Способы преодоления информационной дисфункции

Преодоление информационной дисфункции (ИД) возможно, если существует определённый оптимум информации, необходимый для управления системами разной сложности. Американский учёный У. Р. Эшби сформулировал закон необходимого разнообразия: разнообразие сложной системы требует управления, которое само обладает необходимым разнообразием. Иными словами, системой со сложной структурой нельзя эффективно управлять, располагая простой информацией.

Основные способы преодоления ИД:

1. Действие самой организационной структуры. Одной из наиболее важных функций оргструктуры является ограничение потоков информации и тем самым снижение информационной перегрузки. Организационная структура должна способствовать сжатию информации, иначе высшие руководители организации потонут в море бумаг. На практике одним из следствий информационной перегрузки работника в организации является информационная перегрузка других работников.
2. Выпрямление связей = устранение посредников в потоках информации. Этого можно достигнуть при помощи:

а) уменьшения уровней управления; (эффективно управляемые организации имеют достаточно простую систему контроля, небольшой штат сотрудников и минимально допустимое количество звеньев управления. Пример – в католической церкви всего 5, во многих государственных организациях – 7, это уже много).

б) устранения чувства социальной дистанции между руководством и сотрудниками; (эффективность личного общения падает до 10%, если людей разделяет расстояние всего в 12 м. Средство уменьшения дистанции – общие столовые, единые автостоянки, отказ от персональных лифтов).

в) непосредственным инспектированием высшими руководителями состояния дел на производственном уровне. Также могут быть полезны ящики для предложений, корпоративные «горячие линии», совместные деловые завтраки или обеды участием сотрудников разных уровней и отделов и др.

1. Учёт специфики передачи сложной устной и письменной информации. На каждом уровне иерархии сохраняется только 60% от полученной устной информации. Таким образом, при наличии в организации 5 уровней управления, младший управляющий может понять лишь 13% от первоначального сообщения. Понимание письменного сообщения может составлять лишь 15% для каждого уровня.

Решение, помогающее минимизировать потери устной информации – активное слушание.