Ситуация: является ли нарушением, когда два экземпляра счета-фактуры подписаны разными лицами

Желательно, чтобы оба экземпляра счета-фактуры были подписаны одними и теми же уполномоченными лицами.

Однако на практике может возникнуть ситуация, когда два экземпляра одного счета-фактуры подписали разные лица, которые имеют полномочия на подпись.

Например, головное подразделение (главный офис) централизованно выставляет и регистрирует счета-фактуры, а также хранит у себя их первые экземпляры, подписанные директором компании. А обособленные подразделения оформляют и передают клиентам вторые экземпляры счетов-фактур, подписанные руководителями соответствующих подразделений.

Формальных нарушений в таком случае нет, ведь требования п. 6 ст. 169 НК РФ соблюдаются. Поэтому у покупателя есть право на вычет.

К аналогичным выводам пришел Минфин России в Письме от 03.07.2013 N 03-07-15/25437. Финансовое ведомство рассмотрело ситуацию, когда подписание двух экземпляров счета-фактуры разными лицами было обусловлено технологическими особенностями организации бизнес-процессов продавца. Этот подход поддерживает и ФНС России (Письмо от 19.07.2013 N ЕД-4-3/13161@).

Судебная практика в такой ситуации на стороне налогоплательщиков. Так, ФАС Московского округа отметил следующее: при получении счетов-фактур от поставщика покупатель не может знать, что экземпляр счета-фактуры продавца имеет другую подпись. Значит, отказ в вычете в данном случае неправомерен, ведь вычет производится на основании счета-фактуры, находящегося у покупателя (Постановление ФАС Московского округа от 14.09.2009 N КА-А40/9167-09).

Несмотря на разъяснения финансового ведомства, ФНС России и судов, у территориальных налоговых органов могут возникнуть вопросы, если они установят, что два экземпляра счета-фактуры неидентичны. Поэтому во избежание разногласий с проверяющими, если в вашей деятельности регулярно возникают ситуации, когда по организационным и (или) техническим причинам подписать оба экземпляра счета-фактуры одно и то же уполномоченное лицо не может, мы рекомендуем:

- закрепить процедуру подписания счетов-фактур в учетной политике для целей налогообложения (с указанием случаев, когда различные экземпляры счета-фактуры могут подписывать разные уполномоченные лица);

- представить выписку из учетной политики (в той части, где говорится о порядке подписания экземпляров счета-фактуры разными уполномоченными лицами) покупателю и (или) в налоговый орган, когда он истребует у вас документы в порядке ст. 93.1 НК РФ.