Ордер — распоряжение №

ОКУД

о выдаче (погашении) краткосрочного кредита 200

Наименование предприятия___________________________ р/сч Наименование учреждения банка Код Средства направьте на или спишите с: Номер лицевых счетов Сумма   Дебет Кредит

	Вид
	операции
	Назначение
	платежа
	Срок
	платежа

Руководитель учреждения Кредитный работник Бухгалтер1 банка

Рис. 3.4. Пример построения унифицированного банковского документа

В машине ведется реестр составленных документов. При жела­нии имеется возможность напечатать документ в унифицированной форме (рис. 3.6).

Развитие средств вычислительной техники и методов програм­мирования, использующих графический интерфейс, позволили по- новому подойти к созданию документов в компьютере, который по праву можно назвать электронным документом.

Электронный документ — структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Элек­тронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содер­жать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требовав ниям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержание»*
применяется кодирование реквизитов-признаков, по которым ведется группировка информации. Вывод электронного документа на печать оформляется в соответствии с требованиями, установленными для документа, составляемого ручным способом.

шы Гпг „ми | -, 1М,,,, w.^imm. I t 111 МП.. ЛЦМШ| УЬдмя ГГишши- " *JI M**yneniBI «ми1» neiwjewjirwii до» ICTMUP

mAt га га а я з

Рис. 3.5. Пример построения макета для ввода приходных ордеров (1С: Бухгалтерия 7.7)

"3**1*1J

jtedHaajO

Технология обработки электронного документа предусматривает наличие в компьютере разработанных машинной программой маке­тов всех необходимых первичных документов. Перечень первичных документов содержится в «меню» программы (например, в програм­ме «1С: Бухгалтерия» в функции «Документы»). При вызове соот­ветствующего наименования документа на экране дисплея появля­ется макет документа, заполнение реквизитов которого осуществля­ется по-разному.

Рассмотрим процесс заполнения «Приходного ордера № 000026», отраженного на рис. 3.5. Номер документа заносится автоматически; дата выбирается из календаря; вид поступления, склад, поставщик, договор, наименование материала, единица измерения, цена — запол­няются автоматически на основании ранее составленных справочни­ков. Вручную проставляется только процент НДС и количество мате­риала; графы «Сумма», «НДС» и «Всего» заполняются автоматически.

Типовая межотраслевая форма № М-4 Утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № 000026

		Коды
	Форма по ОКУД
Организация: ЗАО «Кунцевское»	поОКПО

Структурное подразделение: Основной склэд

Дата составления	Код вила операции	Склад	Поставщик	Страховая компания	Корреспондирующий счет	Номер документа
наименование	код	счет, субсчет	код аналитического учета	сопрово­дительного	платежного
05.03.04		Основной склад	Элинком эффект			60.1

Материальные ценности	Единица измерения	Количество	Цена, руб. коп.	Сумма без учета НДС, руб. КОП.	Сумма НДС, руб. КОП.	Всего с учетом НДС, руб. КОП.	Номер паспорта	Порядковый номер по складской картотеке
наименование, сорт, марка, размер	номенкла­турный номер	код	наимено­вание	по доку­менту	принято
Салфетки			упак.		60,000	22,46	1347,46	242,54	1590,00
Перчатки рез.			пар		50,000	11,44	572,03	102,97	675,00
Губка для мытья посуды			набор		50,000	12,88	644,07	115,93	760,00
Пленка пищевая			рул.		6,000	94,92	569,49	102,51	672,00
Порошок стиральный			шт.		44,000	11,44	503,39	90,61	594,00
Итого	210,000	X	3636,44	654,56	4291,00

Принял______________ ________________ _____________________________ Сдал__________________ ______________ __________________________

должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи

Рис. 3.6. Форма унифицированного приходного ордера, выданная ПК на печать

Как видим, при заполнении документа пользователь совершает минимум ручных операций. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль; высвечивается диагностический контроль и происходит корректировка ошибочной информации. Заполненные документы помещаются в журнал (реестр) документов, хранятся там установленное время и могут выдаваться «на экран» и «на печать» в любое время.

Примерная схема создания электронного документа в ПК пред­ставлена на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Схема создания электронного документа

Создание электронного документа не исключает и ручного вво­да в компьютер первичных документов, поступивших на бумажных носителях. Ввод информации не отличается от рассмотренного поряд­ка. В этом случае также создается электронный документ, который отражается на экране дисплея, регистрируется в журнале документов, а затем хранится в базе данных на жестком диске. Однако ручное за­полнение документов характеризуется высокой трудоемкостью и за­нимает бблыную часть времени всего цикла обработки информации.

Развитие комплексной компьютеризации предприятий и органи­заций потребовало коренного пересмотра функций создания, обра­ботки и хранения документов.

Совершенствование документации предполагает сокращение лиш­них, второстепенных и дублирующих реквизитов. Но главное вни­мание уделяется автоматизации составления документов.

Важным достоинством электронного документа, постоянно хра­нящегося в базе данных, является автоматическое формирование на основе однажды введенных данных новых видов унифицированных документов с теми же реквизитами и добавлением некоторых новых данных.

Рассмотрим автоматическое формирование «вторичных» пер­вичных документов на основании ранее введенных в базу данных первичных документов на примере программы «1С: Бухгалтерия».

Пример. Автоматическое формирование различных электронных документов при учете расчетов с поставщиками материалов.

Товар, поступающий на склад, сопровождается накладной. Данные накладной вводятся в компьютер, где автоматически формируется электронный приходный ордер № 1 (рис. 3.8), данные которого используются для автоматического получения счета-фактуры (рис. 3.9) и книги покупок (рис. 3.10).

«р< Kf учит, РЕДАКЦИЯ 4 i Тиосгушмчмг МАТерИШЩв

§!Мйл Дейтам* Олюигии оежачжш доняли™ жяшк «четы нданжьйулг сервис сине _

Н ч as? U ^м

ш в, * ъ « й % * ъ t» э. a v

Прнхииный прлвр № '. or "" j

j Поступление с- постевиика Д Сисеа (оствной схяеа Q

ЩШаз

Мг

;Q U Ш\ * Ъв!

[Шшюг4/ниеёрсёл Зечегминса.Д.

а

|Осноён5гдсгсёор

"ЗД Надо™: гНБЕмёмЖ™

Г" КДСглпюяяъвегйммдаъ

		С^мия	няГ:	Вгагп
		■	25.00000	:. -	30.000 00
						л

2МЮО-1И. НДГ. 5'ООП-ПО. Вето 1 Действия... j Подбор I Счистить)

JBnytej ф _J i,,Г11:Прг-Д||(.«1Г|-е куга-та _ 4 ЯК!"'Л

Рис. 3.8. Макет создания в ПК электронного документа «Приходный ордер»

Автоматическое формирование электронных документов на ос­нове данных ранее введенного документа отражено на рис.3.11.

Возможность создания форм первичных документов, отражен­ных на экране дисплея ПК, позволяет внедрить в организации без­бумажную технологию, обеспечивающую машинное формирование первичных документов, которые могут по мере необходимости из­готавливаться на печатающем устройстве П К. Электронный доку­мент в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; ав­торизация формирования документа защищена паролями, обеспе­чивающими ограниченный доступ к ПК и информационной базе.

Результатом решения экономических задач на ПК является по­лучение сводных документов: различных сводок, таблиц, сгруппи­рованных по определенным признакам. Обобщенные данные могут

■ jtt *!«<»!*» С *l........................ dig - jail» 1й

СчптчрактураГ*! "

if*.* «а Ш:» 'iliia ema a e i * а «з з

пияуминный I '"-.< о)

jneewio

|05 09 02 N=1

Я«№ {Вшиг-Умаерш JJerowp

ЫЮШ'У x} Sj «"«мм»»,.

у в| Дпярфмомкмс

Qj)j 30.000 00 Щ

fii нпермаШДО (0$

»«»|1«ЛЦ«1|, m мгак» •

кюкаваа < г ЗОррвиина- - — г 0прсывктоа- —-

50,

jOnrnfrnim 25.<юоооД|,|[ОЙД | ГЩяаЗ

5 ООО 00ij OOOjgf I

j Санмифй

ЩОшг-Джтурап- дм тюкаем» «мйшикммми» Pi

4 ЯК

Рис. 3.9. Макет создания в ПК электронного документа «Счет-фактура»

ни II¹'¹.11'iii.i-r¹ iLf I','IV1Д v¹¹¹¹. aacim *, ■ -w*

#|йй 6яврацн№ Ораввимжи- Нвяягевм^учвт Овцвис Оки® Пмовд.и.шл.ии!

||*>я»Я» в н| Зй \jatt1* У

ШИИШШИЯВВШВШИИШИВИШ^ШШЯШШШШв

ОТ | OS 09 02 И

Запись книги ппкуппк № |

Допж» |овмамйл

па

«нас

djj ^Sl¹!!!??"*¹ 105 09 02 №1

UjjjoJ Л»а«(»«|«Ж«мк|05 09 02~ ™У oj Джгдащк | D5 09 02 '

ВввГО'ШЖиЯв'Св

гнкэйдсм нпу/Дм «гчамш/ с.■„ и* i иг, в ад

--♦т^адкмадктпшлДмгмммуаяйгемл^йтв*»--'— —~-- -

_гЖщшшт -- гТапракмкр- - --

оооЦ

' _: 1 25.000 00 [д| 1 0 000: Г BUCiwsuP*

йаиаИШ J "ТоооооЦ j оооЩ-

few*» j 0к I JNmW.1..-frff»¹»»-

щщш

■ ■• ■)

ПН' So^^gt iteiaipaiMKMroM -aw-...

Рис. 3.10. Макет создания в ПК электронного документа «Книга покупок»

быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображе­нием на дисплее, а также на машинных носителях (рис. 3.12). В условиях АРМ все большее значение приобретают формы вывода на экран дисплея в виде таблиц, а также графических изображений.

Рис. 3.11. Автоматическое формирование электронных документов

Важнейшим способом вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печа­тающих устройствах (лазерных, матричных, струйных принтерах).

К выходным сводкам предъявляются следующие требования: дос­таточный для целей управления состав показателей, достоверность отражаемых данных и их логическое расположение; выдача сводок к указанному сроку (в регламентном режиме) и при ответе на за­прос. ПК должен изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. Поэтому в соответствии с машинной про­граммой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПК готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригод­ную для использования на любом уровне управления.

Бумажный Машинный Экран Графическое изображение носитель носитель дисплея на бумаге и экране Рис. 3.12. Формы вывода результатов обработки

В ходе выполнения технологического процесса составления сводных отчетов реализуется одна из функций меню (отчеты, сводки, отчетность), содержащая перечень изготавливаемых машиной доку­ментов.

Формы вывода могут быть предназначены как для внешних, так и для внутренних пользователей. Сводки для внешних пользовате­лей — это совокупность строго регламентируемых сводных отчетов унифицированной формы, предоставляемых вышестоящим органи­зациям и различным пользователям.

Как правило, во всех машинных программах их состав и струк­тура жестко регламентированы и отклонения недопустимы.

Получение сводок (сводных таблиц) для внутреннего пользова­ния предусмотрено в типовых и индивидуальных проектах. Состав их весьма разнообразен и зависит от требований руководства, свя­занных с осуществлением различных функций управления. Поэтому зачастую типовые проекты пополняются рядом сводных таблиц, учитывающих специфику предприятия (организации).