Тема 5.1.2.Автоматизированный учет электронных документов. Классификация документов по различным критериям

· журнальная;

· карточная;

· автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

· регистрировать документы на различных рабочих местах;

· организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

· на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

· организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе.

Автоматизированная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. Оно может быть установлено на персональном компьютере или быть сетевым (тогда возможна одновременная работа нескольких исполнителей).

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку (рис 1), сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Сейчас уже редко в какой организации можно встретить программу, предназначенную только для автоматизации регистрации документов. Повсеместно распространены системы, автоматизирующие все ключевые делопроизводственные процессы.

Теперь перечислим, какими функциями обладают современные системы автоматизации делопроизводства:

·возможность использования как централизованного, так и децентрализованного способов регистрации с возможностью разграничения прав пользователей на доступ, регистрацию, редактирование, удаление информации по отдельным группам документов;

·однократная регистрация документов. При этом должно отслеживаться движение документов как в электронном, так и в бумажном виде;

·возможность одновременной регистрации документов одной группы несколькими пользователями;

·возможность «связывать» несколько регистрационных карточек документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивать переход из одной карточки документа в другую;

·прикрепление к регистрационной карточке электронного образа или образов документа в виде файлов любых форматов (графических, текстовых, табличных и т.д.). При этом желательно, чтобы система позволяла быстрым и удобным способом сканировать документы на бумажном носителе;

·автоматическое формирование регистрационного номера документа с учетом логики, заложенной в Инструкции по делопроизводству (или в ином нормативном документе организации);

·автоматическая проверка на повторность поступающих документов и выдача пользователю предупреждения в том случае, если регистрируемый документ уже поступал в организацию;

·осуществление быстрого поиска по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в регистрационной карточке, и желательно по прикрепленным файлам текстового формата.

Обычно заполнение электронной регистрационно-контрольной карточки происходит быстрее, чем внесение информации в бумажную карточку или журнал. В большинстве автоматизированных систем некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно пользоваться механизмом автопоиска или автоподставки. Кроме того, выбор значений из справочников не дает пользователям совершать орфографические ошибки и облегчает дальнейший поиск документов.

В остальные поля электронной регистрационной карточки информация вводится с клавиатуры. В некоторых системах существует возможность выполнять проверку орфографии введенного текста, а также создание списка стандартных текстов, которые в дальнейшем можно использовать для экономии времени при заполнении полей.

Большинство автоматизированных систем позволяет распечатывать бумажные карточки с заполненной электронной регистрационной формы. Кроме того, можно выводить на принтер список регистрационных карточек, чтобы иметь возможность сшить эти листы и сформировать, таким образом, полноценный журнал регистрации. Данный функционал систем особенно полезен в переходный момент, когда в организации лишь начинается использование системы автоматизации и сотрудники боятся хранить всю информацию только в электронном виде.

Однако в настоящее время именно автоматизированная форма регистрации является наиболее эффективной, удобной в работе и ее не нужно дублировать иной формой регистрации.

Все правила регистрации должны быть подробно изложены в Инструкции по делопроизводству организации. Если этого не сделать, то у сотрудников останется большое поле для творчества. В нерегламентированных ситуациях они будут поступать так, как им больше нравится. А это неприемлемо.

Вот что необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах организации:

·перечень нерегистрируемых документов;

перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы должно быть указано:

·место регистрации,

·время и порядок регистрации,

·правило образования регистрационного номера,

·форма, в которой производится регистрация,

·перечень реквизитов, которые заносятся в форму, и правила их заполнения,

правила учета движения документов после регистрации,

принцип регистрации: однократная регистрация или же необходимость повторной регистрации при передаче документа в другое подразделение;

·для входящих документов нужно описать порядок действий при повторном поступлении документа в организацию.