Тема 2.2. Определение степени ограничения доступа к документам и использование отметки конфиденциальности при оформлении документов

Гриф конфиденциальности документа

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению будущих документов, является одним из основных элементов защиты документированной информации,

Позволяющих обеспечить относительно надежную безопасность секретов фирмы.

В основе присвоения документу грифа конфиденциальности должны лежать: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требование партнеров, условий контрактов, а также перечень ценный и конфиденциальных документов фирмы. Руководители фирмы и структурных подразделений, филиалов фирмы имеют право присваивать гриф конфиденциальности любому разрешенному для издания, но не включенному в перечень документу, если это не противоречит действующему законодательству. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу представляют собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе или сопроводительном письме к нему. Грифы ставятся на всех экземплярах документа, учетных и отчетных формах, черновиках, вариантах и копиях, в которых содержаться хотя бы один из конфиденциальных показателей.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

Первый, массовый уровень - грифы "Конфиденциально", "Конфиденциальная информация".

Второй уровень, достаточно редкий - грифы "Строго конфиденциально", "Строго конфиденциальная информация", "Конфиденциально. Особый контроль". Этот гриф присваивается документу лично первым руководителем фирмы, им изменяется или отменяется.

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставиться гриф "Для служебного пользования", "Служебная информация" или "Не для печати".

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: "Собственная информация фирмы", "Информация особого внимания", "Копии не снимать", "Хранить в сейфе" и др.

Изменения или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени ценности содержащихся в нем ценностей. Основаниями для этих действий являются: соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или документов фирмы; и стечением установленного срока действия грифа; наличия события, при котором гриф должен быть изменен или снят; установления факта неправильности присвоения грифа к документу.