Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

· обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

· обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

· допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

· поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

· осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

· обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

· поддерживать технологию HSM;

· протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

· поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

· кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

· территориально распределенные организации;

· алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

· цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

· наличие выделенного сервера приложений;

· наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

· многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

· интеграция со средствами потокового ввода документов;

· интеграция с офисными приложениями;

· интеграция с электронной почтой;

· наличие развитого программного интерфейса (API);

· интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

· возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

· возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.