Цель и задачи курса

Целью изучения дисциплины является формирование у будущих руководителей проектов и программ знаний в области проектной информации и коммуникаций проекта, методологии и инструментария современных компьютерных технологий, их рационального использования в проектной деятельности, а также практических навыков эффективного применения современных информационных технологий в отношении проектной информации и коммуникаций проекта.

Задача дисциплины – теоретическая и практическая подготовка студентов по вопросам планирования процессов управления информационными связями в проектах, отчетности и документооборота в проектах с учетом современного состояния и тенденций развития компьютерных технологий в управлении проектами.

Предметом курса являются информационные и коммуникационные потребности заинтересованных лиц проекта.

Тема 1. Коммуникации проекта, компьютерные и
Интернет-технологии в проектном деле

План лекции

1. Сущность и содержание управления коммуникациями в проектах.

2. Требования к коммуникациям проекта и их определение.

3. Основные компьютерные технологии управления проектами.

1. Сущность и содержание управления коммуникациями в проектах

Управление информационной связью, или коммуникациями, в проектах включает действия, необходимые для обеспечения своевременного получения, сбора, распространения, хранения и конечного размещения проектной информации. Оно обеспечивает связи между участниками проекта для обмена идеями и разного рода информацией, которая в конечном итоге необходима дня успешного завершения проекта. Любое лицо, привлеченное к работе в рамках проекта, должно быть готово к передаче и приему информации на «языке» проекта по установленным каналам, должно понимать, как эти коммуникации влияют на проект в целом.

Управление коммуникациями проекта – это область знаний, которая включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта.

Управление информационной связью, или коммуникациями, в проектах состоит из:

- планирования информационной связи;

- распространения информации;

- отчетности о выполнении проекта;

- административного закрытия проекта.

Управление коммуникациями обеспечивает:

- поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта,

- передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта.

Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Процессы управления коммуникациями проекта направлены на создание необходимых связей между людьми и информацией, которые необходимы для успешного осуществления коммуникаций. Менеджеры проектов могут тратить чрезмерно много времени на коммуникации с командой проекта, участниками проекта, заказчиком и спонсором. Все кто так или иначе вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

- планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки). План коммуникаций является составной частью плана проекта.

В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее формализованным, детализированным или описанным лишь в общем виде;

- сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.

Процессы сбора и обработки данных о достигнутых результатах и фактических затратах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

Управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включает:

1) информацию проекта, т.е. собранные, обработанные и распределенные данные, которые включают как исходные данные, так и те, которые получены в результате прямых расчетов, аналитической обработки, экспертных оценок и др.;

2) методы, методики и средства (инструменты) обработки информации, т.е. информационные технологии, которые базируются на современных программных продуктах;

3) средства коммуникации, базирующиеся на современных средствах связи, которые ориентированы на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и хранения и передачи необходимой проектной информации;

4) документирование работ – сбор, обработка и хранение документации по проекту.

Все участники информационной системы проекта, а также их требования к документации и системе должны быть идентифицированы до начала разработки информационной системы проекта.

Участники информационного обмена в проекте:

- заказчик/потребитель;

- инвестор;

- руководитель проекта;

- исполнители;

- консультанты;

- контрольные органы;

- общественные организации и частные лица.

Рис. 1. Схема информационного обмена в организации

Информационная связь в проекте является широким понятием и включает:

- Модели «отправитель-получатель» – циклы обратной связи, коммуникационные барьеры и т.п.

- Выбор средств коммуникации – когда информировать необходимо в письменной форме, а когда в устной, когда можно написать неформальную записку, а когда надо составить официальный отчет и т.п.

- Стиль написания – активный или пассивный, построение предложения, отбор слов и т.п.

- Средства коммуникации – в основном языковые и визуальные средства представления информации и т.п.

- Технику управления совещаниями – подготовка повестки дня, рассмотрение конфликтов и т.п.

Примеры активного и пассивного стилей написания

Пассивный стиль	Активный стиль
“отвечал за выполнение”	“выполнил”
“находил применение следующим возможностям”	“эффективно использовал следующие возможности”
“нес ответственность”	“отвечал за”

2. Требования к коммуникациям проекта и их определение

Своевременная отчетность каждого участника проекта – залог успеха проекта.

Но вначале должны быть идентифицированы требования всех участников информационного обмена в проекте к документации и информационной системе проекта, т.е. выработаны требования к коммуникациям проекта.

Анализ требований к коммуникациям

Обычно для определения требований к коммуникациям проекта необходима следующая информация:

- проектная организация и взаимные обязанности заинтересованных лиц;

- соотношение между организацией проектных работ и распределением ответственности между участниками проекта;

- организационные диаграммы;

- отделы, службы, подразделения, направления деятельности и специальности, принимающие участие в проекте;

- логическое решение о том, какой штат необходим для выполнения проекта и его расстановка;

- количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения;

- внутренние информационные потребности (например, обмен информацией внутри организаций);

- внешние информационные потребности и связи (например, коммуникации со средствами массовой информации или подрядными организациями);

- информация об участниках проекта.

Результатом анализа требований к коммуникациям является сводка информационных потребностей участников проекта. При определении этих требований учитываются тип, формат и объем необходимой информации и анализ ценности этой информации.

Ответственный за передачу информации в проекте – руководитель проекта.

Ответственность за получение информации несет каждый участник, если информация касается выполнения работы, закрепленной за ним.

Определение перечня ограничений на передачу информации в проекте

В качестве показателя сложности коммуникаций проекта рассматривается количество потенциальных каналов или путей коммуникации.

Общее количество каналов коммуникации равно n(n-1)/2, где n – количество участников проекта. Таким образом, получается, что в проекте, в котором 10 участников, количество потенциальных каналов коммуникации будет равно 45. Следовательно, ключевыми элементами в планировании коммуникаций проекта являются определение того, кто с кем будет взаимодействовать и кто какую информацию будет получать, а также наложение соответствующих ограничений на передачу информации в проекте.

Ресурсы проекта должны расходоваться на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта, или для тех случаев, когда недостаток коммуникации может привести к неудаче. Это не означает, что "плохие новости" (т.е. мелочи) сообщать запрещается; скорее, цель этого ограничения – избежать сообщения участникам проекта избыточного количества мелочей.

3. Основные компьютерные технологии управления проектами

Современное развитие информационных технологий требует широкого использования автоматизированных средств управления проектами. На рынке представлены разнообразные программные продукты, которые позволяют решать такие важные задачи, как планирование проекта во времени, оценка эффективности проектов, управление ресурсами, контроль рисков и т.п.

За время применения технологии управления проектами был разработанный ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять ограничениями на проект, в частности, методы построения и контроля календарных графиков работ, формирование финансового плана (бюджета) проекта, управление человеческими и материальными ресурсами и т.п.

Ныне украинский рынок программного обеспечения достаточно наполнен разнообразными предложениями относительно экономических, финансовых, бухгалтерских расчетов. Существуют определенные наработки и в сфере разработки, обоснования и управления проектами. Чрезвычайно важно среди имеющихся отечественных и зарубежных программ выбрать оптимальный вариант по функциональным возможностям, стоимости, простоте и т.п.

Общая характеристика автоматизированных систем управления проектами

Сегодня эффективное управление проектами невозможно без использования современных программных средств, поскольку возрастают размеры проектов, частота их выполнения, объемы информации.

Первые программы для управления проектами были разработаны почти пятьдесят лет тому назад, в начале 60-х годов. В основу этих систем были положены алгоритмы сетевого планирования и расчета параметров проекта во времени по методу критического пути. Позднее в системы добавлены возможности ресурсного и бюджетного планирования, средства контроля за ходом выполнения проекта. Особенно значительного развития они приобрели в 80‑90‑х годах прошлого столетия.

Автоматизированные системы управления проектами содержат такие структурные элементы:

- средства для календарно-сетевого планирования;

- средства для решения отдельных задач (разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т.п.);

- средства для упрощения и ограничения доступа к проектным данным;

- средства для организации коммуникаций;

- средства для интеграции с другими прикладными программами.

Как правило, универсальные системы управления проектами, представленные на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, который включает:

средства проектирования структуры работ проекта и планирования по методу критического пути;

описание основных параметров проекта;

установление логических связей между работами;

многоуровневое представление проекта;

поддержка календаря проекта;

средства планирования ресурсов и затрат;

организационная структура исполнителей и структура затрат;

ведение списка имеющихся ресурсов, номенклатуры материалов и статей расходов;

назначение ресурсов и затрат по роботам;

поддержка календарей ресурсов;

календарное планирование при ограниченных ресурсах;

средства контроля за ходом выполнения проекта;

фиксация плановых параметров проекта в базе данных;

ввод фактических показателей выполнения работ;

ввод фактических объемов работ и использования ресурсов;

сравнение плановых и фактических показателей, прогнозирование выполнения работ;

средства графического представления структуры проекта и создание разных отчетов по проекту;

диаграмма Гантта (с электронной таблицей, которая позволяет отображать разную дополнительную информацию);

сетевая диаграмма (PERT-диаграмма);

создание отчетов, необходимых для планирования и контроля проекта (отчеты о выполнении графика проекта, разнообразные отчеты по ресурсам и затратам и т.п.);

средства организации групповой работы.

Применение автоматизированных систем управления проектами длительное время ограничивалось большими строительными, инженерными, оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Но за последнее десятилетие ситуация в области использования программного обеспечения календарного планирования и управление проектами резко изменилась. Сегодня на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, которые автоматизируют функции планирования и контроля проекта.

Западные обзоры программного обеспечения для управления проектами традиционно разделяют программы, представленные на рынке, на две категории:

- системы «высшего» класса (профессиональные системы), стоимость которых – свыше 1 тыс. долларов США, и

- более простые системы (для массового пользователя), которые стоят меньше чем 1 тыс. долларов США.

Развитие информационных технологий в последнее время практически свело на нет отличия между разными программами по показателям их мощности (размерам проекта, который планируется по роботам и ресурсам, скорости перерасчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, которые состоят из десятков тысяч задач и используют тысячи видов ресурсов.

Изучая таблицы сравнения основных функций программ управления проектами, очень тяжело найти существенные отличия между ними, а выявить их в реализации отдельных функций удается лишь при детальном изучении и тестировании программы. Основные отличия проявляются в части реализации функций ресурсного планирования и многопроектного планирования и контроля.

Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но нуждаются в больших затратах времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей.

Второй тип пакетов (более простые системы) адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности, лишь время от времени им необходимо спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту. В этом случае самым важным является простота использования и скорость получения результата.

Модель проекта в автоматизированных системах управления проектами

В автоматизированной системе модель управления проектом строится на основе трех элементов:

- структуры работ проекта;

- структуры ресурсов проекта;

- матрицы назначения ресурсов на работы проекта.

Структура работ проекта – это перечень этапов и работ проекта согласно их подчиненности, взаимосвязей между роботами, ориентировочной продолжительности выполнения работ. По этим параметрам программа в автоматическом режиме (самостоятельно) рассчитывает календарный график проекта, определяет даты начала и завершения отдельных работ и всего проекта, резервы времени.

Особенностью планирования в автоматизированных системах управления проектами является то, что мы обычно не привязываем работы к конкретным датам, а лишь определяем их структуру, взаимосвязь, продолжительность выполнения. Это позволяет системе потом использовать разные алгоритмы оптимизации проекта, отслеживать изменения календарного графика проекта во время его реализации.

Структура ресурсов проекта – это человеческие ресурсы, оборудование, материалы и средства. В электронных таблицах описываются их основные характеристики: стоимость, производительность, количество ресурсов. Для некоторых типов ресурсов в системах можно задавать календари их использования.

Матрица назначений содержит сведения о том, какие ресурсы, какого типа и каким образом используются по каждой работе проекта. Система хранит данные о том, каких ресурсов, с какими свойствами и в каком количестве требуют работы. После назначения ресурсов по роботам проекта программа автоматически осуществляет перерасчет календарного плана с учетом ограничений по ресурсам.

В последнее время классические системы управления проектами дополняются продуктами, которые позволяют:

- добавить или улучшить отдельные функции управления проектами, например, анализ рисков, учет рабочего времени исполнителей, расчет расписания по ограниченным ресурсам;

- интегрировать системы управления проектами в корпоративные системы управления.

Компьютерные системы управления проектами (УП) преимущественно опираются на модели, построенные с помощью алгоритмов сетевого планирования, в частности средствами:

- графа-аналитического анализа и составления расписаний в условиях неопределенности – Program Evaluation and Review Technique (PERT),

- линейных во времени диаграмм работ (диаграммы GANTT),

- построения последовательности критических стадий – Critical Path Method (CPM, или метод критического пути (МКП)) и

- исследования соотношения CPM/Cost (продолжительность/затраты).

На подготовительном этапе (бизнес-планирование) все работы выстраиваются в последовательно-параллельные цепочки, определяются их ресурсы (люди, материалы, оборудования), временные ограничения на начало и завершение, источники финансирования, графики притока и оттока средств, рассчитывается календарь рабочего времени, плановые затраты времени и т.п.

После введения начальных данных с помощью МКП выявляются временные нестыковки и резервы времени, недостаток или излишек свободных средств (согласованность с бюджетом проекта), рассчитываются экономические показатели рентабельности, оборачиваемости средств, риски и др. В случае выявления критических мест в проекте программы, как правило, предлагают пользователю исправить ситуацию и дают подсказку. После решения проблемы процесс имитационного моделирования продолжается.

Современные программы УП имеют возможность просчитывать проекты продолжительностью до 50 лет. Проекты глубоко структурируются, т.е. делятся на подчиненные проекты, которые образуют "дерево" задач. Планы всех уровней могут доводиться до исполнителей как непосредственно, так и через локальные сети и Internet.

В процессе выполнения проекта реально достигнутые показатели сравнивают с запланированными и программа сигнализирует о фактических отклонениях, реже – о тенденциях расхождений. Главный менеджер (администратор) проекта анализирует ситуацию, обсуждает причины с исполнителями (менеджерами низших уровней) и вводит новые инструкции, после чего проект пересчитывается и исполнителям доводятся откорректированные плановые показатели. Возможна ситуация, когда предложения относительно корректировки проекта вносят менеджеры низших уровней. Эти предложения или учитываются, или отклоняются администратором проекта на основании результатов обработки их программой.

Самые совершенные программы УП поддерживают технологии обмена информацией с другими программами, выдают данные в форме отчетов, презентаций, Web-Публикаций.

На сегодня в мире разработано несколько сотен систем, которые реализуют функции календарного планирования и контроля проектов. Но реально на отечественном и российском рынках представлены не более чем 10 программ, среди которых – Microsoft Project, Open Plan Professional, Spider Project, Sure Trek Project Manager, Primavera Project Planner (P3), Time Line, CA Super Project, Project Scheduler, Turbo Project, Artemis Views. Наиболее распространенными системами управления проектами являются:

- Microsoft Project;

- Open Plan Professional;

- Spider Project;

- Sure Trek Project Manager;

- Primavera Project Planner (P3).

Из доступных отечественному пользователю программ УП выделим:

• Project Expert (www.pro-invest.com) – система создания финансовой модели нового или уже действующего предприятия, удобное средство для оформления бизнес-плана инвестиционного проекта, который полностью отвечает международным стандартам; обеспечена четырьмя иностранными языками, в частности и русским;

• Turbo Project Professional 2.0 (www.imsisoft.com) – представляет проект в виде "дерева", где каждое разветвление определяет начало нового подпроекта, а "ветви" показывают отношения между ними. Программа делает обратное планирование проекта "снизу – вверх", что является ее уникальной особенностью. Она поддерживает до 32000 работ, количество уровней проекта и ресурсов не лимитировано;

• Project Scheduler 7.5 (www.scitor.com) – распределяет ресурсы, минимизируя затраты, и следит за выполнением бюджета. Проект легко переносится в отчеты, презентации и Web-страницы. Действует проверка правописания. Программа быстродействующая, поддерживает до 99999 видов работ и ресурсов, количество уровней проекта – 10;

• MS Project 2000 (www.microsoft.com/project) – популярнейшая и недорогая программа УП. Строит диаграммы Гантта и сетевые графики; имеет гибкие методы ресурсного планирования; дает возможность оптимально распределять задачи между исполнителями. Программа представляет генеральный план в свернутом виде в форме знаков и связей между ними; каждый знак – это активный элемент, который содержит гиперссылку, подсказки и параметры подпроекта (сроки начала и окончания, стоимость, просрочка и т.п.). Проект можно распечатать в виде презентации для совещаний руководителей. Программа поддерживает все виды обмена информацией между приложениями Windows и многими типами баз данных, имеет замечательную информационно-справочную систему, англоязычная. Количество уровней проекта – 65536, количество работ и ресурсов не ограничивается;

• Sure Trak Project Management 2.0 (производитель Primavera Systems, Inc) – упрощенная версия известного ППП Primavera Project 3.0 (РЗ); ориентирована на небольшие и средние проекты; обеспечена мастером создания проекта (Project Kick Start Wizard) и возможностью Web- публикаций; может выдавать заголовки, рубрики и временную информацию 22 языками, в частности и русским, что сделало ее очень популярной; сложная для начинающих;

• Spider Project (производитель Spider Technologies Group) – система спроектирована для рынка СНГ, содержит мощные средства планирования использования ограниченных и взаимозаменяемых ресурсов (пулов ресурсов), что дает возможность получать с ее помощью кратчайшие расписания работ. Рассчитана на большие проекты, дает возможность неограниченно наращивать количество показателей, использовать таблицы и формулы, заданные пользователем. Благодаря этому систему можно использовать не только для составления расписаний работ, графиков загрузки ресурсов и стоимостных характеристик проекта, а и для расчетов технологических параметров процессов; программа работает под операционной системой MS DOS;

• MYOB Accounting Payroll Time Billing 1.0 – полностью интегрированная система, которая содержит весь цикл организации управления, анализа финансовых данных и составление отчетов;

• Hyperon Pillar 4.6 – система составления бюджета организации;

• WinQSB, LINDO-LINGO – системы поддержки принятия управленческих решений;

• POM for Windows – специализированная программа для решения экономических задач различного плана, в том числе для анализа проектов методами CPM, PERT, PERT/COST.

Приведенный перечень отнюдь не исчерпывает всей гаммы программных продуктов УП.