Служебная записка

Memorandum (служебная записка) в единственном числе, или memoranda во множественном. Можно использовать соответственно memo или memos. Служебные записки это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес процессов, предоставления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный и дружественный стиль. Хотя Вам и не нужно быть слишком кратким, излишне официозным в тоже время лаконичность приветствуется. Структура служебной записки составляется таким образом, чтобы наиболее важная информация находилась в первом абзаце, а в последующих абзацах разъяснить эту информацию более подробно. Все служебные записки имеют аналогичную структуру. В них присутствуют следующие элементы:

· Получатель: выравнивание по левому краю, прописными буквами, в верхней части страницы

· Отправитель: по левому краю, прописными буквами, непосредственно под «Получателем»

· Дата: по левому краю, прописными буквами, сразу под «Отправителем»

· Тема: по левому краю, прописными буквами, под «Датой»

· Подходящая бумага: белая для печати, размер должен быть стандартным или меньше, что бы поместиться в лотки для входящих документов.

Не смотря на то, что большинство информации сегодня передается по электронной почте, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке 21 столетия. Отправка в напечатанном виде возможно уже вчерашний день, но все еще важно использовать правильное оформление при отправке по электронной почте.

Пример,

Memorandum