2015-04-20
631
Высший пилотаж среднесрочного планирования — точно
определять еженедельный бюджет времени на крупную за
дачу, чтобы гарантированно уложиться в сроки. Например:
вам нужно написать большую статью, книгу, диссертацию,
положение о подразделении, бизнес-план развития регио
на... Сколько времени нужно еженедельно или ежедневно
выделять на задачу, чтобы не превратить ее из важной, но
не срочной в горящую и авральную?
Вспомним простой подход, многим хорошо известный
подготовке к экзаменам. Примерно так: «На подготовку у
меня есть 10 дней, нужно подготовить 40 билетов. На каж
дый билет нужно потратить минимум час. Таким образом,
каждый день мне нужно выделять на подготовку 4 часа».
Алгоритм следующий:
— Определили общий объем работы в любом измерителе
(40 билетов).
— Определили производительность труда (1 билет в час).
— Через производительность труда связали сроки и бюд
жет времени (нужно выделять 4 часа в день).
Аналогично вы можете поступить с любой крупной за
|
|
|
дачей, например: «Мне нужно подготовить документацию
по 20 товарным позициям за 10 дней. На работу с одной
товарной позицией уходит около часа. Значит, в день нужно
выделять на эту работу 2 часа».
Таким образом, вместо абстрактного «к середине сентяб
ря» у вас появляется очень конкретное «нужно выделять 2
часа в день» или «8 часов в неделю». Это гораздо сильнее 
Планирование: как укладываться в сроки
91
мотивирует и при этом дает возможность четко отслеживать,
укладываетесь вы в плановые сроки или нет.
Связку сроков и бюджета времени можно автоматизиро
вать. Расскажу эту технику на примере книги, которую вы
держите в руках.
Пройдем еще раз три шага алгоритма:
1. Определите общий объем задачи в каком-либо измери
теле — страницы, главки, пункты... Для книг и статей удоб
но применять количество знаков. Эта величина наверняка
сначала будет приблизительной — ничего страшного, будете
корректировать ее по ходу дела.
2. Определите производительность труда. Для этого фик
сируйте длительность и результативность каждой рабочей
сессии. Рекомендую это делать в Excel либо в Outlook с пос
ледующим экспортом в Excel. Например, вот выдержка из
моего реального хронометража проекта «П-книга» (т.е. «по
пулярная книга», в отличие от первой книги, написанной в
более строгом жанре):
П-книга:
и «кайрос» СПб: кафе
5900
23.03.2005 15.45
1.15
П-книга: «жесткие» встречи
П-книга: «гибкие»
и задачи
П-книга: как планировать
в ежедневнике
П-книга: планирование: кейс
П-книга: планирование: кейс
Ниж. Новг: поезд 7900
самолет 6400
муз. 4200
|
|
|
обед 4300
самолет 3700
23.03.2005 19.00
28.03.2005 20.00
29.03.2005 23.00
30.03.2005 14.30
31.03.2005 8.15
1.30
1.00
1.00
0.30
1.00
В первой колонке — краткое обозначение части работы
(в данном случае — главы). Далее — поля «Место», коли
чество знаков, время начала задачи, длительность. Данные
экспортированы из Outlook, поэтому не пугайтесь слож
ности цифр: они формируются автоматически при экспорте 
92 Глеб Архангельский. Тайм-драйв
в Excel, я лишь фиксирую в календаре продолжительность
работы над задачей.
— С помощью производительности труда свяжите сроки
с еженедельным бюджетом времени. Например, вот
реальная выдержка из
написания этой главы:
400 000 необходимый объем (в знаках) 000
118500 выполненный объем
281500 оставшийся объем
20 20 затрачено часов
68 68 осталось часов
9 осталось недель - - работы работы
8.5 8.5 осталось недель - - до конца осталось недель до конца
книги на момент
сделанный объем - в %: объем 30 30 %:
4122 знаков в час: 4122
бюджет часов в неделю: 8 бюджет часов в неделю:
Полужирным выделены два показателя, вводимые вруч
ную: прогнозируемый объем работы и бюджет времени,
который я предполагаю выделять на нее в неделю. Все ос
тальное автоматически вычисляется в Excel. «Выполненный
объем» и затраченное количество часов вычисляются сум
мированием показателей предыдущей таблицы. Делением
одного на другое получается производительность труда —
4122 знака в час. На основе этого показателя вычисляют
ся ключевые параметры для прогнозирования (выделены
заливкой):
— Осталось часов (при нынешней производительности
труда).
— Осталось недель работы (при заданном нами бюджете
часов в неделю).
— Осталось недель до календарного срока завершения
проекта (вычисляется с помощью автоматических
операций с сегодняшней датой и введенной в особом
поле плановой датой завершения проекта). 
Планирование: как укладываться в сроки 93
Такая таблица дает возможность легко отслеживать «про
гресс» в работе над задачей и, самое главное, — прогнози
ровать сроки ее завершения. Очень важная функция: можно
«играть» показателем «бюджет часов в неделю». Например:
к какому месяцу работа завершится, если тратить на нее в
неделю столько времени, сколько трачу сейчас? А если доба
вить в неделю пару часов за счет снижения приоритетности
других работ? И т.д.
Благодаря этой таблице мы получаем крайне важную
вещь: автоматическую связь сроки исполнения задачи и бюд
жета времени, выделяемого на эту задачу в неделю. Одно
дело — в Outlook создавать на видном месте задачу «Попу
лярная книга: закончить рукопись к концу июля», и совсем
другое — создавать задачу «Популярная книга: выделять
8 часов в неделю». Вторая запись гораздо более жесткая,
обязывающая и мотивирующая.
У этой техники есть ограничения. Если задача достаточно
неоднородна (например, некоторые разделы бизнес-плана
значительно более трудоемки, чем остальные), методику при
дется применять к ее разнородным частям по отдельности.
Практика показывает, что творческий характер работы
совершенно не препятствует прогнозированию и планиро
ванию. Да, сегодня я могу за час написать две страницы,
а завтра — семь. Но как только количество записей перева
ливает за
— показатель «средняя производительность
труда» становится достаточно точным. Соответственно,
становится весьма точным прогноз сроков завершения
задачи.
Будете ли вы использовать более формализованный и
сложный способ либо более простой — дело вкуса и удобс
тва. Важно, что в обоих случаях вы приобретаете репутацию
пунктуального и надежного человека. Такого человека, ко
торый даже крупную интеллектоемкую творческую работу
|
|
|
способен выполнять в плановые сроки. 
94 Глеб Архангельский. Тайм-драйв
