2015-02-27
1612
Основное содержание темы.
Документооборот в органах ГПС
Документооборот (ДО) – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Документооборот (ДО) можно разделить на следующие этапы:
1) Обработка документов, поступающих в орган ГПС.
2) Предварительно рассмотрение документов служебного документационного обеспечение (секретариат, канцелярия, зав. делопроизводством, секретарь).
3) Рациональное движение документов внутри органа ГПС.
4) Обработка исполненных и отправляемых документов.
Для обеспечения эффективного использования при принятии различного рода решений, представления в распоряжения должностных лиц всего массива информации по определённому вопросу в кратчайшее время в органах ГПС должна быть построена рациональная поисковая система. Современная ИПС должна включать информацию о всех документах, которым располагает орган ГПС.
Основой построения ИПС является классификация документов и информации (или их систематизация). Систематизация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций.
|
|
|
Систематизация документов производится в целях сокращения применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. В соответствии с регистрационными данными наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:
- классификатор названий документов;
- классификатор корреспондентов;
- классификатор вопросов деятельности организаций;
- классификатор резолюций;
- классификатор номенклатуры дел;
- классификатор структурных подразделений и т.д.
