Рабочая инструкция позволяет точно узнать "Как?" выполнить задание или отдельный вид деятельности, соответствующий четко обозначенному участнику.
Рабочая инструкция - это результат процедуры (уровень 2). Однако, зная, что описываемое задание или деятельность могут быть общими, т.е. используемыми несколькими различными процедурами, важно правильно определить предмет и область применения рабочей инструкции.
Для этого инструкция обязательно должна иметь определенно выраженное название. Например, "Составить предложение цены", "Разработать анкету набора сотрудников", "Соединить электронные составляющие", "Подготовить комнату пациента", "Открыть счет клиента"...
Обозначив назначение инструкции, нужно определить ответственного исполнителя и детализированные операции, которые должны быть выполнены хронологически. Также надо формализовать то, что запускает команду (первоначальный факт или команда предыдущего этапа) и то, что ее заканчивает (конец или следующая команда).
Наконец, нужно систематически уточнять инструменты (материалы или документы), которые позволяют выполнять разные операции.
В следующих главах мы рассмотрим, с одной стороны, этапы создания, а с другой - правила, которые необходимо соблюдать, чтобы описать рабочие инструкции. Рабочая инструкция обязательно должна отвечать трем правилам структурирования (см. параграф 4.3.3.):
- инструкция включает всегда только одного участника,
- изображены все необходимые средства (материальные инстру-менты и документы),
- операции, присутствующие в команде, соединены хронологически
(сверху вниз).
Рабочая инструкция должна быть очень подробной и определять все необходимые операции для выполнения задания или описываемой деятельности. Если число операций очень велико и перегружает инструкцию, необходимо создать вторую инструкцию, чтобы обеспечить читаемость и оперативный характер документа.
142 Описание процедуры (Уровень 3) 143
Чтобы обозначить начало и конец инструкции, также как и входящую и выходящую информацию, достаточно обратиться к процедуре (или процедурам), которые соответствуют данной инструкции и команде.
Если никакая процедура не была составлена по отношению к инструкции, только знания и опыт оператора позволят обозначить эти элементы.