Горизонтальное информирование

Горизонтальное информирование означает, что одно подразделение информируется непосредственно другим по тем вопросам, знание которых необходимо ему для выполнения своих задач.

Горизонтальное информирование осуществляется не официально - через соответствующих начальников, а напрямую - от подразделения к подразделению (путь движения). При этом не имеет значения, подчинены ли эти подразделения одному или разным начальникам.

Горизонтальное информирование позволяет узнать сотруднику нужные сведения, минуя бюрократические барьеры. Оно позволяет избежать двойной работы. В результате быстрой и обширной горизонтальной информации сотрудники получают возможность получать сведения о результатах работы, позволяющие решить определенные проблемы на своем участке, минуя подготовительную работу.

Необходимая координация работы и планов зависит от быстрого и эффективного горизонтального информирования. Оно одновременно является важным элементом коллегиального сотрудничества и условием самокоординации.

Горизонтальная информация охватывает не все сферы производственной деятельности сотрудника.

Лучшим способом горизонтального информирования является составление горизонтального информирования. Он конкретизирует содержание и объем информации для каждого сотрудника. Этот каталог не является всеохватывающим, описывает лишь наиболее важные случаи. То есть, он является указанием и служит примером для сопоставления фактов.

Каталог горизонтального информирования является и вспомогательным средством при самоконтроле, а также при служебном контроле начальника за сотрудником который производит горизонтальное информирование.

Отправной точкой при составлении каталога является регулирование горизонтальной информации между коллегами одному начальнику.

Это регулирование происходит следующим образом:

- основой горизонтального информирования являются описание рабочих мест, производственные планы, производственные планы, руководящие директивы и указания;

- начальник должен справляться о том, что интересует сотрудников, и что, по их мнению, необходимо знать другим об их работе;

- руководитель должен узнавать от сотрудников, где за последнее время были допущены ошибки в процессе горизонтального информирования;

- при необходимости проводятся консультации по отдельным предложениям.

Способы координации горизонтальной коммуникации в подразделениях, которые по роду своей деятельности, зависят от взаимного информирования друг друга, заключаются в следующем:

- проведение заключительного совещания с сотрудниками, подчиняющимися одному и тому же начальнику, по выяснению вопросов горизонтального информирования;

- если горизонтальное информирование включает представителей различных подразделений, то требования по горизонтальному информированию согласовываются с соответствующими начальниками. В спорных случаях окончательное решение о соответствующем горизонтальном информировании разных подразделений принимает вышестоящий начальник.

Информация меду штабом и линией.

Горизонтальное информирование является основным рабочим инструментом при взаимодействии штаба и линии. Без взаимной информации связи между ними не было бы. Поэтому право и обязанность взаимного информирования является одной из основных принципов взаимодействия.

а) Горизонтальное информирование линией без запроса штаба.

Большое значение во взаимодействии штаба и линии играет соотношение формальной и неформальной структуры коммуникаций на предприятии. Коммуникативная сеть в организации тем эффективнее, чем гармоничнее формальная и неформальная структуры дополняют друг друга. Таким образом, коммуникативная сеть в организации тем эффективнее, чем гармоничнее формальная и неформальная структуры дополняют друг друга. В случае такого гармоничного взаимодействия линия, кроме того, формально запрошенной штабами информации также будет информировать штабы без их запроса обо всех событиях, имеющих существенное значение для деятельности штаба.

Совершенно очевидно, что штабы не могут официально запрашивать информацию о тех событиях, которые им неизвестны. Если такое же автоматическое взаимопонимание отсутствует, то штабные структуры получают органическую информацию и со своей стороны не могут исполнять свои обязанности по консультированию линейных подразделений. То есть отсутствует база для тесного плодотворного сотрудничества.

Линия должна информировать штабы обо всех фактах, знание которых может иметь большое значение для осуществления консультационной деятельности. При этом линия должна ориентироваться на задачи, поставленные перед штабом.

б) Горизонтальное информирование штабами без запроса линии.

Предполагается, что штабы должны автоматически информировать линию обо всем, что может представлять для нее интерес. Штабы должны постоянно спрашивать, кому они могут помочь предоставлением определенной информации. Они должны развивать высокую активность в этом вопросе.