Настройка правил совместной работы

Режим совместного использования рабочей книги требует более ответственного подхода, чем индивидуальная работа с данными. Это связано с тем, что при внесении изменений, во-первых, желательно знать, кто допустил ошибку, а во-вторых, при групповой работе возможно возникновение конфликтов, связанных с внесением разных изменений в одну и ту же ячейку рабочей книги.

Если рабочая книга важная и необходимо точно знать, кто, что и почему в ней изменил, следует выполнить настройку режима ее совместного использования. Для этого служат средства вкладки Сервис > Доступ к книге > Подробнее. Срок хранения всех внесенных изменений задается на панели Регистрация изменений. Если задан срок хранения, то все, что было сделано с рабочей книгой в течение указанного периода, предшествующего текущей дате, запоминается в журнале. Нежелательные изменения могут быть отменены.

Независимо от срока хранения журнала изменений, следует указать, когда эти изменения реально вносятся в рабочую книгу. Только после этого они становятся доступны другим пользователям. По умолчанию, это происходит при сохранении рабочей книги, но можно задать и фиксированную периодичность записи изменений.

Наконец, необходимо указать, как быть при возникновении конфликтов по изменениям. Программа Excel предусматривает два варианта разрешения конфликтов:

по запросу и по времени сохранения изменения. Так как такой конфликт обычно связан с какой-то нестыковкой между сотрудниками, первый способ решения этой проблемы предпочтительнее.

Если требуется ограничить число сотрудников, имеющих доступ к рабочей книге, можно включить ее защиту с помощью пароля. Для этого следует дать команду Файл > Сохранить как, а затем команду Сервис > Общие параметры. Теперь можно задать пароль, разрешающий открывать файл и производить запись в него. Указывать пароль придется всем пользователям, в том числе и тому, кто его установил.