Архивные копии и выписки

Помимо архивных справок по запросам граждан и учреждений выдаются архивные копии и архивные выписки.

Машинописные, электрографические архивные копии и выписки делают на бланке письма организации с указанием наименования документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксерокопий документов бланк организации не используется.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются сразу же после окончания текста документа или (в случае отсутствия свободного места) на обороте каждого листа на расстоянии не более 1 см от его верхнего поля. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр проставляется на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены (прошиты), пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью.

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном документе и только часть его относится к содержанию запроса.

В архивной выписке необходимо указать название документа, его номер и дату. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. Если в отдельных частях текста документа имеются неразборчиво написанные слова, исправления автором, а также места, неподдающиеся прочтению вследствие физического или химического повреждения документа, то в скобках делаются соответствующие оговорки, например: «Так в тексте оригинала», «Так в документе», «Далее неразборчиво» и т. п.

Архивные копии и архивные выписки выдаются пользователям архивными документами вместе с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации.

Что делать в том случае, если в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса?

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, организация выдает справку о причинах их утраты. Текст такого письма должен быть заверен печатью организации.

Каким образом должны выдаваться архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы лицам, заинтересованным в получении архивной информации?

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их родственникам, доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве с указанием в расписке своих паспортных данных.

Архивные справки, архивные выписки и копии могут доставляться заявителю по почте простым или заказным письмом, подлинные личные документы - ценным письмом.

Тема 4.7.Особенности доступа должностных лиц при их командировании к конфиденциальной документированной информации.

При командировании работников в другие организации –контрагенты для проведения совместных работ им выдаются справки, удостоверяющие наличие у них доступа к конфиденциальной информации другой организации.

Справка выдается Службой безопасности организации,в которой работает командированный,под расписку командированного в журнале (карточке) учета выдачи справок о доступе на срок разовой командировки или срок выполнения задания, но не более чем на год.Справка подписывается руководителем Службы безопасности или Службы кадров и заверяется печатью организации. Делать в справке отметке, содержащих конфиденциальную информацию, запрещается.

На обороте справки о допуске указываются степень конфиденциальности информации, с которой ознакомилось командированное лицо, и дата. Запись заверяется подписью руководителя Службы безопасности организации или Службы кадров, куда было командировано должностное лицо, и печатью организации.

Справка возвращается к владельцу для сдачи в Службу безопасности или Службу кадров по месту его постоянной работы, после чего уничтожается, о чем делается отметка в журнале (карточке), которая заверяется подписями двух сотрудников Службы безопасности. При этом акт уничтожения не оформляется.

Предписание - Это документ на выполнение задания, связанного с информацией конфиденциального характера, который подписывается руководителем организации или структурного подразделения организации и заверяется печатью организации.

В предписании кратко излагается основание командирования (номер и дата приказа, договора, совместный план научно-исследовательских и опытно- конструкторских работ), а также определяется, с какой информацией необходимо ознакомить командируемое лицо для выполнения им задания.

Предписание хранится в специальном деле в Службе безопасности или Службы кадров организации, а также в принимающей организации в течение не менее 5 лет.

Доступ к конфиденциальной информации командируемых работников и должностных лиц в принимающей организации осуществляется после предъявления ими документов, удостоверяющих личность, справок о доступе, предписаний на выполнение заданий.

Тема 4.8.Учет персонала получившего доступ к конфиденциальной документированной информации.

Особенность информационного обслуживания пользователей – потребителя конфиденциальной информации заключается в том, что вопросы определения состава необходимой им информации решаются должностным лицом, дающим разрешение на допуск к информации в зависимости от Перечня конфиденциальной документированной информации организации, а не самими пользователями.

Структура технологии разграничения доступа должна быть многоуровневой, иерархической. Иерархическая последовательность доступа к информации реализуется по следующим принципам:

- чем выше уровень доступа, тем уже круг допущенных лиц;

- чем выше ценность информации, тем меньшее число персонала может ее знать.

Выдача доступа или санкций на допуск к конфиденциальной информации осуществляется с учетом двух аспектов:

1) выдача разрешений в зависимости от категории конфиденциальной информации, в соответствии с Перечнем конфиденциальной документированной информации и Реестром конфиденциальной информации в автоматизированной ин7формационной организации;

2) выдачи разрешений в зависимости от занимаемой должности лица, выдающего разрешение.

Задачей технологии разграничения доступа является регламентация минимальных потребностей персонала в конфиденциальной информации. Это дает возможность разделить знание персонала о конфиденциальной информации на элементы знания информации в целом.

В соответствии с иерархической последовательностью доступа определяется структура границ защиты информации,которая предусматривает постепенное ужесточение защитных мер по иерархической вертикали, возрастание степени конфиденциальности информации. Этим обеспечивается недоступность информации для случайных людей или злоумышленников и определяется необходимая степень защищенности информации. Поэтому технологии ограничения доступа предлагают создание в организации номенклатуры должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к конфиденциальной документированной информации по форме.

Тема 4.9 Номенклатура должностей работников, подлежащих оформлению на доступ к КДИ.

Номенклатура составляется Службой безопасности совместного со Службой кадров, согласовывается с Экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации и подписывается руководителем организации.

Номенклатура хранится в Службе безопасности,второй экземпляр- в Службе кадров организации, третий- в Службе делопроизводства. В номенклатуру включаются должности, по которым допуск персонала к этой информации действительно необходим для выполнения ими должностных обязанностей, а также могут включаться должности работников, допуск которых к информации соответствующей степени конфиденциальности необходим для выполнения ими зданий в других организациях при их командировании.

Технология доступа к конфиденциальной информации также включают учет должностных лиц других организаций,получивших доступ, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана.Учет производится по форме 2.

Журнал(карточка) может вестись в автоматизированном режиме.

При обнаружении факта утраты конфиденциальной документированной информации или факта разглашения информации должно вводиться ограничение на доступ или прекращение доступа к любой информации до окончания служебного расследования, которое оформляется актом по следующей типовой форме 3.