Контроль за исполнением документов в органах ГПС

Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных должностных лиц.

Контроль за исполнением документов, а также зафиксированных в них данных по ним поручений включает:

- доведение до исполнителя документа или поручения;

- проверку хода его выполнения;

- учёт и обобщение результатов исполнения;

- информирование о его результатах руководства органа ГПС.

Контроль за ходом исполнения поручений осуществляется с использованием автоматизированной базы данных и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий по ним, а также анализ исполнительской дисциплины по документам.

Сроки исполнения документов:

1. По поручениям Президента РФ, правительства с резолюций «Срочно» – 3 дня, а с пометкой «Оперативно» – в течении 10 дней, а остальных – в срок не более месяца.

2. По обращениям МЧС России – срок исполнения устанавливается 15 дней, если он не указан в обращении, а по вопросам межведомственного согласования – не более 30 дней. При наличии грифа «Срочно» – не более 5 рабочих дней, грифа «Вне очереди» – не более 3 рабочих дней.

Информация о ходе исполнения документов представляется ежеквартально.

Организация работ по контролю за своевременным и качественным исполнением документов в подразделениях МЧС России возлагается на начальников служб документационного обеспечения (секретариат, канцелярия, зав. делопроизводством).

Ответственным за исполнением документа является руководитель или другое должностное лицо, указанное в резолюции. Если исполнение документа поручено нескольким руководителям или должностным лицам, ответственность возлагается на лицо, указанное в резолюции первым.

На документ, исполнение которого поставлено на контроль, заполняется контрольная карточка в двух экземплярах. На левом поле первого листа документа ставится штамп «Контроль», «Особый контроль».

В подразделениях ГПС срок исполнения документов устанавливается соответствующим руководителем.

Изменить срок исполнения документа (поручения) при наличии объективных обстоятельств, а также снять с контроля исполненный документ может руководитель, который дал это поручение или лицо его замещающее.

Документ считается исполненным и снимается с контроля при выполнении поручения, решении всех вопросов, когда исполнение доложено соответствующему руководителю и дан ответ корреспонденту.

Результаты исполнения могут быть представлены либо в виде письменного ответа, либо докладной записки, о чём делается отметка на самом документе.

Если об исполнении документа доложено руководству органа ГПС устно, то в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя.

Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течении 5 лет, а затем уничтожается в установленном порядке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются, на основании которого разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Контрольные вопросы:

1.Что такое документооборот, его основные характеристики?

2.Этапы документооборота.

3.Объясните порядок обработки поступающих в органы ГПС документов

4.Перечислите сроки исполнения документов

5.Кто осуществляет контроль за документооборотом в ГПС?