Объясни тельная записка

Объяснительная записка — справочно-информационный документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки составляются как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу.

Наиболее распространенной разновидностью является объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины. Она оформляется в одном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4.Формуляр объяснительной записки аналогичен формуляру докладной записки. Текст излагается от первого лица. УСОРД установлена следующая структура текста объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины: фамилия, имя, отчество; наименование должности, профессии, разряд по ЕТКС; наименование структурного подразделения, с какого времени работает в данной организации; дата нарушения; вид нарушения; изложение причин, обстоятельств нарушения.

Объяснительная записка подписывается составившим ее работником с проставлением даты, регистрируется службой ДОУ в журнале регистрации внутренних документов (если такой журнал отсутствует - в журнале регистрации исходящих документов) и передается руководителю структурного подразделения, в котором работает автор записки.

С учетом изложенных обстоятельств руководителем структурного подразделения составляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины и с приложением объяснительной записки - и представляется руководителю организации для принятия решения, где руководитель вправе в резолюции возложить на руководителя структурного подразделения в служебной записке отразить вид (меру) наказания, которая будет применена к работнику.

2.1.3.4. Акт

В системе организационно-распорядительнойдокументации акт- этодокумент, составленный комиссией(специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты.

В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение и т.п.). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом ревизором, инспектором и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.

Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организацией и должностных лиц., фиксации фактов в различных сферах, единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению (унифицированные, типовые).

Тем не менее к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. При их составлении и оформлении используются следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, название вида документа, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно есть), подпись, дата, регистрационный индекс, виза ознакомления с актом.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть: гриф утверждения, печать, код организации по общегосударственным классификаторам Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» или «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы», отметка о кою роле.

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом аисте бумаги формата А4. Если всоставлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи. Так как акт не содержит реквизита «Адресат», остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.

Заголовок акта из-за специфики вида документа единых, жестких правил формулирования не имеет. В ряде случаев заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже с предлогом «О». Например:

«О проведении инвентаризации»; «О списании имущества».

В других случаях заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного в родительном падеже, например:

«приема выполненных работ»; «выдачи документов»; «приема-передачи материальных ценностей»; «проверки выполнения коллективного договора»; «ревизии кассы магазина».

В любом случае заголовок должен согласовываться с названием вида документа: «акт - чего?» или «акт - о чем?».

Текст акта состоит из двух частей:

· вводной;

· констатирующей.

Вводная часть акта включает: основание для составления акта (указывается распорядительный или нормативный документ, устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта; основанием может быть плановое задание; оформляется с использованием слова «Основание»); состав комиссии (указываются наименование должности, инициалы, фамилия председателя комиссии вименительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии - располагаются в алфавитном порядке). Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то при со­ставлении акта при написании должностей указываются наименования учреждений, которые они представляют.

Отдельно во вводной части акта указывают инициалы, фамилии и должности лиц, присутствующих при его составлении.

Слова «Основание». «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы, без отступа от границы левого поля документа, и остаются открытыми.

Констатирующая часть содержит цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), в ней фиксируются установленные факты (если отражаются несколько фактов, текст акта делится на пункты). В случае необходимости в этой части излагаются выводы и предложения по установленным событиям, действиям, происшествиям.

В конце текста перед «Отметкой о наличии приложения» указываются сведения о количестве экземпляров акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр - в дело №01-112-й экземпляр - в плановый отдел 3-й экземпляр - в финансовый отдел

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми документами или практической необходимостью. Например, согласно Основным правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь акт о выдаче дел во временное пользование составляется в 2 экземплярах, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, в организациях, передающих документы на государственное хранение, составляется в двух экземплярах, а не передающих - в одном.

При наличии приложенийссылка на них дается после текста акта и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложения».

Акт подписывается составителем (составителями). Если акт составлен комиссией, то в реквизите «Подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже -подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Например:

Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подписи Расшифровка подписей

Лица, имеющиезамечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой: «Замечания прилагаются»: текст замечаний излагается на отдельном листе. Небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Некоторые виды актов подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящей организации, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта. Утверждению подлежат, в том числе, акты, предписывающие выполнение определенных действий. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется согласно установленным правилам.

Датой акта является дата актируемого события. Она проставляется должностным лицом, подписавшим документ (как правило, председателем комиссии).

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь»¹ печатью должны удостоверяться, например, акты приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

С актом должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписей составителей акта делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлена (-ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

Акт