Тема 5. Составление номенклатуры дел, формирование и оформление конфиденциальных дел

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел. Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами. Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия. Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия. Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия. Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки (существенное изменение заголовков дел, включение большого количества новых дел, расширение списка лиц, допущенных к делам). Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается (с возможными незначительными изменениями), подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без выше перечисленных согласований. Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела. После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений. Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года; незакрытые - в номенклатуру дел текущего года. Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с момента их заведения до закрытия. В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения. Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела. Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события. Термин «дело» употребляется в заголовках личных (персональных), судебных, следственных и арбитражных дел. Термин «документы» употребляется в заголовках в исключительных случаях, когда трудно предусмотреть конкретные виды документов, которые будут группироваться в дело, или когда таких видов много (более 5-6). Термин «документы» применяется также в заголовках дел, в которых объединяются документы, являющиеся приложением к другому документу, например: «Документы к плану...». Термин «переписка» применяется в заголовках дел, включающих письма-запросы и письма-ответы. Если в дело, помимо писем, планируется группировка других документов, то они должны указываться в заголовке, например: «Договоры и переписка...». Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его. Содержание документов указывается в заголовках всех дел, за исключением дел с распорядительными документами, которые подразделяются лишь по видам деятельности (например, приказы по основной деятельности, личному составу), и протоколами, которые подразделяются по принадлежности (например, протоколы совещаний у председателя правления). Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом: в заголовках дел с планово-отчетной документацией указывается периодичность этой документации, например: «Месячные планы...», «Отчет о выполнении плана... за - г.»; если в деле объединяется переписка с несколькими однородными предприятиями, то в заголовке указывается их обобщенное назва­ние, например: «Переписка с приборостроительными заводами...»; в конце заголовков дел с копийными распорядительными документами пишется слово «копии». При составлении заголовков дел необходимо предусматривать: группировку документов в дело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов); раздельную группировку документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения; группировку документов с учетом распределения обязанностей между сотрудниками предприятия, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы; группировку распорядительных документов по видам документов (приказы, указания, постановления, распоряжения, решения); группировку приказов по предприятию по трем делам: по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам; группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями; группировку документов коллегий и других коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.); группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела); группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов; группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года. Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов. При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер, например: 02 - Плановый отдел (при структурной схеме); 14 - Финансирование (при производственно-отраслевой схеме). Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам. А при наличии разделов в разделе, соответствующему названию подразделения конфиденциального делопроизводства при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе «Конфиденциальное делопроизводство» при производственно-отраслевой схеме построения. Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02, 02-01 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Тема 5.1. Документальный фонд организации. Особенности учета конфиденциальных дел и составление номенклатуры конфиденциальных дел.

Документальный фонд федерального органа исполнительной власти формируется в порядке, установленном Правительством Российской Федерации в Правилах делопроизводства и документооборота [ 76 ]. Как ранее говорилось, требования, установленные в Правилах делопроизводства, могут распространяться и на негосударственные структуры. В связи с этим в этом разделе будут рассмотрены общие требования по составлению номенклатуры дел, формированию дел в соответствии с Правилами делопроизводства и документооборота федеральных органов исполнительной власти, адаптированными на государственные и негосударственные структуры В соответствии с ГОСТ Р 51141 – 98 [ 163 ] «номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»; «дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Основной формой учета конфиденциальных дел является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел. Организация (государственные и негосударственные структуры) выполняет следующие функции: • формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов;

- разрабатывает и утверждает по согласию с уполномоченными органами в области архивного дела перечень документов,образующихся в процессе ее деятельности, а также предведомственных ей организаций, с условием сроков хранения.

Документированный фонд организации создается Службой делопроизводства организации, которая составляет номенклатуру дел,формирует и оформляет дела, обеспечивает их сохранность и ведет учет, передает дела в Архив организации. Порядок группировки конфиденциальных дел предусматривается номенклатурами дел открытого делопроизводства.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. После ее согласования с Экспертной проверочной комиссией (ЭПК) утверждается руководителем организации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.Один6 раз в 5 лет она согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, куда на постоянное хранение передаются образующиеся в процессе деятельности организации документы Архивного фонда РФ

Дела оформляются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения на дела постоянного и долговременного хранения, в том числе дела по личному составу, и дела временного хранения.

Выдача дел другим организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации.

При этом в деле оставляется копия документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника.

Основой составления описей дел постоянного и довременного хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел может вестись в электронном виде как классификатор интегрированной автоматизированной информационной системы делопроизводства, что позволяет автоматически определять сроки хранения документов.

Тема 5.2.Формирование конфиденциальных дел.

Формирование дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов. Конфиденциальные дела формируются централизованно в Службе делопроизводства. Возможны случаи формирования дел в структурных подразделениях, если конфиденциальное делопроизводство в организации децентрализовано. В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При необходимости допускается помещать в дела временного (до 10 лет) хранения проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя Службы делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В деле группируются документы одного календарного года. Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом это дела по планированию, финансированию, проектированию, разработке научных тем. В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической или хронологической последовательности, а также их сочетании..

Созданные / изданные распорядительные документы (приказы, протоколы, акты) систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров. В делах с перепиской поступившие документы помещаются вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большем количестве листов заводятся в последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки.

Дела постоянного и долговременного хранения производится путем подшивки документов в обложке. Дела постоянно и долговременного хранения должны иметь твердые обложки. Определенные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках-регистраторах, если это вызвано интересами обеспечения режима конфиденциальности.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем Службы делопроизводства, а при направлении их в другие учреждения, организации, предприятия – руководителем организации. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель следующей формы.

В небольших организациях конфиденциальные документы при поступлении могут сразу же подшиваться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом.

Фотографии и другие иллюстрированные документы, подшитые в дело как самостоятельные листы, нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии – на оборотной стороне в левом верхнем углу.

При закрытии дела на отдельном чистом листе составляется завершительная надпись по следующей форме.

Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится.

Следующим этапом конфиденциального документооборота является этап подготовки конфиденциальных документов и дел к архивному хранению или уничтожению.

Тема 5.3.Оформление конфиденциальных дел.

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму: __________________________ (гриф конфиденциальности) ______________________________________________________________________________________ (название предприятия) ______________________________________________________________________________________ (название структурного подразделения) ДЕЛО № ТОМ № _____________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела) «___» _____________20___г. «___» _____________20___г. (крайние даты документов) На ___________листах Хранить ______ ст. Перечня При заведении дела на обложке указываются: гриф конфиденциальности дела; название предприятия; название структурного подразделения (если в дело помещаются документы одного структурного подразделения); индекс (номер) дела; заголовок дела; год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вместо крайних дат документов в деле); срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения. Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении проставляется количество имеющихся в них листов. В течение года на обложке могут проставляться: номер тома (при заведении второго тома номер тома проставляется и на втором и на первом томах дела; если оно однотомное, номер тома не указывается); новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки. При закрытии дела на обложке проставляются: крайние даты документов в деле, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле; расхождение между датами, проставляемыми в номенклатуре дел и на обложках дел, обусловлено тем, что: даты, проставляемые в номенклатуре, диктуются режимом конфиденциальности - в случае утраты дела для обеспечения его поиска необходимо знать, когда оно было заведено или когда закрыто, даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение; количество листов (без листов описи документов дела). При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номенклатуру дел. Надписи на обложках должны производиться четко, светостойкими |чернилами или тушью. Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела, имеющей следующую форму:

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА №____ ТОМ №____ за 20 ___ г. № п/п Дата доку-мента Номер и гриф конфиден-циальности поступивше-го документа Номер и гриф конфиденци-альности изданного документа Откуда поступил или куда адресо-ван документ и его наименование №№ листов дела Отметка о местонахождении изъятого из дела документа 1 2 3 4 5 6 7 _____________________________ (подпись, инициалы, фамилия лица, составившего опись, дата) Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производится отметка «н/с». Если в дело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе открытые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, то в графе 5 указывается только его краткое содержание. В описи документов дел временного срока хранения при небольшом объеме справочной работы по документам графа 5 может не заполняться. При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела переносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым представлено право пользования делом. Список заверяется подписью работника подразделения конфиденциального делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет следующую форму:

КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛА __________________________________________________________________ (индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголовок дела) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Дата выдачи Количество листов Кому выдано Подпись за получение Подпись за возврат 1 2 3 4 5 Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела меняется его количество листов. Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела. По заполнении одной карточки заводится следующая, а заполненная вносится в опись документов дела после последней записи. Карточки не нумеруются и листами дела не считаются. Карточки, заводимые после закрытия дела, также вносятся в опись документов дела. Необходимость сохранения всех карточек вызвана тем, что в случае разглашения конфиденциальных сведений, содержащихся в документах дела, по карточкам можно установить, кто пользовался делом, и тем самым определить круг лиц, среди которых находится виновник. Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверительной надписью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Нумерация листов дела производится при подшивке документа арабскими цифрами черным графическим карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Если дело имеет несколько томов, нумерация листов производится по каждому тому отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Подклеенные к листу одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.д.) нумеруются отдельно вслед за листом основного документа; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист, в этом случае наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи. Подшитые в дело как самостоятельные листы фотографии и другие иллюстрированные документы нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии такового - на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишется опись вложенных документов с указанием их учетных номеров, краткого названия и номеров листов дела. При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется. При нумерации листов необходимо строго следить за ее правильностью. Однако если все же лист не был занумерован или один номер повторен на нескольких листах, то разрешается проставлять литерные номера, например 12, 12а, 126, и т.д., которые оговариваются в заверительной надписи. При закрытии дела на отдельном чистом листе составляется заверительная надпись по следующей форме:

ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА № ___Т. №____ В деле подшито и опечатано печатью № ________ _____________ листов + ______________ листов описи документов дела (прописью) (цифрами) Листы №№ _________________________ литерные (цифрами) На листах №№___________________ наклеено___________________ (цифрами) (прописью) документов (фотоотпечатков) за уч. №№____________________ (цифрами) ________________________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную подпись, дата) При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются. Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится.