2015-05-30
368
Этот метод, называемый также «блицответ», рекомендуется для тех случаев, когда Ваше сообщение предполагает немедленный ответ, причем тексты обоих писем можно сделать весьма краткими.
| Формуляр «письма-маятника» | |
| Получатель__________ | Наше сообщение Знак нашей фирмы Ваше письмо от Ваш звонок от Наш разговор от Существо дела Место, дата, подпись |
| Отправитель__________ | Ваш ответ Знак Вашей фирмы Наш звонок от Наш разговор от Существо дела Место, дата, подпись |
Составьте аналогичный формуляр и пошлите оригинал адресату (копию в дело). После получения ответа копию можно уничтожить.
Преимущества этого принципа:
— небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа, принуждает к краткости;
— отправитель и получатель имеют одновременно перед глазами и предложение, и ответ;
— оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;
— отправителю ответа не требуется повторять атрибутику делового письма.
Рационализация корреспонденции путем облегчения ответа (согласования с партнером).
Поскольку Вы ожидаете краткого, но быстрого ответа на свое письмо, Вы можете освободить своего партнера от ненужной работы: посылайте ему письма в двух экземплярах с таким, например, упоминанием в тексте: «Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для написания от руки краткого ответа!».
Рационализация корреспонденции с использованием стандартных бланков для кратких писем.
Используйте различные формуляры, бланки и стандартные сопроводительные записки для кратких сообщений, выдачи заказов, записи телефонных разговоров, циркуляров, заявок и т. п., если вам надо сделать краткое стандартное сообщение или отослать в качестве приложения материалы, которые нуждаются только в небольшом пояснении.
Преимущества стандартных бланков: Вам не надо много писать или диктовать, достаточно проставить ключевые слова и обозначения. Такого рода послания производят зачастую лучшее впечатление, чем красивые, но не рациональные письма!
