2015-06-04
416
Грамотно написанное деловое письмо производит правильное впечатление на ваших партнеров и является одной из ступеней лестницы, ведущей к успеху. Письма делятся на несколько видов:
· письмо-запрос
· письмо-предложение
· письмо подтверждения
· рекламное письмо
· сопроводительное письмо
Все они имеют определенную форму, что значительно облегчает нашу задачу.
Итак:
1. Шапка письма. Как правило, письма пишутся на официальных бланках, где уже присутствует название компании и ее контакты;
2. Адрес того, кому предназначено письмо и дата написания;
3. Обращение. Стандартные формулы: Dear Sir, Dear Madam, Dear Ms. Jones (важно: к женщинам следует обращаться Ms., если вас не попросили использовать другое обращение: Miss – для незамужних женщин, Mrs. – для замужних). После обращения необходимо поставить запятую.
4. Упоминание или ссылка на происходивший ранее разговор или рекламу продукта. В этом случае можно использовать выражения: in reference to, referring to, with reference to и т.д.
5. Причина, по которой было написано письмо: I am writing to ….. inquire about, apologize for, confirm, comment on и т.д.
6. Вопросы, которые вы хотели бы прояснить: could you inform us about …?,please inform us as soon as possible about…, Please let us know …, We would like to have further details about …
7. Если вы общаетесь с этой компанией в первый раз, то важно дать информацию о вашей фирме: As distributors we have a large network of …, We are distributors (retailers, importers, exporters) of …, Our company specializes in …
8. Ремарка о вложенных документах: I am enclosing…, Please find enclosed…, Enclosed you will find…
9. Выражение надежды на дальнейшее сотрудничество: I look forward to hearing from you soon, If your prices are competitive, you can expect repeat orders, Your prompt answer would be highly appreciated
10. Окончание письма: Best wishes, best regards (если вам хорошо известен человек, которому вы пишете), Yours faithfully (если вы не знаете имени адресата), Yours sincerely (если вы знаете его имя). После этих фраз нужно поставить запятую и написать свое имя.
В каждом письме вовсе не обязательно должны присутствовать все без исключения, перечисленные выше 10 частей. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее, основные или, по усмотрению отправителя, самые важные части должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элементами английского письменного этикета.
Пример,
My dear friend,
You will probably be surprised to receive a letter from a person whom you have never met, so I will first of all introduce myself to you.
I am a second year student at Moscow State University of Geodesy and Cartography, I am interested in English language and Russian literature and I also listen to lectures on history, philosophy, linguistics, etc. After my lectures I like to play volleyball and tennis, lama member of our University volleyball team, in the evenings I read books or go out for a walk, or go to a movie for relaxation.
I would like very much to hear about your studies and about your interests. I am enclosing some snap-shots which I have taken.
Yours sincerely,
Denis.
Жалоба
Начинается жалоба, как и любое деловое письмо со стандартных приветствий и объяснения целей письма.
We would like to inform you…
I am writing with reference to our order No.345 which we received yesterday.
I am writing to complain about…
При написании жалобы постарайтесь отвлечься от своих эмоций и использовать смягчающие выражения:
Unfortunately, a few mistakes have been made in the text of the article.
This is the third time the mistake has occurred and we are far from satisfied with the service you offer.
There seems to be some misunderstanding regarding the terms of payment.
Не используйте you в описании ошибок и просчетов другой стороны, замените подобную фразу страдательным залогом:
You have used wrong packaging.>Wrong packaging has been used.
You made an error on the statement.>There appears to be an error on the statement.
В конце жалобы предложите решение проблемы или тот результат, которого вы ждете от жалобы.
We would appreciate it if you could look into the matter and make sure the service meets your usual high standard in future.
Please ensure that this sort of problem does not arise again.
We are returning the wrong units and would be grateful if you could send us replacements as soon as possible.
Пример,
Dear Jason
Order No. 1398
I am writing regarding the consignment of tables we received to the above order yesterday. There seems to be a mistake in the order as we ordered light pine-finished tables not the heavy mahogany-finished units that were delivered.
As I have firm orders for the tables I asked for, I would be grateful if you could send my consignment as soon as possible, and collect the wrongly delivered goods. Thank you very much in advance.
Best regards,
Jane Lopez
