Информационно-справочные документы

ПРОТОКОЛ – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.	АКТ – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты.
виды
ПОЛНЫЙ 1. Повестка дня 2. Текст докладов может быть полным или прилагаться. 3. СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСАНОВИЛИ	КРАТКИЙ 1.Повестка дня отсутствует 2.Текст докладов прилагается. 3.ПОСТАНОВИЛИ -
СОКРАЩЕННОЙ ФОРМЫ
заголовок отвечает на вопрос
чего?	чего?/ о чем?
текст
вводная часть (И.О.Ф. председателя и секретаря, присутствующих на заседании, а также на повестке дня) основная часть ( СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ или ПОСТАНОВИЛИ )	вводная часть (основание для составления акта и И.О.Ф. и занимаемая должность председателя, членов комиссии, присутствующих) констатирующая часть (краткое описание проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения, замечания)
подписывают
председатель и секретарь совещания	председатель и члены комиссии
СПРАВКА - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биологического характера.
служебные, личные
ВНЕШНИЕ 1. Адресуются руководителям вышестоящего органа 2. Оформляются на бланках 3. Подписывают руководитель организации или его заместитель (главный бухгалтер)
Вводная часть –факты послужившие, составлением документа

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, инструкции), организация и ведение персонифицированного учета кадров.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1. 2.1. Приказ по основной деятельности

Как отмечалось выше, к распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания и др.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Задачи определяются уставом организации (положением о ней).

Приказы издают и при необходимости довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования поступивших директивных документов и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц и сроки выполнения.

Приказы издаются и при необходимости провести в жизнь решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекции при руководителя организации).

От названных приказов следуетотличать приказы, издаваемые в министерствах и государственных комитетах, которые имеют статус нормативных правовых актов. Согласно Закону Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-3 «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» приказ — это «нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления». Требования к подготовке и оформлению приказов, являющихся нормативными правовыми актами Республики Беларусь, сформулированы в специальных документах.

Предметом нашего рассмотрения является приказ как распорядительный документ.

Приказы, издаваемые в организациях, делятся на две основные группы:

· приказы по основной деятельности

· приказы по личному составу.

В некоторых организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) к приказам по основной деятельности относятся приказы о распределении обязанностей между руководством, внесении изменений в структуру и штатную численность, об утверждении организационных документов (положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, штатных расписаний и др.) и внесении изменений в них, создании комиссий и др.

Приказ является основным распорядительным документом, поэтомуособенностями его текста являются точность, лаконичность и обоснованность излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, способствует правильному и всестороннему решению обозначенных в приказе вопросов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или специальном бланке для приказов. Реквизиты приказа: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Заголовок приказа, как и других распорядительных документов, начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольного существительного в предложном падеже, например:

«О проведении аттестации руководителей и специалистов»;

«О ликвидации организации»;

«О создании экспертной комиссии»;

«О проведении экспертизы ценности документов»;

«Об утверждении должностных инструкций работникам отдела кадров».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:

· констатирующей;

· распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа.

Обычно констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п.

Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже. Например:

В связи с переходом на контрактную форму...;

В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда...

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях - и краткого содержания документа. Например:

В соответствии со ст. 40 Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»...:

Во исполнение Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»...

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная частьприказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с использованием нулевого положения табулятора (границалевого поля), без кавычек и разрядки. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся по правилам пунктуации.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки.

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру поручений, то предписанные действия (мероприятия) излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

· исполнитель – конкретное должностное лицо или структурное подразделение (указывается в дательном падеже):

· предписываемое действие (выражается глаголом в неопределенной форме);

· срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику отдела кадров А.В. Иванову обеспечить методическую подготовку аттестации, инструктирование руководителей структурных подразделений о подходах к оценке и составлению аттестационных характеристик на работников до 15.01.2008.

Если одному пли нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными сроками исполнения, то в пункте (пунктах) указывается исполнитель(исполнители), а в подпунктах - предписываемые действия и сроки исполнения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1....

2. Начальнику отдела кадров А.В. Иванову:

2.1. Разработать типовое положение об аттестации руководителей и специалистов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения – 01.03.2008.

2.2. Организовать трехмесячные курсы по повышению квалификации руководящих и инженерно – технических работников по программе курсов на 48 часов.

Срок исполнения – 25.03.2008.

В тексте приказа следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т. п.

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или его пунктов. Для этого используется устойчивое выражение: Контроль за исполнением приказа возложить на... Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в винительном падеже.

Если указаниео возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» не допускаются.

Если приказ отменяет положения ранее изданного распорядительного документа или некоторых его пунктов, в последнем пункте приказа дается ссылка на отменяемый документ или его пункты: указываются дата этого документа, его индекс и заголовок. При этом применяется устойчивый речевой оборот: «Считать утратившим силу приказ...». Например:

3. Считать утратившим силу приказ директора предприятия от 15.11.2.008 № 105 «О создании экспертной комиссии».

В приказ не всегда следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть ознакомлены с его содержанием (так называемая «виза ознакомления»). При этом следует помнить, что работник не имеет права отказаться от визирования документа.

При необходимости ознакомить с содержанием документа всех работников организации в распорядительную часть включают пункт «Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников)».

Если исполнение пунктов приказа возлагается на разные структурные подразделения организации (разных должностных лиц), то для оперативности и удобства в работе изготавливаются копии приказа либо делаются из него выписки. При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа (реестра).

Особенностью оформления приказов является то, что реквизит «Отметка о наличии приложения» на нем не ставится. Сведения о приложении даются в тексте: «согласно приложению», «по прилагаемой форме». Указание па наличие приложения может заключаться в скобки «(см. приложение)», если приложение одно, или «(приложение 1)», «(приложение 2)», если приложений несколько. Распорядительная часть приказа в этом случае может быть оформлена следующим образом:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Председателям аттестационных комиссий, отделу кадров не позднее недели после завершения аттестации представить материалы аттестации работников для принятия директором решения.

Срок представления - 12.12.2008.

Проекты приказов подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект представитель структурного подразделения, в котором приказ был подготовлен. Проекты приказов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - первый заместитель.

В случае болезни, отпуска, длительной командировки или при иных обстоятельствах руководитель может делегировать право подписи приказа другому должностному лицу, что оформляется соответствующим приказом.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если иной срок не указан в тексте. В большинстве случаев приказ действует постоянно, пока не будет отменен или пока не истечет срок его действия, изначально определенный в тексте.