Формирование и ведение личных дел работников

Личное дело-это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретной службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п. При формировании личного дела документы следует располагать в определенном порядке:

Внутренняя опись документов дела

Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете)

Личный листок по учету кадров (анкета)

Автобиография

Копия документов об образовании

Копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством)

Характеристики или рекомендательные письма

Заявление о приеме на работа или трудовой контракт

Копия приказа о назначении на должность.

В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включаются: список научных трудов и изобретений; выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождения от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилии и др. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учету кадров». В связи с этим не рекомендуется включать названные документы в личное дело.

Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней. Опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 44). Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы он должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок, а также в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка военный билет, документ об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени, о присвоении ученого звания (диплом, аттестат), документы об имеющихся изобретениях. Особое внимание необходимо обратить на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки и неправильные формулировки. Так, в графе «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное», в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника. В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность работника началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и др. случаев. Кроме того, если работник на одном и том же предприятии в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой должности. В графе «Семейное положение» сначала указывается: «женат»(замужем), «разведен(а)», «вдовец»(вдова), «холост»(незамужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь), проживающие совместно с работником. При этом указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи. Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса (например, «ученая степень», «ученое звание» - «не имею»). Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности предприятия, принимая от поступающего на работу личный листок, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами. Наряду с «Личным листком по учету кадров» в практике может использоваться другая аналогичная форма «Анкета», содержащая те же графы, что и личный листок. В состав анкеты входят и некоторые дополнительные сведения (например, вопрос об изменении фамилии). В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим поступающим на работу, но и лицом, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности после соответствующей сверки внесенных в анкету сведений. В последующем все сведения об имевших место изменениях, касающихся работника после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты), отражаются в «Дополнении к личному листку». Данный документ включает: фамилию, имя, отчество работника и 2 раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

В первом разделе фиксируются сведения о работе (например, о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на приказы по личному составу.

Во втором разделе помещают данные, отражающие профессиональную и личную жизнь работника (например, образование, повышение квалификации, знание иностранных языков, изменение места жительства и семейного положения). При этом все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и др. Кроме того, обязательным реквизитом «Дополнении к личному листку» являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на оборотной стороне листка после всех других сведений и состоят, как правило, из надписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.

Наряду с заполнением указанных документов поступающий на работу в некоторых случаях пишет «автобиографию» - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Он составляется работником собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освящены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность, каковы причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие поощрений, сведения о семейном положении, паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника. Следующим документом, помещаемым в личное дело, является «Копия приказа о назначении на должность», которая должна иметь соответствующую отметку о заверении, проставляемую ниже подписи и состоящую из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Однако, чаще всего, в практике вместо копии приказа в личное дело включается лишь «Выписка из Приказа», которая делается после подписания соответствующего приказа директором предприятия. В выписке сохраняются все основные реквизиты бланка приказа с добавлением слова «выписка из…», в том числе дата подписания приказа, его номер и заголовок к тексту. Затем следует содержательная часть текста, после которой указывается наименование должности руководителя предприятия, подписавшего подлинник приказа, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из приказа аналогично заверению копий. При передаче и хранении, в конце помещается «заверительная надпись», которая составляется на «листе-заверителе дела», имеющим установленную форму (приложение 45). Данный документ служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния. Следует помнить, что выносить заверительную надпись на обложку дела или на оборот листа последнего документа дела запрещается. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» количество листов внутренней описи. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки и оформляется для передачи на хранение, а в освободившуюся обложку под тем же номером помещается личное дело нового работника. Личные дела могут выдаваться во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Круг таких лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно директором предприятия, причем его особое разрешение необходимо и в случаях высылки дел по соответствующим запросам в другие организации. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты, может использоваться специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело. В ней указываются: номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника, на которого оно заведено, дата выдачи личного дела, кому оно непосредственно выдано, расписка в его получении, номер служебного телефона лица, получившего дела и дата возвращения дела.

Для обеспечения поисковой и справочной работы по личным делам на предприятии может вестись вспомогательная алфавитная картотека, алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату его заведения, другие справочные сведения. Контрольная и алфавитная карточки могут быть объединены в одну «алфавитно-контрольную карточку».

Личные дела хранят как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию, а на небольших предприятиях, где нет самостоятельных кадровых служб, на директоров. Ежегодно на предприятии должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт такой проверки фиксируется в "Дополнении к личному листку по учету кадров". При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки обязательно доводятся до сведения директора предприятия.

В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших.

Наряду с личными делами, которые оформляются лишь на работников определенных категорий, на предприятии на всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную (срочную) и сезонную работы, заводятся специальные "Личные карточки", служащие для анализа состава и учета движения кадров. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, которая пересматривалась в 2003 году. В приложении 46 показана лицевая сторона карточки Т-2, рекомендуемой для использования на предприятиях. На оборотной стороне карточки Т-2, содержатся разделы: "Назначения и перемещения", "Отпуска", "Дополнительные сведения". В "Дополнительных сведениях" записываются данные, не отраженные на лицевой стороне "Личной карточки" (наличие второй профессии, обучение без отрыва от производства, инвалидность (на основании документов ВТЭК) и т.п.).

"Личная карточка" заполняется лицом, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности предприятия после подписания ответственным руководителем приказа о приеме на работу в одном экземпляре от руки (допускается использование стандартных форм, предлагаемых системами «Гарант», «Консультант»). Все записи в карточке пишутся полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.) При увольнении работника в "Личной карточке" указывается дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся на предприятии в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, а затем подшиваются в дело и сдаются в соответствующий архив.