Значение работы секретаря

- Повышение авторитета руководителя и имиджа организации созданием благоприятного впечатления о себе и об офисе.

- Ускорение решения задач с помощью электронного офиса и Internet

- Секретарь - личный организатор руководителя, помогающий ему экономить время, оперативно и обоснованно принимать решения

Должностная инструкция секретаря включает в себя:

- Общие положения

- Функции работника

- Должностные обязанности

- Права секретаря

- Ответственность

- Взаимоотношения

- Оценка работы.

«Общие положения»

Область деятельности (секретарь ректора или кафедры), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия, квалификационные требования (уровень образования, стаж, знание компьютера, права водителя), подчиненность секретаря. Перечисляются нормативно-правовые акты, которыми секретарь должен руководствоваться в своей деятельности.

«Функции работника»

Участок работы, перечень видов работ, образующих определенные функции. Например, прием студентов в ВУЗ включает: оплату обучения, заполнение личного дела, ксерокопирование документов об образовании, выписывание зачетной книжки и студенческого билета, подготовку приказа о зачислении, регистрацию студента в журнале.

«Должностные обязанности»

Все обязанности секретаря условно разделяются на 2 части: организационные и документационные. Организационные: оповещение о совещаниях, напоминание о делах, находящихся под контролем, организация приема посетителей руководителем, подготовка командировок. Документационные: организация документооборота на своем рабочем месте.

Особенности, связанные с подготовкой секретарем документов; получением, обработкой и выдачей информации, обязательное использование определенных форм и методов работы. Например, в приемной комиссии надо уметь убедить абитуриентов поступить именно в данный ВУЗ. В учреждениях социальной службы работа с пенсионерами требует профессионального терпения.

Секретарь обязан:

1. При проведении плановых совещаний:

- совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;

- оповестить участников;

- уточнить с руководителем регламент совещания;

- обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;

- обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

2. При организации приема посетителей:

- дифференцированно подходить к трем категориям посетителей: сотрудникам своей организации, представителям другой организации, посетителям по личным вопросам;

- иметь график приема, следить за очередностью приема и регламентом бесед;

- вести учет посетителей;

- контролировать принимаемые в ходе приема решения.

3. При подготовке командировок руководителя:

- подбирать необходимую для командировки информацию;

- готовить совместно с руководителем программу командировки;

- оформлять командировочное удостоверение и другие документы;

- по возвращении руководителя обрабатывать материалы по командировке;

- информировать руководителя по всем вопросам, возникшим в его отсутствие.

4. В работе с информацией для руководителя:

- искать и подбирать необходимую информацию (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

- размножать при необходимости информацию;

- составлять информативно-обзорных рефераты, справки по разным вопросам;

- ежедневно собирать оперативную информацию, интересующую руководителя, и записывать ее в дневнике или других учетных документах. К принципам информационного обеспечения работы руководителя относятся: а) минимальная достаточность информации для принятия управленческого решения; б) оперативность; в) адресность; г) достоверность.

5. При планировании и организации рабочего времени руководителя

- составлять долгосрочные и текущие планы работы руководителя;

- составлять ежедневный перечень планируемых на день мероприятий, согласовывать непредвиденные изменения плана и сверхурочное время работы руководителя;

- отслеживать исполнение планов.

6. При обеспечении и фильтрации телефонных контактов

- вести регистрацию телефонных звонков во время отсутствия руководителя;

- устанавливать телефонную связь руководителя и сотрудников между собой и внешними абонентами;

- решать проблемные и конфликтные ситуации, возникающие при телефонных контактах;

- отсеивать ненужные звонки.

7. При организации связей с общественностью

- формировать внутренний положительный климат в организации;

- формировать внешний имидж организации;

- взаимодействовать с СМИ в рекламной деятельности.

«Права секретаря»

Например, право давать указания сотрудникам организации по конкретным вопросам, присутствовать на совещаниях руководителей и т. д.

«Ответственность»

За правильное и своевременное использование предоставленных ему прав, качество подготавливаемых документов, правильное ведение разговора по телефону и т. д.

«Взаимоотношения»

Отражает горизонтальные и вертикальные связи, в которые вступает секретарь, характер связей и сроки.

«Оценка работы»

Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей. Критерии: качество работы, своевременность выполнения работы, деловой этикет и т. п.

Возможно объединение разделов инструкции, например «права и обязанности».

Деловые качества секретаря:

профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи;

опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно исполнять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководителем задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций;

самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные ответственные решения;

тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлению командировок;

лояльность, преданность работе: это - основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества секретаря:

внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора, вежливость;

умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя;

вежливость.