Выбор рациональной структуры службы

В практике работы предприятий сложились три основные формы организации службы ДОУ:

· централизованная (все операции выполняются в одном структурном подразделении или в одном центре, обслуживающим несколько фирм);

· децентрализованная (для территориально - разобщенных предприятий);

· смешанная (одни операции выполняются в общем отделе, секретариате, а другие операции - в структурных подразделениях);

Тип организационной структуры может быть представлен также следующим образом:

· линейная

· функциональная

· линейно - функциональная

· матричная

При определении структуры службы ДОУ рекомендуется учитывать следующие факторы:

1). Объем документооборота в год.

Документооборот - это движение документов с момента их создания до момента уничтожения или отправления. При подсчете документооборота учитываются все документы, циркулирующие на предприятии: входящие, исходящие и внутренние. При этом документ с приложениями учитывается как одна единица.

По величине документооборота в год предприятия делятся на четыре категории:

1 категория - документооборот более 100 000 документов в год

2 категория - документооборот от 100 000 до 25 000 -“-

3 категория - документооборот от 25 000 до 10 000 - “ -

4 категория - документооборот менее 10 000 -“-

В советское время разработаны типовые схемы службы документации в зависимости от величины документооборота и определена структура службы ДОУ для предприятий каждой категории.

2). При определении структуры службы ДОУ учитывается специфика предприятия.

3).Учитывается территориальное размещение.

4). Учитывается структура предприятия и организация вертикальных и горизонтальных взаимосвязей.

5). Учитывается техническая оснащенность

6). Финансовые возможности

7). Учитывается квалификация руководителей, специалистов и технических исполнителей.

После выбора рациональной структуры, эта структура закрепляется в общей структурной схеме предприятия в документе “Структура и штатная численность”, а также в “Положении о службе ДОУ».