Прикладные программы конфиденциального документооборота

В конфиденциальном делопроизводстве чаще всего используются текстовые редакторы, табличные процессоры, базы данных. Экономисту, связанному с конфиденциальным делопроизводством, могут быть полезны программы экономического назначения, программы автоматизированного управления предприятием, статистические и математические программы и др.

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем конфиденциального документооборота.

Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоративная система документооборота позволяет делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам.

Например, в такой системе конфиденциального документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и права участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер. Примером статического изображения может быть чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия, сооружения.

Domino. Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характерную для современных промышленных решений надежность, и включает следующие функции:

· разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows;

· поддержку коллективной работы над документами;

· регистрацию входящих и исходящих документов;

· поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохранены в электронной форме;

· сохранение версий документов;

· полномасштабные средства текстового поиска и получения документов;

· создание типовых документов;

· поддержку промышленных средств защиты и шифрования документов;