Регистрация исходящих документов

Все исходящие документы, подписанные руководителем, адресованные в вышестоящую организацию, регистрируются и отправляются канцелярией.

Исполнитель обязан проверить подготовленные к отправке документы, наличие всех реквизитов, виз, приложений, правильность адресования. Документы, исходящие от имени структурных подразделений не регистрируются в канцелярии, а отправляются, как правило, структурными подразделениями самостоятельно.

Исходящая документация оформляется на фирменных бланках для письма с угловым штампом или с продольным расположением реквизитов в двух экземплярах (второй экземпляр остается в канцелярии). При необходимости вместе с отправляемым документом направляется сопроводительное письмо.

Проверка правильности вложения

Канцелярия и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, проверяют правильность оформления, наличие приложений, сопроводительного письма и правильность адресования.

Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются исполнителю на доработку.