Принципы осуществления контроля над работой и результатами

Контроль в организации - одно из центральных понятий в теории организации. В широком смысле означает всю совокупность мероприятий, средств и механизмов, направленных на обеспечение соблюдения работниками предписанных норм, правил, программ поведения и деятельности.

Контроль является главным средством обеспечения руководств делегированным диапазоном. Для начальника контроль является базовым средством по обеспечению руководства и контроля над диапазонами делегирования сотрудников. В первую очередь контролируется правильность исполнения соответствующих обязанностей, как начальника, так и сотрудников. Все что делегируется, должно также и контролироваться.

Контроль - это средство руководства, которое помогает уменьшить риск, связанный с делегированием ответственности.

Контроль - это не делегируемая обязанность начальника. Только заместитель, действующий от имени начальника и в соответствии с его планами и намерениями, может осуществлять контроль вместо него.

Контроль должен быть экономически оправданным, т.е. связанные с ним затраты должны соответствовать ожидаемому результату.

Каждая должность, занимаемая начальником, имеет ограниченный сектор контроля.

Условием проведения контроля является определение критериев, на основании которых будет проверяться поведение и результаты работы сотрудника. Начальник, контролируя работу своего сотрудника, должен обладать соответствующими профессиональными знаниями.

Во время контроля начальник должен убедиться, действительно ли подчиненные ему сотрудники обладают необходимой квалификацией.

Начальник осуществляет контроль за подчиненными ему сотрудниками с помощью служебного надзора (выборочный контроль) и контроля результатов работы.

12.19.1. Служебный контроль

Служебный надзор означает, что начальник путем выборочных проб убеждается в том, что сотрудник при выполнении своих задач ведет себя в рамках установленных норм и директив, и вероятно достигнет поставленной перед ним цели.

Для начальника важно установить правильно ли в конкретном случае вел себя сотрудник - как в профессиональном, так и в управленческом отношении. При необходимости начальник может корректировать действия сотрудника и направлять в нужное русло.

Служебный контроль должен предупреждать ошибки, а если они уже возникли, то выявлять их и исправлять.

Служебный контроль ориентирован на конкретный случай. При этом не имеет значения, имел ли он место в прошлом или совершается в настоящее время, или касается мероприятий, планируемых на будущее.

Основой для служебного контроля является описание рабочего места, поставленные цели и задачи, директивы и «Общая инструкция по управлению».

Начальник просматривает ход работы сотрудника и проверяет выполнение им отдельных процессов. Время проверки изменяется и неизвестно сотруднику. Часто контроль проводится незаметно для сотрудника. В процессе повседневного сотрудничества.

Служебный контроль охватывает следующие процессы:

Определение фактического состояния дел путем выборочной пробы.

Анализ выборочной пробы.

Сюда относится:

- сравнение фактического состояния с плановым заданием; т.е. определение, вел ли себя сотрудник в рамках поставленных целей, директив и норм; выяснение, где в конкретном случае имели место отклонения и каковы причины их возникновения, при этом учитываются все отягчающие и смягчающие вину сотрудника обстоятельства. Сотруднику дается возможность изложить свою точку зрения;

- обдумывание, какие выводы необходимо сделать из результата проверки, а именно в профессиональном, управленческом и организационном отношении.

Служебный контроль не является вопросом доверия или недоверия начальника к сотрудникам. Это управленческая обязанность, и сотрудники должны это понимать, начальник проводит его только в отношении непосредственно подчиненных ему сотрудников.

Служебный контроль относится к задачам, которые начальник должен решать сам. За исключением заместителя, он не может его передоверить.

Служебный контроль требует активных действий начальника. Проводить контроль необходимо систематически, даже если конкретный повод отсутствует.

Служебный контроль должен проводиться целенаправленно. Начальник должен ясно представлять главное в работе своего сотрудника, где могут быть источники ошибок или возникать опасности.

Процесс, который должен проверяться выборочно, должен быть проверен полностью. Только таким образом начальник получит представление о том, правильно ли поступают его подчиненные в данном конкретном случае, и будут поступать далее, в будущем.

Начальник при осуществлении контроля наряду с проверкой профессиональных и управленческих качеств сотрудника должен заниматься и им самим, т.е. его сильными и слабыми сторонами.

Проведение служебного контроля не должно создавать помехи для производственного процесса. Он должен проводиться в подходящее время, без нервозности и спешки.

На проведение служебного контроля начальник должен затрачивать необходимые для его качественного выполнения время, осуществляя его без суеты и спешки.

При проведении контроля начальник должен не забывать об этических нормах:

- не рыться в столе сотрудника в его отсутствие;

- не заниматься выспрашиванием о работе сотрудника у его товарищей и не подрывать авторитет проверяемого, постановкой некорректных вопросов;

- запрещается тайное подслушивание телефонных разговоров.

Начальник не может использовать служебный контроль для проверки своих голых подозрений в отношении действий и решений сотрудников, если они действуют в рамках директив и данных им полномочий.

Осуществление служебного контроля должно быть как для начальника, так и для сотрудника выполнимым. Начальник должен быть в состоянии провести служебный контроль в обычной рабочей обстановке и с использованием обычных критериев.

Служебный контроль будет тогда полным, если будет проводиться анализ его результатов, а с сотрудником проведена беседа в отношении выводов, которые он должен будет извлечь из результатов проверки.

Если начальник не в состоянии заниматься проведением служебного контроля независимо от причин, он должен проинформировать об этом своего начальника. Поскольку просто не проведение контроля из-за перегрузки или недостатка специальных знаний является нарушением служебных обязанностей.

12.19.2. Контроль результатов работы

Контроль результатов - надежное средство для оценки работы сотрудников, ведь он осуществляется на основе объективных документов и не зависит от субъективного мнения начальника.

Подведение итогов необходимо не только для предприятия в целом, но и для самого сотрудника, который имеет право знать результат своей работы за определенный промежуток времени. Это нужно для того, чтобы он мог скорректировать свою деятельность, кое-что исправить и создать базу для дальнейших достижений.

Чтобы контроль результатов работы был эффективным средством руководства, необходимо в организации создать ряд условий и соблюдать принципы его проведения:

1) контроль результатов успешно может проводиться только тогда, когда есть четкое делегирование ответственности, т.е. на всех рабочих местах должны быть четко определены задачи, компетенция и ответственность;

2) для проведения контроля результатов должны иметься четкие критерии. Чем точнее очерчены цели и определены отдельные задачи, тем точнее можно определить результаты работы;

3) нужно обсуждать с сотрудником стоящиеся перед ним цели. Он должен хорошо понимать их суть и считать их справедливыми;

4) должен быть четко определен отрезок времени, за который будет проводиться проверка результатов работы;

5) время проведения контроля должно определено заранее и известно сотруднику;

6) если спектр деятельности сотрудника состоит из нескольких частей, то начальник наряду с контролем общих результатов должен проводить контроль отдельных частей, который может приходиться на разное время, однако затем необходимо подвести общие итоги;

7) результаты работы сотрудника должны оцениваться с учетом всех положительных и отрицательных моментов, оказавших влияние на его деятельность в этот период;

8) начальник должен оценить результаты проверки и сделать выводы:

- изменение целей, плановых заданий, временных целей, существующих указаний;

- дополнительные указания;

- организационные изменения;

- принципиальное изменение прежних методов работы;

- усиление служебного контроля;

- поощрение сотрудника;

- перевод сотрудника (не только из-за недостаточной квалификации, но и в виду его склонностей, знаний);

- повышение сотрудника по службе;

- увольнение сотрудника.

Однако меры отрицательного характера должны приниматься только после критической беседы:

- контроль результатов может считаться законченным только тогда, когда выводы и общие результаты проверки обсуждены с сотрудником;

- для правильного проведения контроля результатов работы требуется спокойствие и достаточное количество времени.

Проверка результатов работы затрагивает как профессиональную, так и управленческую стороны деятельности сотрудника.

Проверяется:

- чего сотрудник достиг, выполняя свои профессиональные задачи за определенное время;

- какие результаты получены в плане управленческой деятельности сотрудника, было ли его поведение правильным или нет;

- как он вел себя по отношению к коллегам;

- какие результаты получены сотрудником в плане руководства своими подчиненными.

Для проведения контроля результатов работы в распоряжении начальника имеются следующие средства:

а) служебные и простые беседы с сотрудником;

б) письменные документы, доклады, статистические материалы, выписки из документов и т.д.

12.19.3. Контроль результатов работы сотрудника.

Для того чтобы выяснить, придерживался ли сотрудник принципов руководства и каких результатов он достиг, целесообразно поставить следующие вопросы:

- действовал ли сотрудник сам и самостоятельно ли принимал решения на своем участке в течение проверяемого периода?

- какие меры по улучшению положения им были сделаны по собственной инициативе, и какие результаты были достигнуты?

- какие он подал новые идеи?

- какими были его отношения со своим начальником?

- правильно ли он информировал и консультировал своего начальника?

- как вел себя сотрудник по отношению к коллегам из своего и других подразделений?

- информировал ли он в достаточной мере своих коллег?

- делал ли он это по собственной инициативе или из-за того, что его вынуждали это делать?

- другими словами, правильно ли он исполнял свои обязанности по горизонтальному информированию?

- согласовывал ли он с коллегами свои планы, затрагивающие их сферу компетенции?

- способен ли он работать в команде?

- старался ли сотрудник получать консультации от соответствующих подразделений, и как это сказалось на результатах работы?

- каковы были результаты работы на его участке в его отсутствие?

- смог ли он сработаться со своим заместителем так, чтобы его отсутствие не наносило ущерба результатам работы?

- как вел он себя в качестве исполняющего обязанности?

- оправдалось ли принятое решение?

- что он сделал для повышения уровня своих знаний?

12.19.4. Контроль результатов работы начальника

Руководство предприятия для того, чтобы определить результаты работы начальника, имеющего подчиненных, моет поставить следующие вопросы:

- имеются ли в его подчинении сотрудники, способные самостоятельно действовать и принимать решения?

- насколько ему удалось привить своим сотрудникам самостоятельность мышления, и какие меры он принимал в отношении тех, кто оказался неспособным к этому?

- успешно ли он противостоял попыткам возврата полномочий?

- не вмешивался ли он в сферу полномочий своих сотрудников? Были ли жалобы по этому поводу?

- пользовался ли он инициативой и идеями своих сотрудников; правильно ли он привлекал их к консультации?

- владеет ли он приемами ведения беседы, каковы результаты проводимых им совещаний?

- осуществляет ли он в достаточной степени информирование своих сотрудников?

- осуществлял ли он служебный контроль и проверку результатов работы, проводил ли открытое деловое обсуждение результатов контроля с сотрудниками, правильно ли применял критику и поощрение?

- координировал ли он работу своих сотрудников?

- оказались ли поставленные им перед сотрудниками цели и задачи реальными? Если они не были выполнены то, по каким причинам?

- определил ли он, как главные, направления деятельности сотрудников, повлияла его работа на результаты работы всего предприятия;

- какова обстановка на подчиненном ему участке работы?

- какова текучесть кадров;

- какой уровень заболеваемости?