Особенностью содержания организационно-производственной системы является то, что прежде всего ее элементами выступают люди и машины. Кроме того, обнаруживается, что большинство подобных систем преобразует одно множество ресурсов-входов (материалы, деньги) в другое, более ценное множество ресурсов-выходов (товары, услуги). Поэтому такая система обычно содержит четыре класса элементов: люди, машины, материалы и деньги.
Для изучения эффективности использования персонала фирмы можно применить три основных подхода. Прежде всего можно улучшить начальный отбор рабочих, либо путем повышения квалификации уже имеющихся работников обучением, либо использовав оба эти способа. Уже давно признано, что организация может развиваться только при условии совершенствования квалификации кадров. Именно личность, ее потенциальные способности и таланты являются невидимыми ценностями, не фигурирующими в балансах фирмы, но в конечном счете определяющими показатели ее деятельности. Кроме того, значительное время и средства в настоящее время выделяются на осуществление отбора кадров, появляются специальные фирмы, консультирующие именно в этой области.
Набрав персонал, можно улучшить показатели работы фирмы, повысив эффективность деятельности. При таком подходе пересматриваются производственные процессы (операции), которые должны выполняться, и предпринимаются попытки к улучшению трудовых показателей работников на этих операциях. Такой подход уместен при анализе производственной деятельности, которая обычно включается в сферу организации производства.
Третий подход к улучшению показателей деятельности персонала предполагает изменение среды, в которой протекает эта деятельность: улучшение трудовых показателей за счет изменения физических условий труда, психо-
32 — 5-1823
Глава 15
логического и социального климата, в которых протекает работа. Поведение человека поддается косвенному регулированию путем изменения системы стимулирования и порядка служебного подчинения, взаимоотношений между руководителями и рабочими, а также предоставляемыми работающим возможностями для отдыха и дополнительными льготами.
Второй важной составляющей частью предприятия являются машины. Вопросы разработки конструкции, изготовления и обслуживания отдельных машин, объединения всех машин в единый технологический комплекс, конструирования, изготовления и обслуживания отдельных машин, предназначенных для выполнения различных технологических операций и процессов, являются областью деятельности классических технических дисциплин — механики, химии, строительной техники, электротехники и т. д. Традиционный подход всех этих дисциплин заключается в попытке синтезировать оптимальный технологический комплекс путем объединения индивидуально сконструированных машин, каждая из которых считается наилучшей с точки зрения функций, для выполнения которых она создана. Подобный подход может привести к серьезным ошибкам, поэтому мы рассмотрим некоторые из них. Практикой установлено, что многие виды оборудования оказываются малоэффективными из-за того, что при их конструировании создатели исходили из необоснованных или нереальных требований к оператору. Учет особенностей человека при конструировании машин и оборудования является предметом исследования инженерной психологии.
Специалисты по инженерной психологии ближе к психологам, интересующимся техникой, чем к инженерам, проявляющим интерес к психологии. Ввиду этого они не берут на себя полную ответственность за разработку конструкции оборудования, а работают совместно с конструкторами. В результате такого взаимодействия больше внимания уделяется психо-физиологичес-ким факторам оператора, что способствует более эффективному соединению вещественного и личного факторов.
Важнейшую роль в организационно-производственной системе играет поступление денежных средств. Получение информации, необходимой для поддержания денежного оборота, является задачей бухгалтерского учета, а оценка качества поступлений, как правило, входит в функции ревизора. В последние годы специалисты по бухгалтерскому учету начинают интересоваться не только вопросами получения информации, но и каким образом используется эта информация. Экономисты-производственники все чаще обращаются к методам математического анализа, а следовательно, в их подходе с технической точки зрения есть много общего с подходом системотехников и операционистов.
Люди как элемент системы должны быть способны реагировать на действия друг друга и на поведение окружающей среды, используя данные непосредственного наблюдения, либо информацию, получаемую от тех, кто ведет такое наблюдение. Следовательно, именно коммуникации объединяют части системы и обеспечивают ее контакт с окружающей средой.
Организационно-производственные системы и их информационное обеспечение 499
Кибернетики утверждают, что в конечном счете любую систему (в том числе состоящую из людей) контролирует та часть системы, которая обладает наибольшей гибкостью и вариабельностью — наибольшим количеством степеней свободы. Поэтому не случайно в условиях рынка выживают и преуспевают относительно более гибкие фирмы, действующие по модели развития "изменения — адаптация". Каждый хозяйствующий субъект — весьма сложная организационная система, обладающая пространственно-временным воплощением, полная внутренней жизни и разнообразных контактов с внешним миром. Каждому хозяйственному субъекту свойственны свои задачи, свои приемы и методы. Хозяйствующий субъект — качественно определенная система, механизм, образ действия, а взятый как единство качества и воплощения этого качества в системе, механизме, образе действия — это способ хозяйствования, обеспечивающий эффективную жизнедеятельность в конкретных условиях обитания.
Существенным в организационно-производственной системе есть то, что элементы должны быть взаимосвязанными (взаимозависимыми, взаимодействующими). Самые разные части могут быть объединены в "целое", но это "целое" еще не система, пока не сформирован некий действующий организм. Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы. Так, карбюратор является подсистемой автомобильного двигателя и под-подсистемой самого автомобиля. Система пребывает в постоянном взаимодействии с внешней средой как совокупностью всех элементов. Изменение свойств последних влияет на систему, а также на те объекты, чьи свойства меняются в результате поведения системы.
Для того чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо знать, как все ее элементы взаимосвязаны друг с другом и как сама она связана с системой, образующей ее внешнюю среду. Например, для того чтобы понять, как часы отмеряют время, надо изучить механизм соединения их частей друг с другом, и уяснить, каким образом они показывают время, т. е. исследовать взаимоотношения между часами и пользователем.
При этом возникает два важных вопроса. Как устанавливать границы систем? Что считать соответствующими ей подсистемами? Ответ на оба вопроса зависит от цели анализа, и неправильные ответы могут привести к ошибкам. Например, проектирование токарного станка. Если считать сам станок системой, то в этом случае недостаточное внимание обращается на физические ограничения человека-оператора. Эргономисты говорят о "человеко-машинной" системе, подчеркивая этим, что зачастую человек и машина образуют единую систему. Следовательно, отдельные части станка (рукоятки, циферблаты) должны проектироваться с учетом физиологии человека.
Возьмем пример из другой области. Процедура подготовки приказа осуществляется в нескольких отделах и поэтому должна строиться так, чтобы интересы всех участвующих в ней отделов — производственного, торгового, бухгалтерии и т. д. — были учтены. Поэтому нельзя отрабатывать такую процедуру, ориентируясь лишь на один отдел.
32*
Глава 15
Споры по поводу систем носят не только академический характер. Слишком широкое изучение системы для локальных целей расточительно, а слишком узкое может привести к последующему повышению эффективности одной из подсистем за счет остальных. Если какая-либо система стремится достичь некоторых целей с минимумом затрат, то вряд ли удастся это сделать, минимизируя отдельно затраты каждой подсистемы, так как минимизация затрат в целом может потребовать их увеличения в какой-либо одной подсистеме. Например, производитель двигателей может снизить себестоимость поршневых колец, увеличивая их выпуск и тем самым снижая постоянно издержки, но если одновременно он будет производить больше поршней и блоков цилиндров, он только увеличит себестоимость двигателя за счет накопления дорогостоящих излишков.
Цель анализа — определить, какие подсистемы принадлежат данной системе. Если мы хотим понять, как работают часы, то нет смысла изучать взаимное расположение золотых и медных частей, так как разница между ними носит декоративный характер. При изучении часов как механической системы эстетический аспект несущественный. Если же часы рассматривать в качестве товара, предназначенного для продажи, то в этом случае должна учитываться такая важная подсистема, как внешний вид.
Проблема управления организационно-производственными системами состоит в том, чтобы исходя из знания условий в момент А предсказать состояние системы в момент В и способ, которым это состояние будет достигнуто. Этого достичь на практике чрезвычайно сложно.
Понять работу некоторого элемента системы — значит понять, как входы трансформируются в выходы. Например, понять решение как подсистему организационно-производственной системы, значит понять процесс, с помощью которого входная информация преобразуется в некоторую выбранную альтернативу.
Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жестко фиксированные границы, ее действия относительно независимы от внешней среды. (Часы — пример закрытой системы).
Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система должна иметь способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде. Руководители в основном занимаются открытыми системами, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.
Предприятие с точки зрения общественного производства представляет собой обособившуюся в результате общественного разделения труда часть производственного процесса, способную самостоятельно или во взаимодействии с другими аналогичными системами удовлетворять те или иные нужды, потребности и запросы потенциальных потребителей с помощью произво-
димых этой системой товаров и услуг. Возникновение того или иного предприятия обусловлено возникновением, формированием и устойчивостью на рынке спроса на продукцию, подтверждаемую платежеспособностью покупателей. Для его функционирования необходимы, по крайней мере, кадровые, технические, технологические, пространственные, информационные, финансовые ресурсы.
Систему производственно-сбытовой деятельности предприятия еще называют операционной системой, которая состоит из трех взаимосвязанных подсистем, выполняющих определенные функции (рис. 57).
Рис. 57. Операционная система
Перерабатывающая подсистема выполняет производительную функцию, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные. Например, сырье превращают в конкретные товары. Хлопок — в нитки, нитки — в ткань, ткань — в одежду.
Подсистема обеспечения не связана прямо с производством, но выполняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей подсистемы. Функция, считающаяся частью подсистемы обеспечения в одной организации, может быть составляющей частью перерабатывающей подсистемы в другой. Подсистема планирования и контроля получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы и незавершенном производстве. Из внутренней среды поступает информация о целях, политике, основных направлениях развития и других внутренних параметрах. Из внешней среды поступает информация о спросе на продукцию, о стоимости ресурсов, тенденциях развития технологии, правительственных нормативных актах и других
Глава 15
факторах. Подсистема планирования и контроля должна обработать весь этот объем достаточно сложной информации и выдать решение, как именно должна работать перерабатывающая подсистема.
Главным тестом, по которому можно определить эффективность операционной системы, является способность компании конкурировать на рынке. Используя этот критерий, можно говорить о том, что используемые системы управления подавляющего большинства наших предприятий не отвечают сегодняшним рыночным требованиям по следующим причинам.
1. Жизненный цикл товара стал короче, номенклатура шире, объем выпуска меньше. Однако многие предприятия продолжают действовать, используя системы управления, рассчитанные на выпуск больших партий стандартных товаров в условиях жесткого централизованного управления народным хозяйством.
2. Технологические процессы существенно усложнились по сравнению со старыми конвейерными линиями, возросли требования к квалификации и уровню подготовки рабочих и специалистов.
3. Требования к уровню качества обслуживания и времени выполнения заказов стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизма принятия решений.
4. В то время как доля стоимости рабочей силы в издержках производства уменьшается, а объем информационной работы возрастает, производительность все же измеряется затратами труда.
Динамизм рыночных отношений требует создания более простых и гибких систем управления. Наиболее конкурентоспособные системы управления операциями имеют следующие характеристики: небольшие подразделения, укомплектованные меньшим числом, но более высококвалифицированным персоналом; небольшое число уровней управления; структура, основанная на группах (командах) специалистов; графики и процедуры работ, ориентированные на потребителей; возможности для гибкой сборки (комплектации); минимальный объем запасов; быстрая реакция на изменения; гибкая переналадка оборудования; высокая производительность и низкие затраты; высокое качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителями.
К сожалению, многие руководители наших предприятий слишком полагаются на традиционные системы управления. Это происходит потому, что они или не хотят осуществлять необходимые изменения, или не знают, что делать. В мировой практике имеется множество примеров рационального подхода к управлению операциями. Такие компании, как "Ксерокс", "Тоета", "НУММИ" и др. работают значительно производительнее своих конкурентов именно благодаря более эффективной системе управления, которая постоянно совершенствуется с использованием составных частей новой так называемой социотехнической системы, состоящей из двух взаимозависимых частей: технической и социальной.
Как известно, техническая подсистема включает не только оборудование, но и процедуры организации производства, компоновки рабочих мест, рацио-
Организационно-производственные системы и их информационное обеспечение 503
нального использования производственных площадей, обучения работников передовым навыкам, повышения их квалификации. В современной технической подсистеме наибольшее внимание заслуживают шесть взаимосвязанных характеристик.
1. Функциональное назначение технической подсистемы состоит в обеспечении условий наиболее эффективного использования вещественного фактора при производстве и доставке на рынок таких товаров и услуг, которые способны обеспечивать коммерческий успех не только в настоящем, но и в будущем.
2. Традиционные организации имеют чрезмерно сложные и громоздкие схемы, в которых функциональные отделы разобщены. При таком построении аппарата управления функциональные специалисты общаются преимущественно друг с другом, связи между отделами малоэффективны. В таких условиях конструкторы передают свои разработки в производственные подразделения, те в свою очередь передают изделия в службу маркетинга и т. д. В современных фирмах, корпорациях создаются специальные группы (команды) специалистов, в которые входят представители всех функциональных служб. Им предоставляются необходимые ресурсы, и они должны обеспечить выполнение конкретной задачи от начала до конца. Формируется своего рода микроуправленческий центр как элемент общей системы управления, который ориентирован на определенный вид деятельности, производство товара или осуществление процесса. Этот центр несет полную ответственность за прибыли и убытки, хотя и действует в рамках более крупного структурного образования. Такой подход помогает стимулировать индивидуальную и групповую предприимчивость и устраняет большинство бюрократических преград. Создаются условия для объединения в рамках одного небольшого подразделения усилий самых разных специалистов и сосредоточения их усилий на достижении конкретной цели.
3. В современном менеджменте принцип узкой специализации каждого из работников заменяется подходом, при котором группа рабочих универсальной квалификации несет полную ответственность за определенный участок работы. Она отвечает за качество, экономию ресурсов, привлечение новых специалистов, подготовку персонала, т. е. за весьма широкий набор видов деятельности.
4. Планирование рабочего пространства и рационального размещение рабочих мест становится необходимым элементом совместной работы всех членов группы, находящихся в постоянном контакте. Изменяется и схема движения деталей, которые перемещаются в большей степени по кругу, а не вдоль, как на традиционном сборочном конвейере в условиях массового производства. В таких системах возрастает возможность повышения производительности труда.
5. Профессиональная подготовка персонала становится все более интегрированной функцией рабочей группы, обладающей множественной квалификацией. Члены целевой группы сами отвечают за повышение собственной
Глава 15
квалификации и постоянное совершенствование производственных навыков. Постоянная сменяемость операций создает условия для работы на всех этапах производственного цикла творчески и изобретательно.
6. Сегодня эффективность инвестиций имеет гораздо большее значение, чем их объем. Наибольшую отдачу от инвестиций можно получить только в случае, если они направляются в уже эффективно действующую производственную систему. Если же организация производства — на низком уровне, качество низкое, персонал не обладает достаточно высокой квалификацией и не несет ответственности за выполняемую работу, то даже самое современное оборудование не обеспечит роста производительности и эффективности, т. е. не даст соответствующей отдачи. Вкладывать средства в неэффективно действующую систему — все равно, что бросать деньги на ветер. Прежде, чем автоматизировать какую-либо работу, нужно рационализировать операции внутри системы.
Недостаточно высокая отдача на инвестиции и их незначительное влияние на производительность зачастую имеют место потому, что эти инвестиции направляются на сокращение затрат на рабочую силу, хотя эти затраты составляют во многих отраслях уже меньше 15 %. Косвенные и материальные затраты, затраты на использование оборудования играют гораздо более значительную роль.
Примером эффективного подхода к повышению производительности являются гибкие производственные системы. Основная идея использования таких систем состоит в том, чтобы автоматизировать не все операции подряд, а использовать автоматизированное оборудование там, где это технически и экономически целесообразно. В результате они работают гораздо эффективнее, чем системы, ориентированные на полную автоматизацию.
Например, компания "Дженерал моторз", в свое время вложив 600 млн долл. в новый сборочный завод, попыталась реализовать своего рода технократическую мечту: создать "завод будущего", где 260 роботов под управлением ЭВМ выполняли бы все операции. Однако мечта обернулась кошмаром. Роботы все время ломались, системы работали совсем не так, как их запрограммировали. На этом предприятии производилось 35 машин в час вместо 60 по плану.
Тем временем на американо-японском сборочном заводе компании "НУМ-МИ", расположенном в Калифорнии, без экзотической автоматизации, а просто за счет создания рациональной системы управления удалось добиться гораздо более высоких производственных результатов. В результате "Дженерал моторз" уменьшила объем инвестиций в автоматизацию и переориентировала освободившиеся средства на создание рациональной социотехничес-кой системы управления. Один из руководителей этой компании заметил, что 33 млрд. долл., которые были затрачены на автоматизацию, за последние шесть лет можно было бы просто купить и "Тоету" и "Хонду".
Отдача на инвестиции в оборудование недостаточна и потому, что современные станки настолько сложны, что использовать их должным образом
Организационно-производственные системы и их информационное обеспечение 505
могут только люди, досконально в них разбирающиеся. Работник недостаточно высокой квалификации попросту не знает, что с ним делать в случае малейшей неполадки. Кроме того, часто сложное и гибкое оборудование используется не по назначению, а для производства крупных партий продукции.
Рассмотренные выше причины недостаточно высокой отдачи инвестиций отдельных компаний позволяют сделать вывод о том, что новые технологии действуют настолько эффективно, насколько вся производственная система готова обеспечить эту эффективность.
Вторая — социальная подсистема — должна обеспечивать эффективную работу технической системы. Она создается в тесной взаимосвязи с технической системой. Социальная подсистема включает подбор и продвижение кадров, обеспечение и распределение ответственности в ходе принятия решений, эффективную систему оплаты и премирования, решение проблем символов, статуса и др. Все эти компоненты социальной подсистемы обеспечивают гораздо более благоприятные условия для эффективной работы, чем просто создание "кружков качества" и улучшение системы коммуникаций.
Несмотря на преимущества описанного выше социотехнического подхода к управлению все же многие фирмы его не используют. Причины такого положения состоят в том, что компания должна осознать необходимость перехода и быть готовой перейти на новые методы управления. Если такой готовности нет, может быть найдена тысяча причин, почему коренную реорганизацию проводить не следует. Очень важным моментом является готовность не только руководства, но и рабочих отойти от устаревших традиций, проявить творческий подход и готовность идти на временные жертвы ради получения позитивных результатов в будущем.