Вопросы к экзамену по дисциплине

«Организация и технология документационного обеспечения управления»

1. Понятия «делопроизводство, «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Определение терминов в государственном стандарте. Принципиальные отличия понятия ДОУ от делопроизводства

2. Факторы, влияющие на организацию и технологию ДОУ в учреждениях различных уровней управления (характер деятельности предприятия, его размеры, объем документооборота предприятия, степень технической оснащенности службы ДОУ, наличие подведомственной системы).

3. Организационные формы службы ДОУ. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.

4. Цель, основные задачи и функции службы ДОУ.

5. Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления. Состав типовых структур службы ДОУ.

6. Функции подразделений по документационному обслуживанию.

7. Типовые и индивидуальные положения по службе ДОУ, состав информации, порядок разработки и утверждения.

8. Нормативные документы, определяющие должностной состав службы ДОУ. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

9. Характеристика основных категорий служащих (руководители, специалисты, технические исполнители).

10. Квалификационные характеристики должностей работников службы ДОУ (документовед, делопроизводитель, секретарь, инспектор по контролю, заведующий канцелярией - по выбору).

11. Должностная инструкция как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работника, состав информации, порядок разработки и утверждения. Должностная инструкция документоведа.

12. Определение численности делопроизводственного персонала. Различные подходы к определению численности делопроизводственного персонала. Основные факторы, определяющие численность работников службы ДОУ.

13. Управление документацией в Российской Федерации. Законодательная и нормативная база по вопросам развития ДОУ.

14. Корпоративное регулирование ДОУ.

15. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) - основной нормативный акт по регламентации организации и технологии ДОУ. Типовые и индивидуальные инструкции. Порядок их разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения.

16. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Методика разработки Табеля.

17. Альбом форм документов организации. Этапы разработки Альбома.

18. Научная организация труда (НОТ). Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы. Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест.

19. Порядок хранения печатей и штампов и правила пользования ими.

20. Определение понятия «документооборот». Основные требования к документообороту. Общие принципы и методические основы организации документооборота.

21. Структура и общая характеристика документопотоков.

22. Объем документооборота учреждения. Объективные и субъективные факторы, влияющие на рост документооборота. Пути сокращения объема документооборота.

23. Определение понятия «входящие документы». Общая организация работы с входящими документами. Прием документов, доставка их с почтового узла (получение по другим каналам).

24. Первичная обработка (распаковка, сортировка) входящих документов.

25. Предварительное рассмотрение и распределение входящих документов.

26. Рассмотрение входящих документов руководством учреждения и направление их на исполнение.

27. Доставка входящих документов исполнителям, порядок их приема и передачи.

28. Работа исполнителя с входящими документами. Этапы исполнения документов.

29. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами.

30. Порядок обработки отправляемых документов. Получение указания на разработку документа. Этапы исполнения документов.

31. Согласование и подписание исходящих документов.

32. Экспедиционная обработка исходящих документов.

33. Определение понятия «внутренние документы». Общая организация работы с внутренними документами.

34. Получение указания на разработку внутреннего документа. Разработка проекта документа.

35. Порядок согласования внутренних документов. Оформление окончательного варианта документа.

36. Удостоверение документа. Способы удостоверения документов.

37. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов.

38. Графическая оперограмма движения документов.

39. Регистрация как составная часть технологии ДОУ. Цели и принципы регистрации документов.

40. Места регистрации документов. Централизованная и децентрализованная регистрация.

41. Характеристика современных регистрационных форм. Журнальная форма регистрации документов, состав информации и порядок их заполнения. Преимущества и технологические недостатки журнальной формы.

42. Карточная формы регистрации. Виды картотек. Методики их создания и применения.

43. Автоматизированная (компьютерная) регистрационная форма.

44. Индексация документов в условиях традиционной обработки документов.

45. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Организация работы по контролю.

46. Функции службы ДОУ по контролю за сроками исполнения документов.

47. Типы контроля. Виды контроля.

48. Основные этапы технологического процесса контроля исполнения документов.

49. Причины неисполнения документов в срок. Методика организации контроля исполнения документов в делопроизводственной службе.

50. Сроки исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю.