные инструкции;

8) правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации (разработанные по месту и направленные для сведения);

9) штатное расписание;

10) смета;

11) плановая документация;

12) отчетная документация (сводные, годовые, квартальные, месячные, оперативные и др.);

13) справки, обзоры, заключения и др.;

14) документы по основной деятельности;

15) акты;

16) обращения граждан и документы по их исполнению;

17) переписка;

18) учетно-регистрационные документы (журналы, книги, реестры, карточки и др.);

19) номенклатура дел.

Лекция 7. Виды дипломатической документации

1. Основные виды дипломатической документации.

2. Правила составления основных видов дипломатических документов.

Цель лекции: познакомиться с видами документов, относящихся к дипломатической переписке.

Ключевые слова: вербальная нота, дипломатическая нота, дипломатический стиль, договоренность, личная нота, меморандум, памятная записка.