Работа в режиме совместного доступа

Регистрация изменений. Если используется режим регистрации изменений, то в каждую измененную ячейку рабочей книги автоматически добавляется примечание, указывающее, кто, когда и как изменил данную ячейку. Эти примечания доступны пользователям, которые этих изменений еще не видели. Цвет треугольника различен для разных пользователей, вносивших изменения в одну книгу. Сохранение рабочей книги приравнивается к принятию изменений, так что после сохранения примечания пропадают. Кроме того, в режиме совместного доступа ограничено использование некоторых средств программы. В частности, запрещено:

• удаление рабочих листов;

• применение условного форматирования и средств подтверждения правильности ввода;

• удаление и добавление прямоугольных диапазонов ячеек и вставных объектов (в том числе диаграмм);

• создание сводных таблиц;

• создание и изменение макрокоманд.

В то же время, если эти операции были выполнены до того, как к книге был разрешен совместный доступ, их результатами пользоваться можно.

Разрешение конфликтов. Если в настройках задано разрешение конфликтов по запросу, то при возникновении конфликта с изменениями, внесенными и сохраненными другим пользователем, открывается диалоговое окно. С его помощью можно принять свою или чужую версию данной ячейки, а также единовременно утвердить все свои или все чужие варианты во всех существующих конфликтах.

Просмотр истории изменений. Для просмотра всех изменений рабочей книги, сохраненных в журнале изменений, используется команда Сервис > Исправления > Выделить исправления. Режим отображения исправлений задается в открывающемся диалоговом окне. Здесь можно задать период, за который отображается информация, выбрать пользователей, вносивших изменения, и диапазон ячеек.

Сводку можно просмотреть на экране или вставить в книгу в виде отдельного рабочего листа. В последнем случае данные представляются в виде базы данных Excel, и их легко фильтровать по любому из полей. Этот рабочий лист не рассматривается как “настоящий” — если книгу снова перевести в монопольный режим, он будет удален. Чтобы сохранить регистрацию изменений, скопируйте данные с этого рабочего листа на какой-либо иной лист.

Разрешение массовых конфликтов. Если предполагается, что каждый из пользователей, работающих с общей рабочей книгой, способен внести в нее большие изменения, и ожидается большое число конфликтов, лучше действовать не так, как описано выше. Разрешив совместный доступ к книге, следует задать достаточно большую продолжительность хранения журнала изменений, а затем сделать столько копий книги (под разными именами), сколько пользователей будет с ней работать.

Если теперь раздать по экземпляру книги каждому из пользователей, они смогут работать со своими экземплярами фактически монопольно, но запись истории изменений сохранится. На самом деле, переводить отдельные книги в монопольный режим работы ни в коем случае не следует, так как это приведет к утрате журнала изменений. После того как все изменения и дополнения внесены, можно приступить к слиянию рабочих книг. Для этой цели служит команда Сервис > Объединить книги. Выбрав книги, добавляемые к данной, в нее можно интегрировать все изменения, независимо внесенные в разные копии различными пользователями.