Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол используется для документирования деятельности коллегиальных органов, временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

Протокол обычно относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи, с чем он приобретает черты распорядительного документа (см. стр. 106—1 13).

Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь определено, что порядок подготовки и издания протоколов, решений и постановлений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

По способу записи протоколы могут быть:

· стенографическими;

· фонографическими;

· конспективными.

По полноте освещения хода заседания:

· полными;

· краткими;

· сокращенными.

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа. Они дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации в целом.

Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

В стремлении к сокращению документооборота, в том числе за счет уменьшения физического объема документов, в некоторых организациях отказываются вовсе от составления полных протоколов, заменяя их протоколами краткой или сокращенной формы. Это влечет за собой ряд негативных последствий: исчезает документальная гласность; обедняется информация для принятия управленческих решений; исчезает один из источников, без которого трудно судить о правильности принятого конкретного решения или определить, как в нем отражено коллективное мнение, как оно сказалось на конечном результате. Поэтому при выборе формы протокола необходимо определить значимость протоколируемого мероприятия, юридические последствия при­нимаемых решений, а также учесть другие факторы, влияющие на процессы документообразования.

При составлении протокола следует обеспечить его юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и достоверностью изложенной информации.

Реквизиты протокола: наименование органа (организации), от имени которого составляется документ; название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата; регистрационный индекс; место составления; заголовок; текст; подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения. Утверждению подлежал решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа.

Протоколыоформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4, Датой протокола является дата заседания коллегиального органа. Например, если заседание (совещание, собрание) состоялось 1 сентября 2008 г., то дата протокола независимо от даты его оформления будет указана следующим образом: 01. 09. 2008. Проставляется дата председателем или секретарем коллегиального органа (совещания).

Регистрационным индексом протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Протоколы в организации регистрируются по видам: отдельно протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы совещаний у руководителя организации и др. Протокол совместного заседания имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему в организациях, принимавших участие в работе совещания (например, № 6/14).

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?», например:

«совещания председателей профсоюзных комитетов государственных архивов»;

«заседания педагогического совета».

Текст в протоколе делится на:

· вводную;

· основную части.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию: фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, всех присутствовавших на заседании. Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов. При участии в заседании приглашенных их фамилии и инициалы с наименованием должностей и организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные». Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель - Иванов И.И.

Секретарь - Степанова СП.

Присутствовали: Петров В.П.., Сидоров А.А., Сюткин И.В.., Ткачев А.А.

Приглашенные: главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь С.К.Гулько, консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству при Министерстве юстиции Республики Беларусь В.С.Даниленко.

Если количество членов коллегиального органа (совещания) более 15 человек, то в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках — «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается», если на заседании присутствуют более 10 приглашенных, то составляется отдельно список и прилагается к протоколу, о чем в документе делается соответствующая отметка «список при­лагается»). Например:

Председатель - Иванов И.И.
Секретарь - Степанова СП.

Присутствовали: 44 человека (регистрационный лист прилагается).

Приглашенные - 16 человек (список прилагается).

На расширенных заседаниях и собраниях организации, в которых нет постоянно действующего коллегиального органа, участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали — 80 человек». На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в строке «При­сутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, формулируются вопросы в предложном падеже. После каждого вопроса с новой строки указываются форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия в родительном падеже. Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется. Например:

Повестка дня:

О рассмотрении плана работы педагогического совета на 2008-2009 учебный год.

Информация директора колледжа Иванова И.И.

Если на заседании рассматривается более одного вопроса, то они нумеруются арабскими цифрами, например:

Повестка дня:

1. О выборах секретарей педагогического совета.

Информация директора колледжа Иванова И.И.

2. Об итогах учебно-воспитательного процесса за 2007 – 2008 учебный год и задачи педагогического коллектива на 2008 – 2009 учебный год.

Информация методиста Петровой С.С., заместителя директора Сидоровой О.И., заместителя директора по УПР Романова Р.Н.

Последовательность расположения вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Запись обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие.

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже. Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета).

Изложение ведется в первом лице (без местоимения «Я»). В тексте выступления каждая новая мысль начинается с красной строки. Если текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы дается: «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ». Например:

1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Оформление текста этого раздела осуществляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос». «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т. д.) и строится по схеме:

· действие

· исполнитель

· срок исполнения (рекомендуется указывать с новой строки с абзаца).

Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу. Например, если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решения, будет оформлена следующим образом:

ПОСТАНОВИЛИ.

2.1....

2.2. …

Текст постановляющей части не делится на пункты и не нумеруется, если по вопросу повестки дня принимается одно решение независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Например:

ПОСТАНОВИЛИ:

Рассмотренный план работы педагогического совета на 2008-2009 учебный год рекомендовать к утверждению.

Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые по нему решения (пункты) в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой. Например:

ПОСТАНОВИЛИ:

1....

2....

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Текст протокола краткой формы изложения строится по схеме «СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текстов выступлений. Эти слова печатают прописными буквами, после них ставится двоеточие. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый (согласовываемый, одобряемый) коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание. Например:

РЕШИЛИ:

Одобрить прилагаемый проект «Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» и направить его па согласование в облисполкомы.

Так как протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами. В подписи указываются не должности, а распределение обязанностей в составе коллегиального органа (председатель, секретарь).

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителейв виде выписок из протоколов, а в наиболее важных случаях — постановлении и решении.

В организациях, действующих по принципу единоначалия, протоколы в ряде случаев подлежат утверждению руководителем организации, наиболее важные принятые решения проводятся в жизнь приказами.