Система стандартов по управлению и информации

Управление и информация тесно связаны между собой. Своевременная и полная информация — не­обходимое условие принятия правильного управленческого решения. Важнейшей задачей стандартов данного направления является унификация докумен­тов как по управленческим процессам, так и по ин­формационной технологии.

Стандарты по управленческой документации. Не­обходимость фиксации управленческих решений су­ществует в любом управленческом аппарате — от высших органов государственной власти и управле­ния до небольших коммерческих организаций. В ре­зультате закрепления практики управленческой дея­тельности создается совокупность документов — уп­равленческая документация.

Увеличение объема информации, связанное с развитием народного хозяйства и общественной жиз­ни страны, приводит к устойчивому росту количества управленческих документов, достигающего, по ук­рупненным оценкам, сотен миллиардов листов в год. Создание и обработка документов требуют все боль­ших затрат. Так, подготовка делового письма в зави­симости от объема текста, сложности вопроса и уров­ня подписи составляет в США от 2 до 7 долл. По данным западных фирм, еженедельно из-за небреж­но составленных деловых писем компании несут убытки в несколько миллионов долларов.

Одним из путей снижения затрат на управленче­ские документы могут быть унификация и стандартизация их за счет сокращения избыточности информации, создания общей модели построения документов, применения единой терминологии, типизации текста. Проведенная в этом направлении работа в 70—80-е гг. завершилась разработкой унифицированной системы документации (УСД). К управленческой документации относятся организационно-распорядительная, внешнеторговая, отчетно-статистическая, бухгалтерско-финансовая, расчетно-денежная и другие ее разновидности.

Стандарты по информационным технологиям. Как известно, информационная технология (ИТ) — это со­вокупность средств и методов, которые позволяют обеспечить общество всей необходимой информацией.

По данным ЮНЕСКО, более половины насе­ления наиболее развитых стран принимает непосред­ственное участие в процессах производства и распро­странения информации; в ряде стран до половины на­ционального продукта связано с информационной де­ятельностью. Поэтому сфера ИТ является одним из наиболее перспективных направлений развития меж­дународной и национальной системы стандартизации. Современная ИТ — это совокупность, с одной стороны, средств вычислительной техники, инфор­мационных и коммуникационных систем, с дру­гой — методов обработки, передачи, хранения и ис­пользования информации.

В настоящее время стандарты по ИТ как самосто­ятельный комплекс стандартов находятся в стадии формирования; Созданные в 70-80 гг. стандарты по программному обеспечению (ЕСПД) - стандар­ты на языки программирования в настоящее время морально устарели.

На формирование комплекса современных гармо­низированных стандартов нацелена Программа ком­плексной стандартизации ИТ. Полная реализация этой программы (при наличии финансирования) позволит внедрить в стране свыше 500 стандартов, соответствующих ИСО/МЭК.

Важное место в программе занимают стандарты по применению ИТ в различных областях: в работе учреждений, в промышленности, в банковском и из­дательском деле, в области научно-технической ин­формации, на транспорте, в торговле и управлении.

К стандартам по ИТ относится Система инфор­мационно-библиографической документации. Ее задачами являются: совершенствование ор­ганизации и управления деятельностью в области на­учно-технической информации (НТИ); повышение производительности труда информационных работ­ников в результате применения эффективной техно­логии, прогрессивных норм и требований; обеспече­ние условий для рационального взаимодействия ор­ганов информации различных уровней.

Ряд стандартов СИБИД используется в практике вузов. В стандартах по представлению информации и по документам даны требования к содержанию, структуре и оформлению рефератов и аннотаций (ГОСТ 7.9), промышленных каталогов (ГОСТ 7.22), информационных изданий (ГОСТ 7.23) и отчетов о научно-исследовательской работе (ГОСТ 7.32). Кста­ти, последний стандарт особенно широко использу­ется в практике вузов при выполнении письменных работ (контрольных работ, рефератов, курсовых и дипломных работ), поскольку студенты должны ру­ководствоваться требованиями к оформлению работ, в частности к составлению списка использованных источников, к правилам нумерации страниц, оформ­лению страниц, иллюстраций таблиц и т.д.

В рамках комплекса стандартов ИТ разработаны стандарты по штриховому кодированию — ГОСТ Р 51001, ГОСТ Р 51002, ГОСТ Р 51003, кото­рые будут использоваться предприятиями-изготови­телями для налаживания автоматизированного учета продукции (товаров) при ее изготовлении, хранении, транспортировании и реализации.