Информационный каталог начальника

Для успешного выполнения обязанностей по информированию персонала, руководителю необходимо объединить их в некую общую систему. Испытанным средством является информационный каталог (или информационный план).

Каталог служит основой для контроля вышестоящим начальником, проверяющим правильность доведения информации до нижестоящих подразделений. Информационный каталог охватывает следующее:

- перечисление пунктов, по которым начальник должен регулярно информировать своих сотрудников, а именно:

- положение дел с оборотом;

- ситуация на рынке;

- ситуация с конкурентами;

- собственное планирование;

- ожидаемые задачи;

- затраты;

- результаты командировок;

- перечень пунктов, по которым сотрудники ориентируются только при наступлении изменений, а именно:

- в политике руководства;

- в организационной структуре;

- в краткосрочном, среднем и долгосрочном планировании, в сфере полномочий начальника или сотрудников линии или штабов;

- перечисление критериев, позволяющих распознать необычные ситуации, возникающие у начальника и затрагивающие сферу деятельности сотрудника. Здесь обязательны информирование сотрудников и получение их совета.

ИНФОРМАЦИОННЫЙ КАТАЛОГ СОТРУДНИКА

В информационном каталоге указано, по каким вопросам сотрудник должен информировать начальника.

Информационный каталог создается на тесном сотрудничестве руководителя и подчиненного.

Он охватывает следующие вопросы:

1. Исходные моменты, служащие опорными точками общей информации, которую подчиненный сообщает начальнику при регулярных встречах.

2. Список отклоняющихся, или ненормальных случаев, при которых сотрудник обязан информировать начальника, прося его совета или консультации.

3. Определение иных фактов иных фактов и обстоятельств, о которых необходимо докладывать начальнику.

К ним относятся:

- происшествия, вносящие изменения в установленный производственный процесс;

- обстоятельства, которые в результате частого повторения, своей новизны или других особенностей приобретают принципиальное значение;

- доклад о несчастных случаях.

4. Установление даты подачи информации и периодичности, с которой она должна регулярно поступать.

5. Определение той формы, в которой должна представляться информация: письменно или устно, как отчет, сообщение или записка.

Информационный каталог облегчает сотруднику выполнение своих обязанностей, а начальнику - контроль над этим.