Тема 7. Юридическая сила документа

1. Понятие юридической силы документа

2. Юридически значимые реквизиты документа

3. Юридическая сила электронного документа

1. Юридическая сила — это свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформ­ления.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об ис­полнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

2. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую
силу документов, являются:

• наименование организации (должностного лица) — автора до­кумента;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер;

•гриф утверждения (для некоторых документов);

• текст;

• подпись;

• печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность:

•за достоверность документа;

• за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:

• в уставе предприятия;

• в положении о предприятии (о структурном подразделении);

• в инструкции по делопроизводству;

• в должностной инструкции работника;

• в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его замес­тители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие ра­ботники, например, главный бухгалтер предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необ­ходимости — на других экземплярах, например, при заключе­нии договора.

Дата документа — один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Печать — юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важ­ных или финансовых документах. П ечать свидетельствует:

• подлинности документа;

• принадлежности документа к указанной на печати организации.
Печать проставляется на документах, издание которых влечет
за собой:

• какие-либо правовые последствия, например, создание, реор­ганизацию предприятия;

• материальные последствия, например, передачу материальных
ценностей, удостоверение права организации или отдельного
лица на что-либо.

Гриф утверждения - некоторые документы приобретают юри­дическую силу только с момента их утверждения руководите­лем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения — это реквизит официального документа, при­дающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат:

• уставы, положения о предприятиях (филиалах);

• штатные расписания;

• акты проверок, акты приема-передачи;

• должностные инструкции;

• сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что доку­мент прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем са­мым является официальным документом предприятия.

3. Для придания юридической силы электронному документу ис­пользуется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электрон­ного документа, предназначенный для защиты данного элек­тронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использо­ванием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информа­ции в электронном документе.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа;

• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Благодаря этой технологии получается электронный документ:

• имеющий юридическую силу;

• подтверждающий авторству документа;

• подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.