Основные правила подготовки и проведения разговора

Правило № 1. Сформулируйте конкретные цели

Ими могут быть заключение соглашения, подписание договора, разрешение спорного вопроса, убеждение в чем-либо, получение информации, поручение задания, отчет о чем-либо, оправдание и т. д. Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше определенности в дальнейших шагах. Формулировать цели беседы полезно не только ее инициатору, но и другой стороне. Представьте, что к вам пришел некто (инициатор беседы) с вопросом, который вы разрешить не в состоянии в силу отсутствия у вас необходимой информации. Естественно, вы ставите первой своей целью получение информации.

Правило № 2. Составьте план беседы

Записывая тезисы беседы, мы: 1) оттачиваем формулировки, находим ключевые слова; 2) выстраиваем очередность аргументов в более убедительной последовательности; 3) продумываем аргументы, приводя их в систему; 4) подбираем необходимые аргументы, материалы; 5) определяем состав участников;

Прокомментируем последние два утверждения. Часто возникает ситуация, подобная такой:

Первый собеседник: На этот счет было решение совещания.

Второй: Какое? Я ничего не знаю.

Первый: Сейчас покажу вам протокол (ищет - сначала на столе, потом в ящиках стола, затем в шкафу... Не находит). Да, запропастился куда-то. Но я вам точно говорю – было такое решение.

Второй: Наверное, было, раз вы говорите. Но мне не верится, чтобы там могла быть именно такая формулировка, ведь от формулировки все и зависит. Поэтому не могу с вами согласиться...

Первый собеседник проиграл этот эпизод (а, возможно, с ним и весь разговор). А произошло это потому, что разговор не был обеспечен информационно – не были подобраны документы, которые как известно, являются наиболее вескими аргументами.

В отношении числа участников беседы следует заметить, что каждый новый участник может привнести элемент неопределенности. Поэтому для управляемости беседы следует стремиться к минимальному числу участников.

Увеличение количества активных участников беседы удлиняет ее. Но при этом вопрос может быть рассмотрен более обстоятельно. Беседа с большим числом участников представляет из себя совещание - самый дорогостоящий вид управленческой деятельности.