2015-05-10
514
Традиционно исходили из следующих посылок, восходящих еще к Адаму Смиту. Исполнители имеют низкий уровень квалификации, у них недостаточно времени и возможностей его повысить. Из этого неизбежно следует, что задания, поручаемые исполнителям, должны быть достаточно простыми и понятными. Однако, простые задания при их связывании с помощью иерархической организационной структуры приводят к сложным информационным процессам, а вместе с тем к неэффективности, неудобству и большим затратам.
Для того чтобы удовлетворять современным требованиям качеству, сервису, гибкости и низким затратам, процессы должны быть простыми.
Характерными свойствами, присущими современным информационным процессам являются:
Объединение нескольких работ в одну. Наилучшим вариантом
такого объединения является тот, когда все работы выполняет
один сотрудник. В других случаях создается группа сотрудников
ответственных за весь информационный процесс. При этом ис
ключается подчинение сотрудников различным подразделениям.
Такой прием в практике называют горизонтальным сжатием ин
формационного процесса. Благодаря этому уменьшается количе
ство ошибок и отпадает необходимость держать специальных со
трудников для устранения ошибок. Кроме того улучшается
управляемость за счет уменьшения количества сотрудников и
четко распределенной ответственности между ними.
|
|
|
Вертикальное сжатие информационных процессов происходит за
счет того, что в тех узлах процесса, где при традиционной орга
низации работ сотрудник должен обращаться к управленческой
иерархии, принимающей решения, сотрудник принимает реше
ние самостоятельно. В результате вертикального сжатия умень
шаются временные задержки, снижаются затраты, ускоряется ре
акция на запросы клиента и увеличиваются полномочия сотруд
ников.
Выполнение этапов информационного процесса в естественном
порядке, т.е. там, где это возможно этапы работы выполняются
параллельно, что ускоряет выполнение всего процесса. При этом
также сокращается время на устранение несоответствий между
предыдущими и последующими этапами процесса.
Наличие различных версий процесса в зависимости от ситуации
и состояния внешнего окружения. Поэтому новые информацион
ные процессы в отличие от традиционных являются ясными и
простыми, так как каждый вариант ориентирован только на одну
соответствующую ему ситуацию. Благодаря этому не приходится
учитывать различные исключения и частные случаи, что имеет место в традиционных информационных процессах. З.Выполнение информационных работ там, где наиболее целесообразно, ускоряет традиционную организацию работ вокруг специалистов, сгруппированных в тематические подразделения и взаимодействующих друг с другом часто в письменной форме. Смещение информационных работ между границами подразделений устраняет излишнюю интеграцию и приводит к повышенной эффективности информационного процесса.
|
|
|
6.Выбор экономически целесообразного режима контроля и управ
ляющего воздействия с учетом того, что они непосредственно не
производят материальных ценностей. На практике часто оказы
вается, что затраты на проверки и управляющие воздействия
превосходят стоимость потерь, которые бы имели место при от
сутствии проверок и воздействий. Здесь необходим сбалансиро
ванный подход: вместо контроля всех выполняемых работ, агре
гировать их и контролировать и воздействовать на комплексы
работ.
7.Минимизация количества согласований, не производящих непо
средственных ценностей, осуществима на основе сокращения
внешних точек контакта с функциональными элементами орг
структуры и клиентами компании. Точки контактов должны быть
заранее обоснованы. Исключение ненужных согласований доку
ментов существенно повышает эффективность работы управлен
ческих подразделений.
8.Назначение менеджера, уполномоченного за обеспечение кон
такта заказчика, применяется в тех случаях, когда этапы процесса
либо сложны, либо распределены таким образом, что интеграция
их силами группы сотрудников невозможна. Такой менеджер яв
ляется своеобразным буфером между сложным процессом и за
казчиком. Этот менеджер ведет себя так, как если бы он был от
ветственным за весь информационных процесс. Поэтому он дол
жен быть способен отвечать на вопросы заказчика и решать его
проблемы. Для выполнения этой роли менеджер должен иметь
доступ ко всем информационным системам, используемым в
этом процессе, и ко всем исполнителям.
9.Использование смешанного централизованно-децентрализованного
подхода в управлении дает возможность компании действовать и на
уровне ее подразделений полностью автономно, сохраняя при этом
возможность пользоваться централизованными данными. При этом
появляется возможность устранить бюрократические структуры и
повысить качество обслуживания. Чтобы избежать рассогласован
ности в действиях подразделений компании должны иметь центра-
лизованную базу данных, доступную всем подразделениям, что с одной стороны, не препятствует автономной работе подразделений, а с другой - позволяет координировать свои действия без бюрократического аппарата.
7.5. Роли, обязанности и ответственность сотрудников компании в технологии управления, основанной на процессах
В технологии управления, основанной на процессах выделяют пять типовых ролей сотрудников: президент, владелец ресурса, владелиц процесса, лидер процесса и оператор процесса. Каждый конкретный человек может выступать в одной роли или сразу в нескольких.
Типовым ролям сотрудников предписываются следующие обязанности.
Президент:
определяет и реализует долгосрочные и оперативные цели компании;
определяет стратегию хозяйственной деятельности;
осуществляют общий контроль за бюджетом и финансовой
деятельностью;
- обеспечивает развитие хозяйственной деятельности и
организационной структуры компании;
- назначает владельцев ресурсов и владельцев процессов;
- осуществляет контроль деятельности владельцев ресурсов и
владельцев процессов.
Владелец процесса:
- назначается для каждого информационного процесса в компании;
- обеспечивает, чтобы процесс соответствовал стратегии
хозяйственной деятельности;
определяет интерфейс процесса на основе объектов, участвующих в
данном процессе;
определяет цели процесса и обеспечивает их достижение;
|
|
|
планирует общий бюджет процесса;
назначает лидеров экземпляров процесса;
распределяет ресурсы для процесса и заключает соглашения с
операторами процесса;
участвует в долгосрочном планировании потребностей в ресурсах;
обеспечивает развитие процесса и улучшение его качества.
Владелец ресурса:
распределяет ресурсы на различные процессы;
разрешает конфликты, возникающие при распределении ресурсов;
заключает соглашение с сотрудниками (операторами ресурсов) и
обеспечивает каждого из них планом индивидуальной работы;
ведет проверку компетентности своего персонала и обеспечивает
повышение квалификации;
- принимает на работу операторов;
- поддерживает сотрудников при разрешении конфликтов по
использованию ресурсов и т.п.
Лидер процесса:
- несет ответственность за конкретный экземпляр процесса;
- обеспечивает эффективное выполнение конкретного экземпляра
процесса в соответствии с бюджетом;
- согласует с владельцем процесса возможные поправки или
изменения в конкретном процессе;
- осуществляет оперативное планирование и управление ресурсами;
- выявляет и разрешает конфликты совместно с операторами процесса,
владельцем ресурсов и владельцем процесса;
- подписывает соглашение с операторами процесса.
Оператор процесса:
- определяют перечень своих работ и заключают договора в одном
или нескольких процессах компании;
- требуют заключения и выполнения всех соглашений, необходимых
для функциональной деятельности;
- составляют совместно с лидерами процессов подробные
индивидуальные планы;
- выполняют работы в конкретных процессах;
- следят за своим профессиональным ростом.
Обязательства и профессиональный рост каждого сотрудника в компании могут регулироваться различными соглашениями, в том числе следующими:
Личный план профессионального роста, описывающий виды обу
чения и возможные продвижения в компании на ближайшие один - три года.
План участия в процессах, указывающий, какой процент времени
сотрудник затрачивает на участие в различных процессах в течении года.
|
|
|
Соглашения, определяющие условия, на которых сотрудник обя
зуется выполнять работы.
Форма типичного плана участия в процессах содержит: название процесса; процент времени, которое затрачивается на него; задачи, которые он решает, и имя владельца процесса.
7.6. Информационная культура
Под информационной культурой понимается уровень практического достижения развитости информационного взаимодействия и всех информационных отношений. Культура - это мера совершенства в оперировании любой необходимой информацией. Информационную культуру определяют виды и разновидности культур, приведенные в табл. 7.2.
Таблица 7.2. Виды и разновидности культур, составляющих информационную культуру
| Виды культур | Разновидности культур |
| Информационно-технологическая | Ведения баз данных для оперативного управления. Представление информации. Ведения коммуникационного диалога. Ведения многофункциональности и гибкости информационной системы. Сбора, обработки, передачи, хранения и выдачи информации. Общение между специалистами и пользователями компьютерных систем |
| Организационная | Работы с документами. Разработки и использования норм, нормативов и стандартов. Ведения телефонных переговоров |
| Социальная | Производственной среды в аппарате управления. Социальной защиты персонала. Деловой одежды |
| Правовая | Информационного партнерства. Использование прав пользователями ЭВТ. Права по использованию баз данных. |
| Техническая | Использование оргтехники. |
| Экономическая | Хозяйствование экономического и финансового анализа. |
| Эргономическая | Организации рабочих мест. Содержание помещений. Работы пользователей ЭВТ и средств связи. |
| Информационной безопасности | Ведения плана безопасности. Идентификации пользователей. Использование механизма информационной безопасности. |
Информационная культура в свою очередь является продуктом разнообразных творческих способностей людей и проявляется в следующих аспектах:
- конкретных навыках по использованию технических средств;
- способности использовать в своей деятельности компьюте
ризированную технологию;
- умение извлекать информацию из различных источников,
представлять ее в понятном виде и уметь эффективно использовать;
- овладении основами аналитической переработки информации;
- умение работать с различными видами информации;
- знании особенностей информационных потоков;
- использовании правовых аспектов, обеспечивающих
информационные процессы;
- владении основами эргономической и информационной безопасности.
Элементами информационной культуры являются определенные требования и правила, обусловленные принципами и нормами морали, права, техническими нормами и конкретными обстоятельствами.
Моральные нормы будучи более обширными и обстоятельными,
чем другие нормы, применяются к более широкому кругу общественных
отношений. Основное назначение морали - обеспечить социальное пове
дение человека, предотвратить нарушение им интересов общественного
долга. Наиболее общие из нравственных норм обозначаются в этике, как
нравственные принципы.
Правовые требования к информационной культуре отражены в
государственно-правовых документах в виде положений, правил и поста
новлений.
Эстетические требования обуславливают непосредственный ре
зультат эстетического восприятия эстетического переживания, в котором в
эмоциональной форме выражается эстетическая оценка воспринимаемого
объекта. Эмоциональным выражением понятий являются эстетические
чувства, среди которых на первом месте чувство красоты.
Требования технической эстетики конкретизируются в эстетиче
ские требования применительно к среде, в которой осуществляется управ
ление. Такие требования распространяются на предметы материального
мира, в окружении которых осуществляется управление.
Архитектурные требования имеют целью создание наиболее ра
циональных по конструкции и планировке помещений информационной
деятельности.
К числу требований экономического характера относятся стои
мость, рентабельность, производительность труда, эффективность работы
и т.п. Разумное вложение средств в организацию информационного про
цесса совершенствует, упрощает выполнение управленческих операций и
дает положительный эффект с позиций информационной культуры.
Технологические требования предполагают учет таких факторов,
как строгое внутренне единство указаний, даваемых исполнителям, инди
видуальный подход к сотрудникам, способность вырабатывать и поддер
живать новые идеи. Данные требования необходимо учитывать во всех
формах и стадиях управления, так как это способствует облегчению про
цесса управления.
Санитарно-гигиенические требования включают нормальное ос
вещение и вентиляцию, создание оптимальной температурной и влажной
среды в служебных помещениях, поддержание хорошего физического са
мочувствия сотрудников.
Учет элементов информационной культуры во всем многообразии информационной деятельности позволяет поднять уровень управленческо-
го труда и упростить процесс управления, улучшить условия труда, сделать более четкой и слаженной работу, повысить дисциплину труда.
К основным принципам информационной культуры относятся следующие:
Комплексный подход к решению информационных проблем
управления. Этот принцип обусловлен тем, что объект управления пред
ставляет собой сложный механизм, в котором могут переплетаться техни
ческие аспекты производства (оборудование, технология, люди); экономи
ческие (формы хозрасчета, материального стимулирования, и др.), органи
зационные формы (формы и методы управления и организации труда) и
социально-психологические (трудовой коллектив, условие труда, кон
фликтные ситуации, стиль управления, режим работы и др.).
Постоянное упорядочение информационной системы в направ
лениях: технология, процессы управления, структура и потоки информа
ции, методы управления, положения о структурных подразделениях и
должностные обязанности сотрудников.
Философия определяется взаимоотношением разработчиков и
заказчиков информационной системы.
Использование прогрессивных форм организации сотрудников:
ритуалы, коммуникации, манеры поведения, проявление почтительности.
Правила игры, обеспечивающие преуспевание внутри организа
ции и во внешней среде.
Уважение прав личности путем поощрения свободного обмена
информацией.
Достаточные удобства для пользователей всех видов, общаю
щихся с электронно-вычислительной техникой в интерактивном режиме.
8. Обеспечение безопасности и защиты информации.
Принципы информационной культуры взаимозависимы, развитие
каждого из них определяется его местом и ролью в системе, характером и содержанием взаимосвязи с другими принципами.
Таким образом, если рассматривать информационную культуру с методологических позиций, то она должна входить в понятие науки управления, которая по общему признанию имеет комплексный характер знаний и состоит из сведений, относящихся к различным отраслям знаний. Информационная культура должна занять соответствующее ей место в науке управления, поскольку само управление должно строиться с учетом требований всего информационного общества.
Из этого принципиального положения, в частности, вытекает органическая связь проблем информации с культурой общества, его структуры, с культурным уровнем и потенциалом каждой отдельной личности.
7.7. Управление изменением уровней информационной культуры
Уровень информационной культуры определяет избирательное восприятие обществом социально-экономических проблем и альтернатив их эффективного разрешения. Информационная культура хозяйствования начинается с общественного признания реальности того, что предприятие -это важнейшая составная часть экономики страны. Поэтому его функционирование не может быть самостоятельно и его назначение не может состоять лишь в том, чтобы приносить прибыль владельцу. В деятельности предприятия проявляется общественная философия, в основе которой -человек с его правом получения благ и услуг.
Социологический подход к проблемам реформы механизма хозяйствования и политической системы выдвигает на первый план информационно-культурные формы производства и управления. Принципы, заложенные в основу управления, оказывают существенное влияние на правила этики, моральных норм, а через них на стереотипы экономических объектов. Информационно-культурные формы общества включают в себя также систему социальной ответственности хозяйствующих субъектов и государства за состояние общества.
Характерно, что в настоящее время во всех сферах общественно-хозяйственной деятельности в противовес информационной культуре преобладает информационная контркультура, которая опирается на формальные правила и неформальные процедуры их исполнения. Примером таких правил являются поведенческие нормы и принципы организации деятельности в иерархических организационных структурах управления. Для таких структур характерны размытые процессы принятия решений, которые требуют создания искусственных органов управления и контроля сотрудников, включаемых в процесс принятия решений с правом голосования и согласования; поиска авторитета, персонально заинтересованного в существовании данной организационной структуры; стремления к компромиссу, состоящему в уклонении от принципиального решения вопросов, конфликтных ситуаций; склонность к действиям, по возможности, не скованными правовыми нормами. В таких организационных структурах механизм принятия решений отражает то, что среди руководящих кадров преобладает защитно-приспособленческий образ действий.
Руководители и сотрудники, которые используют такие правила, получают значительные материальные и моральные выгоды в результате наличия возможностей и умения манипулировать другими.
Опыт показывает, что законодательство можно ввести и узаконить нормы и ценности, идеологически подтверждающие первенство политических решений над экономическими, но образ мышления и действия сотрудников при этом меняются довольно медленно.
Управление изменением уровня информационной культуры - наиболее сложная разновидность управленческой деятельности, так как связана с преодолением привычек, сопротивления сотрудников, устоявшихся, но явно устаревших форм и методов информационной деятельности. Управление изменениями - это по сути дела наука и искусство связанные с совершенствованием управленческих процессов и систем социального управления, повышением уровня его информационной культуры.
Характерными этапами последовательности проведения изменений уровня информационной культуры является следующие:
1-й этап. Обоснование необходимости изменений под "давлением информации" на руководителей, которые начинают понимать сами необходимость и возможность определенных изменений.
2-й этап. Проверка возможностей реализации изменений, определение их последовательности, уяснение проблем, связанных с реализацией изменений.
3-й этап. Диагностика объектов и процессов, на которых предполагается производить изменения.
4-й этап. Создание структуры и механизма осуществления изменений, влияние на сотрудников с целью превращения их в сторонника изменений.
5-й этап. Организация функционирования структуры и механизма осуществления изменений. Отслеживание результатов изменений.
6-й этап. Оценка результатов проведения изменений информационной культуры.
В каждой конкретной системе управления уровень информационной культуры представляется ломаной линией, участки которой отражают высокий, средний и низкий уровень культуры. Принцип осуществления изменений культуры основан на выявлении низших уровней культуры и приобразований их в более высокий.
Критерий "информационная культура" относится ко всему коллективу организации в целом, охватывает все людские ресурсы и структуру, связывающую их в единое целое. Этим критерием может быть определена значимость сотрудников. Критерии представляют собой качественные характеристики, среди которых выделяют следующие:
Общепризнанные ценности, имеющие значение для всех уровней
и элементов организационной структуры, являющимися общим атрибу
том, присущим организации, а именно: качественное обслуживание кли
ентов, уважительное отношение среди сотрудников.
Искусство управления сотрудниками подразумевает умение ру
ководителя подбирать персонал, вырабатывать рациональное отношение,
умение быть лидером и умение убеждать.
Поощрение и поддержка готовности идти на риск если решения
тщательно проанализированы и достаточно обоснованы.
4. Ориентация на коллективную деятельность, которая позволяет сотрудникам осознавать, что они приносят пользу и испытывают законное чувство гордости.
Одной из важных гарантий формирования современной отечественной информационной культуры следует считать исключение из процедуры принятия хозяйственных решений преимущества политики над экономикой. В условиях перехода к рыночным условиям хозяйствования необходимо использование элементов высокоэффективных информационных культур в сочетании с их национальными традициями регионов страны.
7.8 Корпоративная информационная система "Интранет"
Термин "Интранет" вошел в оборот в 1995 году, обозначив корпоративную систему, построенную на основе \УеЬ - технологии. Главным здесь понимается не построение новой информационной системы предприятия с детализацией существующих информационных потоков, присущих современным компаниям, а встраивание элементов новой технологии. В качестве основного инструмента разработки информационных корпоративных связей применен новый язык, получивший название та\уа. Именно все указанное и обозначает т1гапе1.
Приложения в т*гапе1 основаны на приложении 1п1егпе1 - технологий и в особенности \УеЬ - технологии: гипертекст в формате НТМЬ, протокол передачи гипертекста НТТР и интерфейс современных предложений СО]. Составными частями т1гапе1 являются №еЬ - сервера для статистической или динамической публикации информации и браузеры для просмотра и интерпретации гипертекста. Что не дает использование технологий \УеЬ внутри корпорации? Программное обеспечение здесь в основном предназначено для работы с документами - их создания или организации документооборота. Эти задачи решаются с помощью офисных приложений, систем электронной почты и систем коллективной работы. Основное назначение \УеЬ - распространение разнородных данных, включая аудио, видео и любые другие типы информации. При этом \УеЬ обеспечивает возможность работы с корпоративными данными на новом уровне, не доступном пользователям обычной электронной почты. Возможность организации запросов от сервера \\^еЪ к различным СУБД с помощью интефейса СШ позволяет использовать программу просмотра \У\У\У в качестве клиента корпоративных баз данных. Благодаря этому системный администратор является в семью корпоративных пользователей \УеЬ.
Конкретно к реализуемым в таких сетях возможностям можно отнести следующее:
- ведение корпоративного календаря событий, планирование и управление текущими проектами;
- внутрифирменный обмен информацией с графиками, фотогра-
фиями и т.д.;
- создание отчетов, включающих схемы и диаграммы;
- обмен административной информацией;
- доступ к корпоративным базам данных;
- обмен различной информацией между сотрудниками;
- ведение корпоративных баз общедоступной информации.
Таким образом, можно отметить, что использование технологий
т1гапе1 позволяет обеспечить решение задачи электронного распространения информации, которая производится в огромных количествах даже в небольших организациях. Обеспечиваемый при этом оперативный доступ к информации (недоступный в системах электронной почты), позволяет обеспечить связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах. К тому средства защиты информации позволяют довольно легко обеспечить конфиденциальность передаваемой информации с очень высокими уровнем надежности.
Для того, чтобы воспользоваться всеми перечисленными возможностями, необходимо всего лишь установить в сети сервер \УеЬ и программы.
