Запросы

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В Access можно создавать следующие типы запросов:

- запрос на выборку;запрос с параметрами;перекрестный запрос; запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы); запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

При выполнении запроса на выборку Access извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных. Он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. После закрытия запроса результирующий набор данных прекращает свое существование. Хотя сам по себе динамический набор данных больше не существует, данные, которые в нем содержались, остаются в базовых таблицах.

Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно «Новый запрос». В окне нужно выбрать пункт Простой запрос. В окне мастера запросов нужно: 1)выбрать объект (таблицу или запрос), на основе которого создается запрос; 2) из перечисленного списка полей выбрать те, которые содержат данные для просмотра или изменения; 3) выбрать вид запроса – подробный; 4)задать имя запроса; 5) установить переключатель Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово.

Окно конструктора запроса состоит из двух областей. В верхней области система отображает структуру таблиц (запросов), из которых были выбраны поля в создаваемый запрос. В нижней части окна формируется структура текущего запроса (Поле, Имя таблицы, Сортировка, Вывод на экран, условие отбора). Выражения в условия отбора можно заносить либо с клавиатуры, либо с помощью Построителя выражений. Все критерии отбора, указанные в одной строке, связаны логической операцией «и», в разных строках – «или».

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Запрос с параметром создается аналогично запросы на выборку, но в строке Условие отбора в квадратных скобках вводится строка-подсказка.

Итоговый запрос. Во многих случаях вычисления итоговых значений проще и эффективнее выполняются в запросах. Для создания итогового запроса в режиме конструктора нужно выполнить команду Вид, Групповые операции и выбрать нужную функцию из списка Группировка: Sum – сумма, Avg – среднее, Min – минимум, Max – максимум, Count – количество.

Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде. Перекрестный запрос состоит из трех полей, из которых одно определяет заголовки строк, второе – заголовки столбцов, третье (обязательно должно быть числовым) определяет значения, по которым рассчитываются итоги. Если в перекрестный запрос выбираются поля из разных таблиц, то предварительно нужно создать простой запрос на выборку, содержащий данные поля, а затем на его основе создать перекрестный запрос.

Запросы на изменение БД. Эти запросы приводят к необратимым изменениям данных в некоторых записях.

Запрос на создание таблицы. Создает новую таблицу на основе данных одной или нескольких таблиц, которая будет являться подмножеством исходной таблицы.

Запрос на добавление записей. Пополняет таблицы БД группой новых записей. Данные могут быть добавлены из другой БД.

Запрос на удаление записей. Удаляет группу записей одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих заданному условию.

Запрос на обновление. Изменяет значения в группе записей одной или нескольких таблиц.

Запросы с вычисляемыми полями. Можно создать запрос с дополнительным полем, которого нет в исходной таблице. Такому полю присваивается имя ВыражениеN. Для построения выражения используется построитель выражений.

Запросы SQL. Создаются с помощью конструкций языка SQL для обращения к серверам баз данных в сетевой версии СУБД.

При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ:

- на физическом носителе информации (обычно это жесткий диск) требуется меньший объем пространства;

- запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса.

При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.

Формы.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Создать форму можно несколькими способами. В режиме базы данных нужно открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно, в котором указаны способы создания формы.

С помощью Конструктора можно создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают задание виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда новая таблица одна, содержит немного полей и нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица – со сводной таблицей Excel.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме можно выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец, ленточная, табличная и выровненная.

Если вы разрабатываете форму на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора.

Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Перемещаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополнения в данные.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы Просмотр и печать форм также производятся аналогично тому, как это производится с таблицами.