Тема лекции № 11: Контроль в менеджменте

Конспект лекции

Процесс управления осуществляется в условиях постоянно меняющейся внешней и внутренней среды, что обусловливает неопределенность в достижении организацией поставленных целей. Чтобы уменьшить эту неопределенность и обеспечить возможность достижения намеченных результатов управления, менеджерам приходится постоянно вносить необходимые коррективы в управляющие воздействия. Обоснованость этих воздействий обеспечивается за счет выполнения функции контроля, сущность которой заключается в выявлении возникающих существенных расхождений между желаемым и фактическим состоянием контролируемого объекта или процесса и выработке мер, направленных на устранение этих расхождений.

Таким образом, контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей, неотъемлемый элемент и важный фактор успешности ее деятельности. Именно контроль позволяет своевременно выявить назревающие проблемы и скорректировать деятельность организации таким образом, чтобы эти проблемы не могли перерасти в кризисные явления.

Выявленные в процессе контроля и признанные существенными расхождения между поставленными целями управления и достигнутыми результатами устраняются с помощью команд, регулирующих работу исполнителей и направленных на устранение этих расхождений.

Понятие «контроль» можно интерпретировать двояко: в узком смысле (контроль как одна из функций или один из этапов процесса управления) и в более широком смысле (контроль как система, входящая в систему управления организацией).

В первой трактовке контроль сводится к выполнению следующих действий: а) определение фактического состояния контролируемого объекта или процесса, б) сравнение результатов, отражающих фактическое их состояние, с желательными, запланированными результатами, в) выявление существенных расхождений между ними, превышающих допустимый уровень, г) выяснение причин этих отклонений и выработка рекомендаций по их устранению. Целью такого контроля является обеспечение информационной прозрачности контролируемого объекта (процесса) и создание реальных возможностей для принятия и реализации эффективных управленческих решений. Чем больше информационная прозрачность контролируемого объекта (процесса), тем адекватнее его восприятие, выше степень его управляемости, и наоборот.

Очевидно, что любая управленческая функция (планирование, учет, анализ, регулирование и др.) не должна выполняться в отрыве от других, кроме того, каждая из них обязательно интегрируется с функцией контроля. Поэтому контроль может рассматриваться в широком плане и восприниматься не только как одна из функций управления, но и как система, являющаяся неотъемлемой частью всей системы управления организацией.

Основными элементами системы управленческого контроля являются: вход, на который поступает информация о контролируемом объекте (процессе), выход (информация о результатах контроля), центры ответственности, техника и процедуры контроля, цели и задачи управленческого контроля.

Цели системы контроля совпадают с общими целями организации. Это сохранение и рациональное использование ресурсов и потенциала организации, ее своевременная адаптация к изменениям внешней и внутренней среды, обеспечение эффективного функционирования и устойчивого раз-вития организации и др. Для достижения этих целей решается широкий комплекс задач управленческого контроля, таких как оценка соответствия всех видов деятельности организации принятым стратегии и целям, проверка степени устойчивости организации к меняющимся условиям ее работы, ревизия выполненных финансово-хозяйственных операций, проверка соблюдения действующих законов, подзаконных актов, установленных требований, норм и процедур и т.д.

Одной из современных форм управленческого контроля является внутренний аудит, который выполняется специально созданным для этих целей отделом и регламентируется внут-ренними документами организации. В задачи этого отдела входит проведение проверок органов управления, оказание консультативной и информационной помощи по интересующим их вопросам, экспертная оценка различных сторон их деятельности, подготовка предложений по устранению выявленных недостатков и совершенствованию их работы и пр.

В акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и кооперативах решение ряда задач внутреннего аудита внутреннего аудита возлагается на ревизионные комиссии, деятельность которых регламентируется действующим законодательством.

Кроме внутреннего управленческого контроля, организации подвергаются регулярному внешнему контролю со стороны контролирующих государственных органов, аудиторских фирм, независимых экспертов, общественных организаций и др.

Контроль может быть также частичным и общим в зависимости от степени охвата им контролируемого объекта или процесса.

Для любой современной организации большее значение приобретает контроль "психологического климата" в трудовых коллективах, межличностных отношений сотрудников в процессе их делового общения и взаимодействия, а также контроль собственниками деятельности менеджеров, личные интересы которых не всегда совпадают друг с другом.

Управленческий контроль в коммерческой организации ориентирован главным образом на обеспечение устойчивого положения ее на рынке, признание со стороны других субъектов рынка, органов власти и общественности, своевременную адаптацию деятельности организации к постоянно меняющейся внешней среде и др.

Необходимость применения систем управленческого контроля в производственных организациях обусловлена (Вачугов, 2003):

1) потребностью приведения процесса производства в соответствие с имеющимися резервами и ресурсами,

2) требованиями, предъявляемыми к качеству, стандартизации и сертификации выпускаемой продукции,

3) меняющимися внешними и внутренними условиями производства, влиянием на него изменений спроса и предложения продукции,

4) накоплением фактических данных для обоснованного планирования расхода материальных, трудовых и финансовых ресурсов, совершенствования применяемых стандартов, норм и нормативов,

5) требованием своевременного вмешательства в производственный процесс при возникновении существенных отклонений от установленных стандартов, норм и нормативов и др.

Так как бесконтрольность порождает целый ряд проблем и приводит к негативным последствиям, необходимо контролировать все, что оказывает прямое и косвенное влияние на деятельность организации, а также всех ее работников, начиная от первого руководителя и кончая рядовыми исполнителями.

В сферу контроля должны входить все здания, сооружения, коммуникации, машины, оборудование, приборы и инструменты, техническая и технологическая документация, сырье, материалы, комплектующие узлы и детали и т.д. Обязательным и систематическим должен быть контроль всех видов деятельности предприятия, всех его подразделений и служб.

Управленческим контролем на предприятии должны заниматься все его работники в пределах своей компетенции. Однако ведущую роль в нем играют менеджеры разных уровней и отдел технического контроля (ОТК).

Контроль должен быть:

- всеохватывающим, но не назойливым, мелочным, чтобы не вызывать у подчиненных чувства неприязни к контролерам,

- тщательно спланированным с выделением его приоритетов и стратегической направленности,

- нацеленным на получение результатов, важных для улучшения показателей работы, снижения издержек производства и повышения качества продукции,

- своевременным и эффективным и завершаться конкретными предложениями руководству,

- экономически оправданным.

Менеджер, осуществляющий контроль, должен обязательно учитывать человеческий фактор, быть объективным, открытым и доброжелательным, заботиться об улучшении морально-психологического климата в коллективе. Нужно учитывать, что лучше самих исполнителей их конкретную работу никто не знает. Поэтому важно привлекать их к управленческому контролю, чтобы они становились полезными участниками этого процесса. Контроль не должен создавать каких-либо помех для всех видов деятельности организации, а наоборот, всячески способствовать повышению их эффективности.

Важным условием успешной работы менеджера является самоконтроль. Он основан, с одной стороны, на доверии со стороны руководства, а с другой, - на осознанном отношении работников к выполнению своих обязанностей и на их высокой ответственности за порученное дело. В результате правильной организации контроля и самоконтроля на предприятии склады-вается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.

Существует три вида контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль. Он предшествует началу любой деятельности предприятия и охватывает его человеческие, материальные и финансовые ресурсы. В ходе предварительного контроля проверяется готовность работников выполнять работу, соответствующую их профессии, специальности и квалификации, оцениваются состояние и степень готовности материально-технической базы и финансового обеспечения производства, возможности поставок сырья, материалов, энергии, топлива и т.д., условия сбыта готовой продукции и пр.

На этой стадии контроля проверяются техническая документация и разработанная технология на их соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам, структура управления, знание высшим руководством миссии, целей и задач, стоящих перед предприятием, готовность всего персонала к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр., выясняется знание исполнителями своих обязанностей, условий работы, применяемых форм оплаты труда и гарантий социального обеспечения.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет организации, в котором устанавливаются предельные значения затрат по подразделениям и направлениям деятельности, определяются необходимые объемы и источники финансирования.

Текущий контроль выполняется непосредственно в ходе проведения работ. Регулярная проверка менеджером работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений, направленных на совершенствование различных видов деятельности организации, позволяет уменьшить или вовсе исключить существенные отклонения от намеченных целей и планов, действующих стандартов и инструкций.

Текущий контроль может быть стратегическим и оперативным.

В задачи стратегического контроля входит оценка эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов, имеющихся резервов, проверка соответствия выбранной стратегии реальному состоянию дел в организации и внешней среды, оценка целесообразности переориентации имеющихся ресурсов и резервов на стратегически важные участки и направления деятельности, подготовка данных, необходимых для принятия стратегических решений.

В задачи оперативного контроля входят проверка текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: применяемых норм и нормативов, оценка возможностей сокращения сверхнормативных запасов, незавершенного строительства, другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.

Итоговый (заключительный) контроль выполняется после завершения работы и учитывает результаты предварительного и текущего контроля. Его суть состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом и его подразделений. По результатам итогового контроля разрабатываются плановые мероприятия по устранению выявленных недостатков, назначаются ответственные работники за их выполнение, определяются способы их мотивации для повышения результативности контроля и управления организацией.

Если при текущем контроле обратная связь используется непосредственно в ходе проведения работ, то в рамках итогового контроля она используется уже после того, как они выполнены.

Основными этапами контроля являются:

1) определение необходимых критериев, сроков и методов осуществления контроля,

2) создание математической или графической модели контролируемых объектов и процессов контроля и установление «точек контроля»,

3) получение и анализ фактических данных о контролируемом объекте или процессе и выявление причин выявленных отклонений,

4) выработка на основе полученной информации корректирующих воздействий на контролируемый объект или процесс.

Стратегически важными задачами для любого промышленного предприятия являются задачи продления жизненного цикла выпускаемой продукции и поддержания спроса на нее на достаточно высоком уровне. Для их решения на предприятиях создаются системы стандартизации, сертификации и управления качеством продукции, неотъемлемой часть которых являются системы контроля качества продукции.

Качество продукции – это многоаспектное понятие, отражающее выполнение продукцией определенных функций, установление экономически оправданной цены на продукцию и экономически выгодных издержек на всех стадиях производства и эксплуатации продукции, защиту окружающей среды и предотвращение опасных ситуаций на каждой из этих стадий, обеспечение условий для сбыта продукции и оказание услуг покупателям после ее продажи.

Для обеспечения высокого качества необходимы значительные затраты, которые должны не только окупаться, но и приносить предприятию определенный доход.

Контроль качества выпускаемой продукции ведется в двух направлениях: внутри предприятия, где выясняются причины брака, оцениваются необходимость доработки изделий и возможности снижения себестоимости, выполняется сортировочный и повторный контроль, фиксируется время простоев и т.д. и вне предприятия, где выясняются внешние причины брака, возможности доработки изделия, уровень гарантийного обслуживания, ответственность изготовителя и пользователя и пр.

Основные виды контроля качества: входной контроль, контроль производства, окончательный (заключительный) контроль, контроль качества вне предприятия, приемочный контроль, проведение экспертизы, лабораторный контроль, оформление контрольной документации.

Существует несколько методов контроля качества продукции.

Метод выборки используется для получения информации о всей массе изделий путем измерения свойств ее отдельных частей. Данный метод предусматривает использование таблиц выборочного контроля и применяется в ситуациях, когда измерение всей совокупности объекта контроля необязательно или дорого обходится.

Метод сбора данных включает анализ состояния процесса производства, собственно контроль, прием или отбраковку изделий. По качественным признакам принимаются решения типа «да - нет», «годен - негоден», «принято - забраковано», а по количественному признаку определяют разбросы значений измеряемых параметров изделия.

Необходимые требования к производственному процессу и контрольные пределы отражаются в контрольных картах и учитываются в ходе производственного процесса и при его регулировании. Существует два вида контрольных карт: для оценки качественных признаков «годен – не годен» и для измерения количественных признаков, в которых содержится значительно больший объем информации о требуемом состоянии контролируемого объекта или процесса.

По результатам контроля менеджеры составляют отчеты о проделанной работе, в которых дается общая характеристика проблемных областей производственного процесса и ставятся конкретные вопросы по реализации корректирующих мер и улучшению работы исполнителей. Полученная в результате контроля информация должна предоставляться руководству, специалистам и рядовым исполнителям для использования ее в дальнейшей работе.

Контроль считается эффективным, если он имеет стратегическую направленность, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен и гибок, а уровень сложности системы контроля соответствует уровню сложности контролируемого объекта или процесса.

Экономическая эффективность управленческого контроля достигается соблюдением требования, согласно которому з атраты на создание и функционирование системы управленческого контроля вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения этих средств не должны превышать убытков организации при отсутствии этой системы.

Одним из способов повышения экономической эффективности системы управленческого контроля является метод управления по принципу исключения, согласно которому система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от установленных целей, планов и стандартов.

Общие рекомендации по организации эффективного контроля на практике состоят в следующем:

- устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками,

- устанавливайте двухстороннее общение руководителями и подчиненными,

- избегайте чрезмерного контроля,

- устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты,

- вознаграждайте исполнителей за достижение и превышение ими установленного стандарта.

Особую сложность представляет организация эффективного контроля на международном уровне, что объясняется специфическими особенностями разных странах, наличием в них значительного числа самых разнообразных сфер деятельности и коммуникационных барьеров.

Успешному решению проблем совершенствования управленческого контроля могут способствовать современные информационно-управляющие компьютерные системы.

Основная литература: 1 осн. [275-282], 2 осн. [62-65], 8 осн. [215-275],

Дополнительная литература: 1 доп.[6-109], 16 доп. [75-82]

Контрольные вопросы:

1.Почему необходимо применять контроль в управлении?

2.Как вы понимаете контроль в узком и широком смысле?

3.Для чего нужна информационная прозрачность управляемого объекта или процесса?

4.Расскажите о целях и задачах управленческого контроля.

5.Какую роль играет внутренний аудит в управлении организациями?

6.Какие требования предъявляются к управленческому контролю?

7.Какие виды контроля вы знаете и в чем состоит их сущность?

8.Из каких этапов складывается процесс управленческого контроля?

9.Как осуществляется процесс контроля качества выпускаемой продукции?

10.Какие виды и методы контроля качества продукции вы знаете?

11.Какой контроль считается эффективным?