При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа (см. Пример 13). При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).
Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:
- инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;
- наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;
- иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
- улица,
- номер дома,
- офис или квартира (в случае наличия в адресе),
- населенный пункт (обычно это город),
- могут указываться район и область,
- может стоять наименование страны,
- почтовый индекс пишется в обязательном порядке.
Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.
|
|
Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте – они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.
А теперь рассмотрим примеры оформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:
- организации (см. Пример 4) с указанием почтового адреса;
- ее структурному подразделению (см. Пример 5);
- должностному лицу (см. Пример 6);
- частному лицу (см. Пример 7) с указанием его почтового адреса.
Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).
В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.
|
|
Пример 4
Общероссийская общественная организация
малого и среднего предпринимательства
«ОПОРА РОССИИ»
Новая площадь, дом 8, стр. 2,
г. Москва, 109012
Пример 5
Центральный банк Российской Федерации
Департамент регулирования, управления и
мониторинга платежной системы
Пример 6
Генеральному директору
ЗАО «Перекресток»
Р.И. Светофорову
или
ООО «Метеопрогноз»
Главному бухгалтеру
Ю.А. Безоблачной
Пример 7
Перепелкину Ю.М.
Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,
г. Нижний Новгород, 603098
Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям:
- адресовать его обобщенно или
- направить каждому отдельно.
В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».
Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».
Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.
Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должностного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие – запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.
Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии.
1. Русские и иностранные фамилии, которые оканчиваются на согласный звук, склоняются, если принадлежат лицам мужского пола (Лерман – Лерману, Народович – Народовичу, Цайзер – Цайзеру, Ниденс – Ниденсу, Петреляк – Петреляку). Но не склоняются, если принадлежат женщинам (Марии Лерман, Елене Народович, Ксении Цайзер, Валерии Ниденс, Анне Петреляк). Исключением из правила могут быть фамилии, принадлежащие мужчинам при совпадении с названием животных (Евгению Жук, Николаю Стриж).
2. Фамилии финно-угорской языковой группы не склоняются (Юрию Сакнынь, Владимиру Кайконен).
3. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на ударный гласный звук (Игорю Вайно), и фамилия Фонда не склоняются.
4. Славянские (польские и чешские) фамилии на -ски, -ы не склоняются (Леониду Левински, Анне Закорны).
5. Грузинские и японские фамилии как правило, склоняются (Окуджаве, Куросаве).
6. Фамилии на -аго (-яго), -ово, -ых (-их) не склоняются (Белых, Задорожных, Непраго).
7. Украинские фамилии на -ко (-енко) не склоняются (Нечипуренко, Саенко).
8. В корейских, вьетнамских, бирманских именах и фамилиях склоняется последняя часть, если она оканчивается на согласный звук (Ким Ир Сену).
9. В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе употребляется как фамилия (Соловьеву-Седову), и не склоняется, если не является фамилией (Арсению Билль-Белоцерковскому, Виктории Грум-Гржимайло).