Как вписать телефонные разговоры в распорядок рабочего дня

Телефон, как известно, может отнимать очень много времени. Чтобы вписать телефонные разговоры в распорядок рабочего дня, следует учитывать следующие выработанные практикой рациональ­ного телефонного общения рекомендации:

1. Проинформируйте всех своих потенциальных абонентов, с ко­торыми вы часто говорите по телефону (подчиненных, коллег, клиентов, друзей, жену, детей), о том, когда вам не звонить.

2. Назначьте время для ежедневных активных (исходящих от вас) телефонных разговоров.

3. Сообщите своим абонентам время, когда вам лучше всего зво­нить.

4. Не заставляйте ждать людей, которые рассчитывают получить от вас известие, а звоните точно в назначенное время, прежде чем они позвонят вам и напомнят.

5. Сделайте так, чтобы телефонные звонки шли через вашего сек­ретаря или через автоответчик. Если у вас нет секретаря или ав­тоответчика, вы можете защититься от ненужных звонков с по­мощью таких кратких фраз: «Я перезвоню вам позже» или «По­жалуйста, перезвоните мне в 14 часов».

Основные требования к телефонному разговору

Ø лаконичность;

Ø логичность;

Ø информативность;

Ø отсутствие повторов и длиннот;

Ø дружелюбный тон;

Ø четкое произношениеслов, особенно фамилий и чисел;

Ø средний темп речи;

Ø обычная громкость голоса.

Основные элементы композиции

Разговора по телефону

1. Взаимные представления (20 ± 5 секунд).

2. Введение собеседника в курс дела (40 ± 5 секунд).

3. Обсуждение ситуаций (100± 15 секунд). Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа.

4. Заключительное слово (20 ± 5 секунд).

При разговоре по телефону

Не следует

1. Долго не поднимать трубку.

2. Говорить: «Привет», «Да», «Говорите», - когда начинаете разговор.

3. Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»

4. Вести две беседы сразу.

5. Оставлять телефон без при­смотра хотя бы ненадолго.

6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки ка­лендаря.

7. Передавать трубку по много раз.

8. Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Пожалуйста, перезвоните».

9. Спрашивать: «Кто это?» или «Кто его спрашивает?», «Это какой номер?»