Учет, обработка и хранение ЭИ

Учет, обработка и хранение ЭИ ведутся следующим образом:

1. Отделы комплектования производят регистрацию ЭИ и передают их в ОАС;
2. В ОАС определяется вид и тип издания. Далее для полнотекстового ЭИ производятся тестирование технического состояния диска выявление дефектов, определение вариантов копирования и/или установки в локальную сеть, копирование на тестовый компьютер, заполнение сопроводительного бланка (СБ) в двух экземплярах;
3. ЭИ с сопроводительными бланками возвращаются в ОКОЛ, который экспонирует СБ на еженедельных выставках-просмотрах новых поступлений;
4. ОКОЛ, ОКИЛ проводят суммарный и индивидуальный учет ЭИ. При этом издания, которые имеют непоправимые дефекты или не сопровождаемые необходимой документацией списываются;
5. ЭИ инвентаризуются в отдельных книгах с продолжающимися инвентарными номерами;
6. После регистрации и инвентаризации ЭИ с сопроводительными бланками и актом передаются в ЦНОД, который присваивает определенный шифр, состоящий из буквенного обозначения носителя информации и порядкового номера;
7. ЦНОД вводит библиографическую запись в ЭК библиотеки, готовит необходимое число карточек и передает ЭИ с сопроводительным бланком в ОАС;
8. ОАС копирует библиографическую запись о полнотекстовом ЭИ из общего ЭК в ЭК полнотекстовых ЭИ. Потом переводит тестовую копию диска в главный компьютер, которые является электронным хранилищем, прописывает путь для доступа к полному тексту и «привязку» к рабочему столу, создает ярлыки на сетевых компьютерах, с которых обеспечивается работа читателей;
9. Оригинал ЭИ возвращается в ЦНОД, где в футляр издания вкладывается топокарточка с названием ЭИ, нумерацией, годом издания и местом использования;
10. Отделы-фондодержатели и отделы обслуживания получают ЭИ аналогично изданиям на бумаге, производят их прием, учет и техническую обработку;
11. После этого ЭИ хранятся в сейфах.