Заполнение таблицы данными

Для вставки записей в таблицу маркируйте имя таблицы в окне базы данных и щёлкните по кнопке Открыть. Если в данный момент открыто окно конструктора таблиц, следует установить режим таблицы, вызвав команду Режим таблицы из меню Вид или щелкнув по кнопке таблицы (первая слева кнопка) панели инструментов.

Примечание. С помощью меню Вид можно в любой момент переключиться из режима таблицы (Режим таблицы) в режим конструктора (Конструктор) и обратно. Переключение можно выполнить и с помощью первой кнопки на панели инструментов. Изображение на ней меняется в зависимости от режима, в котором находится таблица: в режиме конструктора на ней изображена таблица, а в режиме таблицы – конструктор. Разумеется, вводить и редактировать записи можно только в режиме таблицы.

В режиме таблицы переход к следующему полю осуществляется с помощью клавиши [Tab], а переход к предыдущему – с помощью комбинации [Shift + Tab]. Посредством клавиш управления курсором [↑] и [↓] выполняется перемещение между строками таблицы. После окончания ввода записи и нажатия клавиши [Tab] Access автоматически сохранит только что введенную запись в файле.

Перемещение от записи к записи с помощью клавиш управления курсором в больших таблицах может занять много времени. Существует ещё несколько способов позиционирования курсора на новой записи.

1. Выберите команду Ввод данных из меню Записи. Access активизирует пустую запись. Если для некоторых из входящих в таблицу полей заданы значения по умолчанию, то новая запись будет содержать эти значения.

2. Выберите команду Новая запись из подменю ПерейтименюПравка, чтобы перейти к пустой записи в конце таблицы.

Подменю Перейти менюПравкасодержит и другие допустимые позиции перехода. В каждую из указанных позиций можно переместиться, щелкнув мышью на имени соответствующей команды в подменю или посредством комбинаций клавиш. В табл. 1.6 перечислены позиции, в которые можно перейти, а также комбинации клавиш, позволяющие выполнить необходимый переход.

Таблица 1.6

Установите курсор в любое поле пустой записи, выполнив щелчок мышью. Теперь введем несколько записей. Ограничимся различными моделями Toyota Corolla с вариациями дополнительного оснащения. Вид готовой таблицы показан на рис. 1.12.

Рис. 1.12. Заполненная таблица

После установки указателя мыши в первую ячейку первой строки в полях, для которых определены стандартные значения, автоматически появятся указанные пользователем значения: значения 4 в полеКоличество дверейи значение Ручная в поле Коробка передач.

Если необходимо изменить значения в поле, содержащем значение по умолчанию, следует щелкнуть в нем мышью и ввести новое значение. Кроме упомянутых выше стандартных упаковок, в полеСпецификациямодели следует ввести значение Нет, которое будет использоваться по умолчанию. Выбор этого значения обусловлен тем, что большинство моделей являются стандартными. При необходимости значение Нет можно изменить на значение Да.

В поля Заводская цена, Транспортные издержки и Предпродажная подготовкавведите числа без точек и запятых. Access автоматически устанавливает для этих чисел денежный формат. Формат валюты зависит от установок для страны в системе Windows.

Чтобы заполнить таблицу, введите следующие пять записей:

Если вы пожелаете, можете дополнить таблицу моделей, воспользовавшись новым каталогом фирмы Toyota.

Открыв таблицу в следующий раз, вы увидите, что Access отсортировал записи по полю первичного ключа, т.е. по коду модели. Запись с наименьшим кодом модели стоит первой (Corolla Kombi; Код модели 12410), несмотря на то, что она была введена последней.