Введение системы описания рабочих мест в действие

Система описания рабочих мест начинает функционировать на предприятии на основе приказа, подписанного высшим руководством организации.

Здесь возникает вопрос, что лучше: подождать с введением описания рабочих мест до тех пор, пока они будут готовы для всех рабочих мест, или ввести поэтапно по отдельным подразделениям или уровням?

Поэтапное введение описания рабочих мест имеет ряд преимуществ:

- исключена возможность задержки процесса;

- часть сотрудников начинает работать по новой системе;

- накапливается практический опыт, который пригодится в дальнейшем при введении описания рабочих мест в соседних подразделениях, оценят деятельность руководства по улучшению компании, что положительно повлияет на их отношение к делу.

Каждый сотрудник в обязательном порядке получает документально оформленное описание своего рабочего места. Некоторые выдержки из этого документа необходимо довести до сведения всех тех сотрудников, сфера профессиональной деятельности которых затронута в вышеуказанном документе.

Это следующие лица:

- во-первых, это те, кому подчинен сотрудник: его непосредственный начальник и (если имеются) руководитель подразделения, где работает этот сотрудник (т.е. административный начальник) и штабной начальник (т.е. начальник по специальности);

- во-вторых, те сотрудники компании, которые находятся в подчинении обладателя данного рабочего места;

- в-третьих, его коллеги (естественно, подчиненные одному начальнику).

И, конечно же, другие сотрудники предприятия, с которыми обладателю данного рабочего места придется иметь дело в процессе работы.

Все описания рабочего места необходимо собрать в справочник, к которому получат доступ сотрудники компании.

Описания рабочих мест не делают навечно. Для того чтобы знать, соответствует ли данный документ действительности, необходимо устраивать постоянные проверки; кроме того, нельзя забывать о том, что любая компания подвержена изменениям, которые проводятся с целью увеличения производительности труда, улучшения условий труда, роста конкурентоспособности и т.д. Поэтому руководство компании обязано раз в 2-3 года в централизованном порядке проверять, соответствуют ли принятые в свое время решения фактической ситуации на предприятии.

Необходимо учитывать следующее:

1. Описание рабочих мест невозможно разработать с первого раза без ошибок. Поэтому не следует прекращать работу, если в отдельном случае не было достигнуто желаемого результата;

2. Не стоит драматизировать ситуацию при допущении отдельных ошибок, например, при не включении в описание рабочего места определенной задачи. В подобной ситуации сотрудник должен обратиться с этой проблемой в оргкомитет и попросить внести соответствующие изменения;

3. Описание рабочего места не должно возводиться в абсолют и препятствовать развитию управлению на основе коллегиального сотрудничества. Главная задача описания рабочих мест упорядочить деятельность предприятия, однако, порядок должен быть источником развития гибкости менеджмента, учитывающего изменения во внешней среде и в рамках компании. Чрезмерная жесткость и неизменность содержания рабочих может привести к серьезным проблемам в развитии компании;

4. Описание рабочих мест не должно привести к тому, что сотрудники, ссылаясь на него, будут отказываться от выполнения специальных работ и разовых поручений, объясняя это тем, что этого задания нет в описании рабочего места.

Каждый сотрудник предприятия, использующего метод делегирования ответственности, имеет описание рабочего места.

«Описание рабочего места», имеет свои преимущества, как и для сотрудника предприятия, так и для руководителя:

- имея описание рабочего места, сотрудник четко знает цели, задачи и полученные полномочия. В тоже время, он также четко знает границы своих полномочий, поэтому в исключительных случаях он знает к кому обратиться;

- благодаря описанию рабочего места, сотрудник имеет свободу действий, как по отношению к своему руководителю, так и по отношению к своим коллегам, а следовательно, от противоправных действий с их стороны;

- чёткое описание целей и задач позволяет сотруднику, при успешной работе, претендовать на поощрения и при этом не зависеть от смены непосредственного руководителя;

- благодаря описанию рабочего места начальник освобождается от ответственности за то, что происходит на участках работ его сотрудников;

- описание рабочего места, с одной стороны, препятствует руководителю, вернуть себе полномочия подчиненного сотрудника, а с другой стороны, помогают руководителю пресечь попытки сотрудников переложить на руководителя свои полномочия;

- благодаря описанию рабочих мест у руководителя имеется обзор взаимосвязей на предприятии, поэтому имеется возможность поиска наиболее эффективных управленческих решений. Так как описания рабочих мест однозначно устанавливают полномочия на всех уровнях, то руководитель более объективно оценивают результаты действий подчиненных, освобождаясь от конфликтов, и, следовательно, руководитель более свободно занимается проблемами своего уровня.

В тоже время подготовка и внедрение описаний рабочих мест на предприятии связаны с преодолением некоторых препятствий на этом пути. В первую очередь руководителю необходимо «созреть» самому, принять окончательное решение организовать команду единомышленников, обучить сотрудников.

Для того чтобы наглядно рассмотреть преимущество «описания рабочих мест» рассмотрим возможность внедрения «описания рабочих мест» на предприятиях управляющих жилищным фондом.