Шаг 8 – Распределить задачи среди членов группы

Это включает в себя нечто большее, чем просто определить, кто что делает. С распределением задач происходит и распределение ответственности за достижение вех, то есть ключевых событий. Другими словами, этот шаг является средством определить подотчетность каждого члена группы управления проектом – перед руководителем проекта и перед другими членами группы.

Поэтому распределение задач должно основываться на способностях, умениях и опыте каждого члена группы. Поручая задачи членам группы, важно убедиться, что они понимают, что от них требуется. Если это не так, то может оказаться, что уровень детализации соответствующих задач должен быть увеличен.

4.1.2 Представление плана действий

Вся содержащаяся в плане действий информация может быть представлена в графическом формате. Такой формат называется графиком Гантта. Пример графика Гантта приведен на рисунке 23. Формат может быть подстроен таким образом, чтобы соответствовать ожидаемой продолжительности проекта. Общий план проекта может описывать действия только на квартальной или месячной основе, тогда как для индивидуальных квартальных планов может быть использован еженедельный формат.

Рис. 23 Пример плана действий

Действия	Месяц 1	Месяц 2	Месяц 3	Месяц 4	Месяц 5	И т.д.		КП	КО	И т.д.
1.1 Разработать и выполнить программу переобучения персонала
1.1.1 Провести оценку потребностей персонала в обучении									Р
1.1.2 Разработать учебные курсы									Р
Шаг 8 Распределить задачи среди членов группы 1.1.3 Провести обучение									Р
1.2 Улучшить процедуры закупки, хранения и контроля лекарств
1.2.1 Провести управленческий аудит текущих процедур								Р	П
1.2.2 Разработать и испытать новые процедуры								Р
1.2.3 Внедрить новые процедуры								Р
1.2.4 Проводить периодический контроль								Р

4.2 Подготовка плана ресурсов

Расчеты затрат должны осуществляться на основе тщательного и аккуратного составления бюджета. Они будут иметь существенное влияние на решение о финансировании проекта и, впоследствии, на плавное выполнение проекта, если положительное решение будет принято. Снова список основных мероприятий нужно перенести из логической структуры в формат плана ресурсов и затрат. В процессе составления плана ресурсов, следует убедиться в том, что все необходимые средства для каждого мероприятия предусмотрены.

Когда основные мероприятия перенесены в план, необходимо определить средства для их выполнения. Так как впоследствии возникнет необходимость суммировать затраты, средства должны быть распределены по установленным категориям расходов. Например, на рисунке 24 показано, что для проведения мероприятия «Разработать и выполнить программу переобучения персонала» требуются покупка оборудования, выплата зарплат и командировочных расходов. Затем должны быть установлены единицы измерения (штуки, человеко-дни, и т.п.), количество единиц за период и стоимость единицы. После внесения этой информации в таблицу, можно легко подсчитать расходы за период и итоговые расходы по проекту.

Калькуляция расходов по проекту должна позволять распределение расходов между разными источниками финансирования, так чтобы каждая сторона ясно представляла свой вклад. Код источника финансирования может быть впоследствии использован для сортировки всех затрат и определения соответствующих каждому источнику итоговых сумм. Вероятно, что организации, финансирующие проект, имеют бюджетные статьи для каждой категории затрат. С указанием бюджетных кодов становится возможным сортировать расходы по бюджетным статьям.

Теперь можно спланировать расходы, просто умножая количество единиц за период на стоимость единицы и подсчитать общие расходы по проекту.

Важно помнить, что от местного партнера проекта потребуется покрытие всех постоянных расходов по предоставлению услуг, развиваемых в проекте, после того как проект будет завершен. Для того чтобы оценить их будущее воздействие на бюджет местного партнера, постоянные расходы должны быть выделены отдельно и суммированы за период (например, календарный год). Эти расходы могут покрываться (полностью или частично) за счет возрастающих доходов, которые местный партнер получает в результате деятельности проекта.

Рис. 24: Пример планирования ресурсов

Мероприятия/ресурсы

Единица

Количество за период

Цена за еди-ницу

Источник финанси-рования

Код бюджетной статьи

Расходы за период

Итого за проект

Постоян-ные расходы (за год)

Кв.1

Кв.2

Кв.3

Кв.4

ЕС

Прави-тельство

Кв.1

Кв.2

Кв.3

Кв.4

1.1 Разработать и выполнить программу переобучения персонала

Оборудование

Компьютер

Штука

ЕС

3.4

Копировальный аппарат

Штука

ЕС

3.4

Принтер

Штука

ЕС

3.4

Зарплаты и командировочные (местные)

Штат российского партнера

Чел/мес.

Госбюджет

В/2.1

Штат офиса проекта

Чел/мес.

Госбюджет

В/2.1

Резюме

Ø План действий – это метод представления мероприятий проекта, который определяет их логическую последовательность и все зависимости, существующие между ними. Он также используется для определения того, кто будет ответственным за выполнение каждого мероприятия.

Ø После завершения логической структуры становится возможным перенести мероприятия из ее левой колонки в формат плана действий. План действий предоставляет предварительные оценки, которые могут быть впоследствии пересмотрены руководством проекта в свете фактического исполнения реализации проекта.

Ø После подготовки плана действий, может быть начата работа по дальнейшей спецификации ресурсов и планированию затрат. Расчеты затрат должны осуществляться на основе тщательного и аккуратного составления бюджета. Они будут иметь существенное влияние на решение о финансировании проекта и, впоследствии, на плавное выполнение проекта, если положительное решение будет принято.

Ø Список мероприятий нужно перенести в формат плана ресурсов и затрат. В процессе составления плана ресурсов, следует убедиться в том, что все необходимые средства для каждого мероприятия предусмотрены.

[1] Хотя очевидно, что на диаграмме три Цели проекта, впоследствии они будут переформулированы в одно согласованное утверждение в окончательной логической структуре, так чтобы обеспечить согласованность с принципом УПЦ, что Цель проекта должна быть только одна.