ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
«МАМИ»
д.в.н., проф. И.И.Слива
Методическое пособие
по отработке лабораторных работ по теме
«Интегрированная информационная система планирования,
учета и контроля деятельности Microsoft Outlook»
(дисциплина «Информационные технологии в экономике»)
Под редакцией зав. кафедрой
«Информационные технологии
в экономике»
д.т.н., проф. Н. Т. Катанаева
Москва 2008
Приложение Microsoft Outlook входит в состав самого популярного семейства офисных приложений Microsoft Office XP. Фирма Microsoft определяет Outlook как программу, предназначенную для управления перепиской и личными сведениями, а также облегчающую работу с сообщениями, встречами, контактами и задачами.
Новые возможности, открывшиеся в век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки, прибегая к стандартным письмам и услугам почтовых служб. Электронная почта дает возможность вести интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты, в режиме почти реального времени.
|
|
Конечно, для ведения электронной переписки необходимо соответствующее программное обеспечение. Именно таким программным обеспечением и является Microsoft Outlook.
Он способен:
· вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения, вести Адресную книгу абонентов, сортировать полученную информацию, работать с факсимильными сообщениями. И это далеко не полный список возможностей Outlook только как почтового приложения. Если рассматривать человеческую деятельность с общих позиций, то это постоянное решение разного рода задач. Решение относительно сложных задач требует тщательного планирования, ведения учета проделанной работы и т.д. Более того, зачастую для решения задачи необходимо подключение группы лиц, которая, в свою очередь, должна проделать аналогичные вышеуказанным процедуры. Как автоматизировать и сделать универсальными процедуры планирования и контроля над проделанной работой? Система Outlook — это готовое решение вышеозначенной проблемы;
· Microsoft Outlook — это универсальная записная книжка, способная хранить всевозможные данные о контакте, а также сортировать контакты, производить по ним поиск и т.д. Outlook — это электронный ежедневник, превосходящий свои бумажные аналоги в несколько десятков раз возможностью планировать встречи с учетом планов контакта, уведомлять о них звуковым сигналом, планировать повторяющиеся события и производить операции поиска необходимой информации;
|
|
· в Microsoft Outlook можно работать с файловой системой компьютера аналогично работе Проводника в Windows. В Outlook можно вести журнал, где в хронологическом порядке фиксируются документы Microsof;
· в Outlook можно создавать электронные заметки, подобные популярным нынче бумажкам с липкой полоской на обратной стороне, которыми, как правило, увешан компьютер. Этот список возможностей Outlook можно продолжать и продолжать, и все это – сфера его применения.
· Outlook не мог обойти стороной возможности и использование Всемирной паутины — Интернета. Встроенный Web-браузер позволяет, не выходя из приложения, просматривать Web-страницы, работать с FTP-серверами и т.д. Это, не говоря уже о взаимодействии Outlook и MSN Messenger.
Многообразие возможностей Outlook может породить мысль о трудностях в управлении этим приложением. Это далеко не так: все вышеописанные возможности глубоко интегрированы друг в друга (что не мешает рассматривать их, как отдельные мини-приложения) и объединены универсальным, интуитивно понятным интерфейсом, так что навигация и работа с Outlook проста и эффективна. Так, например, чтобы назначить задачу своему коллеге, необходимо сначала создать ее, выбрать адресат из списка контактов и, наконец, отправить по электронной почте. Все три процедуры выполняются как одна, и вы практически не замечаете работы разных мини-приложений. Более того, поскольку Outlook входит в состав пакета Microsoft Office XP, экспортирование и импортирование документов разных приложений Office из Outlook и в него происходит естественным и безболезненным образом. Стоит лишь упомянуть, что в качестве редактора сообщений можно выбрать Microsoft Word.
Итак, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему, необходимую и достаточную для полноценного управления информацией, позволяющую организовывать данные, планировать время и поддерживать коммуникации.
Система Outlook предназначена для всех пользователей персональных компьютеров, стремящихся автоматизировать и унифицировать свою деловую и частную деятельность. Уровень знания читателя в области программного обеспечения ничем не ограничен, разве что примитивными знаниями о работе в среде Windows.
Outlook ориентирован как на пользователей автономных персональных компьютеров, подключенных через телефонную линию посредством модема к Интернету, так и на пользователей компьютеров, присоединенных к локальной сети офиса или предприятия, с установленным сервером Microsoft Exchange. Связано это с тем, что, во-первых, основные принципы работы с Outlook и в том и в другом случае одинаковы, а во-вторых, в лекции приводятся ряд советов и замечаний, поясняющих особенности и различия работы Outlook в этих двух режимах.
Требования к конфигурации и программному обеспечению компьютера для установки и работы с Microsoft Outlook (Outlook 2002) следующие:
- любая 32-разрядная версия Windows: от Windows 95 до Windows 2000;
- процессор Pentium с тактовой частотой 133 МГц или более мощный (рекомендуется Pentium II);
- оперативная память 12 Мбайт для запуска только одного приложения Outlook, 16 Мбайт для запуска нескольких приложений одновременно (рекомендуется 32 Мбайт);
- типичная установка только Outlook потребует около 35 Мбайт дискового пространства;
- видеоадаптер и монитор SVGA;
- устройство чтения компакт-дисков (рекомендуется Збх);
- микрофон и наушники;
- мышь и клавиатура;
- модем или сетевая карта.
Содержание
Часть первая. Распределение вопросов для отработки …………………............ | ||
Часть вторая. Справочный материал …………………………………………...... | ||
Раздел I. Знакомство с программой Outlook XP …………………………... | ||
1. | Выполнить настройку печати ………………………………………………. | |
2. | Выполнить общую настройку Outlook …………………………………….. | |
3. | Выполнить настройку элементов интерфейса …………………………….. | |
Раздел II. Работа с заметками, дневником и контактами …………............. | ||
4. | Создать заметку ……………………………………………………………… | |
5. | Выполнить настройку параметров заметки ………………………………... | |
6. | Создать новую запись в дневнике ………………………………………….. | |
7. | Настроить параметры для автоматического ведения дневника ………….. | |
8. | Выполнить просмотр дневника …………………………………………….. | |
9. | Создать новый контакт ……………………………………………………… | |
10. | Настроить дополнительные поля контакта ………………………………... | |
11. | Настроить дополнительные действия контакта …………………………… | |
12. | Изменить внешний вид контакта …………………………………………… | |
13. | Создать новый контакт с использованием меню папки контактов ………. | |
Раздел III. Работа с календарем и задачами………………………….......... | ||
14. | Настроить интерфейс календаря …………………………………………… | |
15. | Задать параметры календаря ……………………………………………….. | |
16. | Изменить вид календаря …………………………………………………..... | |
17. | Создать новую встречу ……………………………………………………… | |
18. | Создать повторяющуюся встречу ………………………………………….. | |
19. | Создать новую задачу ……………………………………………………...... | |
20. | Создать повторяющуюся задачу ……………………………………………. | |
21. | Изменить встречу на задачу ………………………………………………… | |
22. | Изменить контакт на встречу ……………………………………………...... | |
Раздел IV. Создание сообщений электронной почты ………………........... | ||
23. | Создать учетные записи электронной почты ……………………………… | |
24. | Настроить параметры электронной почты ………………………………… | |
25. | Настроить параметры сообщений ………………………………………….. | |
26. | Создать новое сообщение …………………………………………………… | |
27. | Добавить гиперссылку в сообщение ……………………………………….. | |
28. | Добавить произвольный файл в сообщение ……………………………...... | |
29. | Добавить автофигуру (текст) в сообщение ………………………………… | |
30. | Добавить фигурный текст WordArt в сообщение …………………………. | |
31. | Настроить параметры безопасности сообщений ………………………….. | |
32. | Настроить изображения в сообщении ……………………………………… | |
33. | Создать макрос для работы с сообщениями ……………………………...... | |
34. | Создать таблицу в сообщении ……………………………………………… | |
Раздел V. Работа с электронной почтой и факсами……………………..... | ||
35. | Отправить сообщение по электронной почте ……………………………... | |
36. | Получить (просмотреть) сообщение по электронной почте ……………… | |
37. | Просмотреть «входящее» сообщение ……………………………………… | |
38. | Ответить на полученное сообщение ……………………………………….. | |
39. | Переслать сообщение ……………………………………………………….. | |
40. | Создать правила для обработки сообщений ……………………………..... | |
41. | Настроить дополнительные параметры (по цвету и представлению) по обработке входящих сообщений …………………………………………… | |
42. | Настроить дополнительные параметры (по нежелательной почте) по обработке входящих сообщений ……………………………………………… | |
43. | Создать список рассылки сообщений ……………………………………… | |
Раздел VI. Дополнительные возможности программы ……………............ | ||
44. | Выполнить поиск сообщения по его названию ……………………………. | |
45. | Выполнить поиск сообщений на диске по содержанию с временным ограничением …………………………………………………………………... | |
46. | Экспортировать информацию из сообщения Outlook в Excel ……………. | |
47. | Импортировать информацию из сообщения Excel в Outlook …………...... | |
48. | Настроить автоматическую архивацию сообщений ………………………. | |
49. | Выполнить настройку ручной архивации ………………………………...... | |
50. | Назначить собрание для коллективной работы в Outlook ………………... | |
Заключение …………………………………………………………………... |
|
|
|
|