Определение диапазона делегирования

Передача полномочий и ответственности на предприятии базируется на диапазонах действия или диапазонах делегирования. Этот диапазон необходимо точно определить, чтобы каждый сотрудник точно знал, какие работы и задачи он должен выполнять и решать, какие полномочия у него имеются и за что конкретно он несет ответственность.

Отсюда следует, что каждая должность (рабочее место) на предприятии управляющим жилищным фондом должна включать в себя следующие элементы:

1. Цели и задачи обладателя данного рабочего места, исходя из общих стратегических целей развития компании;

2. Конкретные функции и работы, которые должен уметь выполнять сотрудник на данном рабочем месте;

3. Полномочия, соответствующие данной должности;

4. Право сотрудника самостоятельно решать поставленные перед ней задачи в рамках полномочий, установленных для данного рабочего места;

5. Ответственность, которую несет сотрудник в соответствии с возложенными на него целями, задачами и полномочиями.

В свою очередь руководители управляющей компании несут ответственность за подбор и расстановку компетентных сотрудников по рабочим местам в рамках компании. Компетентными считаются только те сотрудники, которые имеют способности, знания, навыки и квалификацию, необходимую и достаточную для успешного выполнения работ и решения поставленных задач в границах переданных полномочий. Нельзя не учитывать компетенцию сотрудников при их назначении на должность. Сотрудник, не имеющий необходимых знаний, навыков и опыта не может справиться с возложенными на него задачами.

Установление границ диапазона делегирования полномочий для сотрудников входит в обязанности руководства компании, а не является результатом субъективных пожеланий отдельных начальников подразделений. Диапазон делегирования должен определяться, прежде всего, с учетом целей, задач, стратегии развития компании, а также возможностью и способностью персонала к освоению данной модели управления.

Таким образом, для каждой должности, в зависимости от поставленных целей, определяются задачи, полномочия и соответствующая ответственность. Процесс делегирования строится с учетом объективного положения дел, а не в зависимости от субъективных особенностей личности сотрудника. Диапазон делегирования включает качественные и количественные элементы. В полномочия руководителей входит конкретная формулировка указанных элементов диапазона делегирования.

Высшее руководство Управляющей компании должно внести ясность в вопрос о том, какие конкретные задачи решаются на каждом рабочем месте. Как только цели поставлены и задачи определены, можно протестировать сотрудников на предмет проверки их способностей, квалификации и компетенции в решении этих задач.

К сожалению, в области подбора персонала руководство Управляющей компании очень часто приходится идти на компромисс между объективными требованиями и реальной квалификацией имеющихся сотрудников. Далеко не всегда компания располагает сотрудниками, подходящими для решения поставленных задач. Поэтому руководители должны систематически уделять внимание обучению и повышению квалификации своих сотрудников.

Разветвленная система диапазонов делегирования, охватывающая всю структуру организации, служит основой для привлечения сотрудников к процессам принятия управленческих решений. Эта система может превратиться в надежный инструмент повседневной работы, если найдет отражение в особом документе - в описании должности или описании рабочего места (ОРМ).

Применение системы ОРМ является эффективным инструментом современного менеджмента компании. В практике работы предприятий жилищно-коммунального комплекса используется термин «должностная инструкция». Следует отметить, что описание рабочего места принципиально отличается от традиционной должностной инструкции. Это связано с тем, что должностная инструкция не включает в себя сведений о полномочиях сотрудника, а также не содержит указаний о начальниках и подчиненных данного должностного лица.

Система описания рабочих мест позволяет разграничить полномочия должностных лиц, находящихся на одной горизонтали управления. Так можно добиться разделения диапазонов делегирования коллег. Коллеги - это сотрудники компании, не являющиеся друг для друга начальниками или подчиненными. Также разделяется диапазон начальника от диапазонов полномочий подчиненных сотрудников, если таковые имеются.

Полномочия и ответственность сотрудника фиксируются в описании рабочего места.

Прежде чем начать разработку описания рабочих мест, необходимо провести диагностику предприятия, выявить недостатки, существующие на всех участках и на всех уровнях управления компанией, и путем определения причин возникновения устранить их. Без этой процедуры невозможно составить полноценное описание рабочих мест, так как все недостатки управления найдут отражение в качестве подготовленного документа.

Перед тем, как приступить к описанию рабочих мест необходимо решить ряд важнейших для компании задач. Среди этих задач ключевое значение имеют следующие:

1. Определение видения, миссии, цели и задачи компании;

2. Определение производственной структуры и ее отражение в управленческой структуре компании;

3. Разработка стратегии развития компании;

4. Распределение рабочих мест по соответствующим структурным подразделениям и установление цели и задачи каждого рабочего места;

5. С помощью специально подобранной команды (оргкомитета) провести тщательную оценку фактического состояния (диагностику) предприятия;

6. Убедить сотрудников в необходимости внедрения новой системы управления;

7. Руководитель, как личность, должен быть готов к тому, что придется для преодоления сопротивления, уволить часть сотрудников. Иногда даже из ближнего окружения;

8. Внедрение описаний рабочих мест - процесс длительный, требующий постоянного контроля от руководителя, поэтому руководитель должен сам себя сдерживать от скоропалительных выводов и от соблазна ускорить процесс волевым наскоком.