Время в командировках

Командировка, дорогой читатель, это не бич Божий, ниспос­

ланный на нас начальством, «чтобы жизнь медом не каза­

лась». Это прекрасный «кайрос» для плотной эффективной

работы. Смотрите сами:

— Много времени в самолете или поезде — прекрасного

времени, в которое не отвлекают телефонные звонки,

заглядывающие

зор и

холодильник с едой, телеви­

— «Мобилизационный режим» (чужой город, жизнь вне

дома, жесткий ритм встреч) сам по себе настраивает

на плотную работу.

Важно время командировки грамотно использовать, а для

этого стоит не расслабляться под предлогом командировки.

Предлагаю вашему вниманию несколько простых рекомен­

даций:

— Определите и используйте «кайросы»: посетить Ниже­

городский кремль, в обеденный перерыв на конфе­

ренции пообедать не просто так, а с потенциальным

заказчиком, к командировке в Алма-Ату добавить

денек на отдых в горах на Медео, и т.д.

Пример такого использования «кайросов». Группа «Русский стан­

дарт», проект
ТМ на Outlook для топ-менеджеров. Помощ­

ник председателя совета директоров настраивает категорию «Мес­

та». В ней лежат все задачи, привязанные к городу, но не к жестко­

му времени. Например: «Когда Рустам будет в Париже, ему нужно

встретиться с таким-то и таким-то. Когда в Майами - с таким-то...»

При поездке Рустама Тарико в любой город эта категория просмат­

ривается, и кроме плановых встреч, ради которых происходит поез­

дка, попутно решаются все дополнительные связанные с этим горо­

дом вопросы.

— Запланируйте работы на транспортное время. Само­

лет и поезд очень хороши для работы над долгосроч­

ными приоритетными задачами, на которые в рабо­

чей текучке не хватает времени. Для дополнительной

настройки себя на работу или отдых добавьте музыку

(с ноутбука, плеера, цифрового диктофона). Обяза­

тельно распределите литературу к чтению: сложное

и важное — в самолете, деловой журнал — во время

досмотра и в аэропортовском автобусе и т.п. Если

нет смартфона или ноутбука для хранения большого

количества книг — распечатайте несколько глав. Распе­

чатки, как и журналы, по прочтении можно выбросить,

что уменьшит вес ваших вещей во время обратной

дороги.

— Запланируйте отдых и работу на вечера. Напри­

мер, типовой сценарий отдыха: ужин, полчаса про­

гулка, полчаса спокойная книга. Если ваша работа

в командировке была связана в основном с людьми

и потратила много эмоционального ресурса, книгу

лучше использовать не художественную, а что-нибудь

спокойно-интеллектуальное. Если командировка дли­

тельная — используйте солярий, тренажерный зал,

бассейн. Работа на вечер — скорее всего умственная,

не эмоциональная (с документами, цифрами и т.д.)

Принцип тот же, что и в отдыхе: в ходе рабочего дня

вы скорее всего потратили много эмоционально-энер­

гетического ресурса.

Ну и самое главное — собственно цели командировки.

Согласитесь, «провести переговоры в «Регионнефтегазе» и

«заключить наконец-то договор» — две разные вещи.

Приведу пример «наполнения командировки» из личного опыта. Ре­

гиональный заказчик очень хотел разбить тренинг на 3 вечерних

сессии и готов был за это хорошо платить. Оставшееся время я за­

полнил переговорами и презентациями. Одна из презентаций была

на градообразующем предприятии, лидере российского рынка.

После презентации ко мне подошел
«Я заказал для

своего департамента тренинг по тайм-менеджменту, он запланиро­

ван на ближайшую субботу. Я вижу, что ваша технология лучше, чем

у той компании, у которой мы заказали. Подписать с ними договор

мы еще не успели - согласитесь ли вы провести у нас тренинг?»

В субботу я провел тренинг. Для предприятия численностью око­

ло 10 тысяч человек срок в 4 дня от запроса до тренинга был абсо­

лютным рекордом в моей практике. Везение? Отчасти да. Но пра­

вильно сказал кто-то из великих: если работать по 14 часов в сутки,

везение и удача не заставят себя ждать.

И еще несколько простых чисто технических советов по

организации командировки:

— Заведите командировочный комплект — пакет с гиги­

еническими принадлежностями (зубные паста-щетка,

бритва, расческа и т.д.) и полезными техническими

мелочами (швейный набор и т.п.). При этом подби­

райте максимально легкие и компактные упаковки (не

тяжелый шариковый дезодорант в стеклянном флаконе,

а легкий сухой в пластмассовом и т.п.). Стоит купить

второй зарядник к мобильному телефону и положить

туда же. Главная польза такого комплекта — экономия

времени при сборах, вам не нужно собирать зубные

щетки и расчески, а после приезда — выкладывать их

из чемодана в ванную комнату. Командировочный

комплект
что вы ничего нужного не забу­

дете, а также снижение веса и занимаемого объема.

— Никакого багажа в самолетах. Подберите дорожный

чемодан оптимального размера: так, чтобы он вмещал

все необходимое, но при этом чтобы его пропускали

в самолет в качестве ручной клади. Сэкономите массу

времени на сдаче и забирании багажа.

— Запаситесь избытком информации. Как и при плани­

ровании встреч, не забудьте записать все мыслимые и

немыслимые телефоны (контрагента, его заместителя,

секретаря, диспетчерской, которая пришлет за вами

машину, и т.п.), адрес гостиницы и номер брони и т.п.

Не рассчитывайте на то, что дела будут идти по плану,

будьте готовы ко всему.

Побывав в командировке в каком-либо городе, заведите

в Outlook (в форме задачи или заметки) «карточку города».

Можно также сделать это на бумаге, тогда это скорее будет

«уголковая» папка А4. Она может включать в себя:

— Контакты постоянных контрагентов (телефоны,

адреса). Даже если сейчас едете не к ним, в случае чего

они

— Координаты гостиниц, хотя бы тех, в которых вы уже

бывали (не поленитесь взять рекламку/визитку и поло­

жить в папку города).

— Телефоны служб доставки еды, авиабилетов и т.п. Не

полагайтесь на «Желтые страницы» в номере гости­

ницы — металлопрокат там обычно найти гораздо

легче, чем доставку пиццы или суши. Особенно

важны телефоны служб заказа такси, не полагайтесь

на ТМ-навыки штатного водителя ваших местных

партнеров.

— Пересчет валют (для ближней и дальней заграницы),

важные цены и длительности («от Крещатика до аэро­

порта «Борисполь» столько-то гривен и столько-то

минут, если без пробок»).

— Полезные заметки («Многие украинцы очень трепетно

относятся к формулировке «в Украине» вместо «на

Украине»).

Побывав в любом городе, заводите себе такой личный

мини-путеводитель. Займет это несколько минут, а вот при

следующей поездке вас или вашего коллеги времени сэко­

номит массу, особенно в случае форс-мажоров.

Можно даже завести корпоративную базу мини-путеводи­

телей. Именно для этого личные мини-путеводители лучше

сразу создавать в электронном виде.